打印機設備管理制度一、總則1.目的為了加強公司打印機設備的管理，規(guī)范打印機設備的使用流程，提高設備的使用效率，延長設備使用壽命，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有打印機設備，包括但不限于激光打印機、噴墨打印機、針式打印機等。3.管理原則打印機設備管理遵循“統(tǒng)一管理、合理調(diào)配、高效使用、定期維護”的原則，確保設備的正常運行，滿足公司各部門的工作需求。二、職責分工1.行政部門負責公司打印機設備的統(tǒng)一采購、選型、配置及報廢處理。建立打印機設備臺賬，記錄設備的型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息。定期組織對打印機設備進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并解決設備故障和問題。負責聯(lián)系打印機設備的維修、保養(yǎng)服務提供商，簽訂維修保養(yǎng)合同，確保設備得到及時有效的維護。2.使用部門負責本部門打印機設備的日常使用和管理，指定專人負責設備的操作和維護。按照操作規(guī)程正確使用打印機設備，不得擅自更改設備設置或拆卸設備部件。發(fā)現(xiàn)設備故障或異常情況時，及時通知行政部門，并配合維修人員進行維修。負責保持打印機設備及周邊環(huán)境的清潔衛(wèi)生，定期清理打印機內(nèi)部灰塵和紙屑。3.信息部門負責為打印機設備提供技術支持，協(xié)助行政部門解決設備使用過程中的技術問題。對打印機設備的軟件系統(tǒng)進行定期更新和維護，確保設備的正常運行和信息安全。指導使用部門正確使用打印機設備，提高設備的使用效率和質(zhì)量。三、設備采購與配置1.采購需求各部門根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交打印機設備采購申請，詳細說明采購設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。行政部門對采購申請進行審核，結(jié)合公司實際情況和預算安排，確定采購計劃。2.選型與采購行政部門負責打印機設備的選型和采購工作。在選型過程中，應充分考慮設備的性能、質(zhì)量、價格、售后服務等因素，選擇符合公司需求的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。采購時，應嚴格按照公司采購流程進行，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。3.設備配置行政部門根據(jù)各部門的工作需求和打印機設備的性能特點，合理配置打印機設備。配置原則如下：根據(jù)打印量和打印需求，選擇合適型號和規(guī)格的打印機設備。優(yōu)先考慮共享使用打印機設備，提高設備的使用效率，減少設備購置數(shù)量。對于打印量較大或有特殊打印需求的部門，可配置專用打印機設備。四、設備使用與操作1.使用人員培訓新購置的打印機設備到貨后，行政部門應及時組織使用人員進行培訓。培訓內(nèi)容包括設備的基本原理、操作方法、日常維護保養(yǎng)知識、安全注意事項等。使用人員經(jīng)培訓合格后方可上崗操作。2.操作規(guī)程開機前檢查打印機設備的電源線、數(shù)據(jù)線是否連接正常，設備外觀是否有損壞。打開打印機設備電源開關，等待設備自檢完成。根據(jù)需要安裝打印機驅(qū)動程序，并進行相應的設置。在電腦上選擇要打印的文件，點擊“打印”按鈕，選擇對應的打印機設備。設置打印參數(shù)，如打印份數(shù)、打印范圍、打印質(zhì)量等，然后點擊“確定”按鈕開始打印。打印完成后，及時取出打印文件，關閉打印機設備電源開關。3.使用規(guī)范使用人員應嚴格按照操作規(guī)程使用打印機設備，不得擅自更改設備設置或拆卸設備部件。禁止使用打印機設備打印與工作無關的文件和資料。對于機密文件和資料，應嚴格按照公司保密制度進行打印和管理，確保信息安全。打印文件時應合理排版，避免浪費紙張。如遇打印機設備故障或異常情況，應及時通知行政部門，不得自行處理。五、設備維護與保養(yǎng)1.日常維護使用人員每天應對打印機設備進行清潔，清除設備表面的灰塵和污漬，保持設備外觀整潔。定期清理打印機內(nèi)部的紙屑和灰塵，防止堵塞打印機噴頭或加熱組件。檢查打印機設備的耗材使用情況，如碳粉、墨盒、紙張等，及時更換耗材，確保設備正常運行。2.定期保養(yǎng)行政部門應定期組織對打印機設備進行全面保養(yǎng)，保養(yǎng)周期根據(jù)設備使用情況和廠家建議確定，一般為每季度或每半年進行一次。保養(yǎng)內(nèi)容包括：檢查打印機設備的機械部件，如傳動齒輪、皮帶等，如有磨損或松動應及時更換或調(diào)整。清潔打印機設備的光學部件，如掃描頭、激光器等，確保其工作正常。對打印機設備的電氣部件進行檢查，如電路板、電源供應器等，如有故障應及時維修或更換。對打印機設備的軟件系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，確保設備的性能和穩(wěn)定性。3.故障維修當打印機設備出現(xiàn)故障時，使用人員應及時通知行政部門。行政部門接到通知后，應記錄故障現(xiàn)象和發(fā)生時間，并安排維修人員進行維修。維修人員在維修打印機設備時，應嚴格按照維修操作規(guī)程進行操作，確保維修質(zhì)量和安全。維修完成后，應填寫維修記錄，詳細記錄故障原因、維修方法、更換部件等信息。對于維修難度較大或需要更換重要部件的打印機設備，行政部門應及時與設備供應商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)聯(lián)系，確保設備得到及時有效的維修。4.設備報廢打印機設備因使用年限過長、損壞嚴重、技術落后等原因無法繼續(xù)使用時，由使用部門提出報廢申請，填寫《打印機設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、購置時間、使用情況等信息。行政部門組織相關人員對報廢申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。經(jīng)批準報廢的打印機設備，由行政部門統(tǒng)一處理，處理方式包括變賣、捐贈、拆解等。六、耗材管理1.耗材采購行政部門負責打印機設備耗材的統(tǒng)一采購工作。在采購過程中，應選擇質(zhì)量可靠、價格合理的耗材產(chǎn)品，與供應商簽訂采購合同，確保耗材的供應質(zhì)量和及時性。2.耗材庫存管理行政部門應建立打印機設備耗材庫存管理制度，對耗材的采購、入庫、發(fā)放、庫存盤點等環(huán)節(jié)進行嚴格管理。設置專門的耗材倉庫，分類存放不同型號和規(guī)格的耗材，確保耗材存放安全、整齊、有序。定期對耗材庫存進行盤點，做到賬實相符，及時補充庫存不足的耗材。3.耗材發(fā)放使用部門根據(jù)工作需要，填寫《打印機設備耗材領用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后到行政部門領取耗材。行政部門按照審批后的申請表發(fā)放耗材，并做好發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括領用部門、領用時間、耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。七、安全管理1.電氣安全打印機設備應使用符合國家標準的電源插座，確保接地良好。禁止在打印機設備上連接過多的電器設備，以免造成過載引發(fā)火災。在插拔打印機設備的電源線和數(shù)據(jù)線時，應先關閉設備電源開關，避免觸電事故發(fā)生。2.信息安全對于涉及公司機密信息的打印機設備，應采取必要的安全措施，如設置密碼保護、加密存儲等，防止信息泄露。禁止在連接互聯(lián)網(wǎng)的打印機設備上打印或存儲機密文件和資料。定期對打印機設備的軟件系統(tǒng)進行安全檢查和更新，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全漏洞。3.環(huán)保要求打印機設備應選用環(huán)保型產(chǎn)品，減少對環(huán)境的污染。在使用過程中，應合理使用耗材，避免浪費。對于廢棄的打印機設備和耗材，應按照國家相關環(huán)保規(guī)定進行妥善處理，不得隨意丟棄。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對公司打印機設備的使用、維護、保養(yǎng)等情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括設備使用情況、操作規(guī)程執(zhí)行情況、維護保養(yǎng)記錄、耗材管理等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價將打印機設備管理工作納入部門和個人績效考核體系