庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司庫(kù)房實(shí)物管理，規(guī)范實(shí)物臺(tái)賬的記錄與使用，確保庫(kù)房實(shí)物賬實(shí)相符、賬賬相符，保障公司資產(chǎn)安全完整，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及庫(kù)房實(shí)物管理的部門和人員，包括但不限于原材料庫(kù)房、成品庫(kù)房、備品備件庫(kù)房等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映庫(kù)房實(shí)物的收發(fā)存情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.準(zhǔn)確性原則：收發(fā)存數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，記錄清晰，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。3.及時(shí)性原則：實(shí)物出入庫(kù)等相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行臺(tái)賬記錄，不得拖延。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行臺(tái)賬記錄與管理。二、臺(tái)賬管理職責(zé)分工（一）庫(kù)房管理人員1.負(fù)責(zé)庫(kù)房實(shí)物的日常收發(fā)、保管工作，確保實(shí)物安全無(wú)損。2.按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄實(shí)物臺(tái)賬，包括出入庫(kù)日期、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、來(lái)源、去向等詳細(xì)信息。3.定期對(duì)庫(kù)房實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果與臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查明原因并報(bào)告。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，確保臺(tái)賬記錄符合財(cái)務(wù)核算要求。2.根據(jù)庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬及相關(guān)出入庫(kù)憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，保證財(cái)務(wù)賬與庫(kù)房實(shí)物賬一致。3.參與庫(kù)房實(shí)物盤點(diǎn)工作，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核與分析。（三）采購(gòu)部門1.及時(shí)向庫(kù)房管理人員提供采購(gòu)訂單及到貨信息，協(xié)助庫(kù)房做好實(shí)物入庫(kù)的相關(guān)工作。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)物資的退換貨等事宜，并及時(shí)通知庫(kù)房管理人員進(jìn)行相應(yīng)的臺(tái)賬調(diào)整。（四）銷售部門1.向庫(kù)房管理人員提供銷售訂單及發(fā)貨信息，配合庫(kù)房做好實(shí)物出庫(kù)的相關(guān)工作。2.負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，處理銷售產(chǎn)品的退貨等事宜，并及時(shí)通知庫(kù)房管理人員進(jìn)行相應(yīng)的臺(tái)賬調(diào)整。三、臺(tái)賬記錄要求（一）臺(tái)賬格式1.庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括臺(tái)賬編號(hào)、日期、摘要、出入庫(kù)類型、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、金額、余額、經(jīng)手人等欄目。2.臺(tái)賬頁(yè)面應(yīng)預(yù)留足夠的空間，以便記錄詳細(xì)信息和進(jìn)行必要的備注說(shuō)明。（二）記錄內(nèi)容1.入庫(kù)記錄：詳細(xì)記錄入庫(kù)日期、入庫(kù)單號(hào)、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、來(lái)源（采購(gòu)、生產(chǎn)入庫(kù)、調(diào)撥等）、經(jīng)手人等信息。2.出庫(kù)記錄：記錄出庫(kù)日期、出庫(kù)單號(hào)、領(lǐng)用部門或客戶名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、去向（生產(chǎn)領(lǐng)用、銷售出庫(kù)、調(diào)撥等）、經(jīng)手人等信息。3.庫(kù)存余額記錄：每日業(yè)務(wù)結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)當(dāng)日出入庫(kù)情況計(jì)算并記錄庫(kù)存余額，確保賬實(shí)相符。庫(kù)存余額應(yīng)按照物資類別、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行明細(xì)核算。（三）記錄規(guī)范1.臺(tái)賬記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.記錄應(yīng)清晰、工整，不得隨意涂改。如有錯(cuò)誤需要更正，應(yīng)采用劃紅線更正法，在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字上劃一條紅線，在紅線的上方填寫(xiě)正確的文字或數(shù)字，并由經(jīng)手人在更正處蓋章或簽名。3.對(duì)于重要事項(xiàng)或特殊情況，應(yīng)在摘要欄中進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。四、實(shí)物出入庫(kù)管理（一）入庫(kù)管理1.采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知庫(kù)房管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。庫(kù)房管理人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)訂單及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。2.驗(yàn)收合格的物資，庫(kù)房管理人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并在臺(tái)賬上詳細(xì)記錄入庫(kù)信息。入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別交采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。3.對(duì)于生產(chǎn)入庫(kù)的物資，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)提供入庫(kù)清單，庫(kù)房管理人員按照清單進(jìn)行驗(yàn)收和入庫(kù)記錄。4.因調(diào)撥等原因入庫(kù)的物資，應(yīng)憑調(diào)撥單辦理入庫(kù)手續(xù)，并在臺(tái)賬上注明調(diào)撥來(lái)源。（二）出庫(kù)管理1.領(lǐng)用部門或客戶需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)出庫(kù)申請(qǐng)單，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.庫(kù)房管理人員根據(jù)審批后的出庫(kù)申請(qǐng)單辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)出庫(kù)單，并在臺(tái)賬上記錄出庫(kù)信息。出庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別交領(lǐng)用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。3.銷售出庫(kù)的物資，銷售部門應(yīng)及時(shí)提供發(fā)貨清單，庫(kù)房管理人員按照清單進(jìn)行發(fā)貨和出庫(kù)記錄。4.因調(diào)撥等原因出庫(kù)的物資，應(yīng)憑調(diào)撥單辦理出庫(kù)手續(xù)，并在臺(tái)賬上注明調(diào)撥去向。（三）出入庫(kù)憑證管理1.出入庫(kù)憑證應(yīng)妥善保管，不得丟失。出入庫(kù)憑證的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。2.定期對(duì)出入庫(kù)憑證進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和核對(duì)。五、庫(kù)存盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同庫(kù)房管理部門制定年度庫(kù)存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員分工等事項(xiàng)。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層審批后實(shí)施。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織相關(guān)人員進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)實(shí)物的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等情況，并與臺(tái)賬記錄進(jìn)行逐一核對(duì)。2.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并查明原因。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況、盤盈盤虧原因及處理建議。2.庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告及時(shí)調(diào)整實(shí)物臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，對(duì)盤盈盤虧等情況進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)措施和建議。六、臺(tái)賬數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計(jì)（一）查詢權(quán)限1.庫(kù)房管理人員可查詢本庫(kù)房的實(shí)物臺(tái)賬信息，包括出入庫(kù)記錄、庫(kù)存余額等。2.財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員可根據(jù)工作需要查詢庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬信息，但應(yīng)遵守公司的財(cái)務(wù)保密制度。3.其他部門如需查詢庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬信息，應(yīng)經(jīng)庫(kù)房管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)1.庫(kù)房管理部門應(yīng)定期對(duì)實(shí)物臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類庫(kù)存報(bào)表，如庫(kù)存日?qǐng)?bào)表、庫(kù)存月報(bào)表、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率報(bào)表等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映庫(kù)房實(shí)物的收發(fā)存情況及相關(guān)指標(biāo)分析，為公司管理層決策提供數(shù)據(jù)支持。七、臺(tái)賬檔案管理（一）檔案整理1.庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬應(yīng)按照年度進(jìn)行整理歸檔，確保資料完整、有序。2.歸檔資料應(yīng)包括臺(tái)賬原件、出入庫(kù)憑證、盤點(diǎn)報(bào)告、庫(kù)存報(bào)表等相關(guān)文件。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管地點(diǎn)，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保臺(tái)賬檔案的安全。2.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄密。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱臺(tái)賬檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、抽取或銷毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.庫(kù)房管理部門應(yīng)定期對(duì)本部門臺(tái)賬管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）考核機(jī)制1.建立庫(kù)房實(shí)物臺(tái)賬管理考核機(jī)制，對(duì)庫(kù)房管理人員及相關(guān)部門的臺(tái)賬管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包