科技公司資料室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料室的管理，確保公司各類資料的安全、完整、有序，便于資料的查閱、使用和保管，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工對(duì)資料室資料的使用、管理等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中管理原則：公司資料室負(fù)責(zé)集中收集、整理、保管各類資料，確保資料的統(tǒng)一管理和有效利用。2.分類存放原則：資料應(yīng)按照類別、性質(zhì)、時(shí)間等進(jìn)行科學(xué)分類存放，便于查找和管理。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保資料的安全，防止資料泄露。4.服務(wù)至上原則：以方便員工查閱、使用資料為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、資料室職責(zé)（一）資料收集1.負(fù)責(zé)收集公司內(nèi)部各部門形成的各類文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料等。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)，收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部資料，如行業(yè)報(bào)告、政策法規(guī)、競爭對(duì)手資料等。（二）資料整理1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立資料索引。2.對(duì)資料進(jìn)行裝訂、歸檔，確保資料的整齊、規(guī)范。（三）資料保管1.負(fù)責(zé)資料室的日常管理，保持資料室的整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.定期對(duì)資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。3.對(duì)損壞、丟失的資料及時(shí)進(jìn)行登記、補(bǔ)充和處理。（四）資料查閱1.為公司員工提供資料查閱服務(wù)，辦理查閱登記手續(xù)。2.根據(jù)員工的查閱需求，快速準(zhǔn)確地提供所需資料。3.對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保資料的安全和完整。（五）資料借閱1.嚴(yán)格執(zhí)行資料借閱制度，辦理借閱審批手續(xù)。2.對(duì)借閱的資料進(jìn)行登記，明確借閱期限、歸還時(shí)間等。3.督促借閱人員按時(shí)歸還資料，對(duì)逾期未還的進(jìn)行催還。（六）資料保密1.制定資料保密措施，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.限制無關(guān)人員進(jìn)入資料室，對(duì)進(jìn)入資料室的人員進(jìn)行登記。3.對(duì)資料的查閱、借閱等情況進(jìn)行記錄，防止資料泄露。三、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報(bào)告、請示等。2.人事檔案類：員工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等。3.財(cái)務(wù)文件類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)合同類：公司簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。5.技術(shù)資料類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝流程等。6.市場資料類：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料。（二）資料編號(hào)1.資料編號(hào)采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，確保編號(hào)的唯一性。2.編號(hào)規(guī)則如下：第一位數(shù)字表示資料類別，如1表示行政文件類，2表示人事檔案類等。第二位至第四位數(shù)字表示資料的年份，如2023表示2023年形成的資料。第五位至第七位數(shù)字表示資料的順序號(hào)。第八位字母表示資料的版本號(hào)，如A表示第一版，B表示第二版等。3.例如，行政文件類中2023年形成的第123號(hào)文件，第一版的編號(hào)為12023123A。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，定期將資料移交至資料室。2.資料收集人員應(yīng)確保收集的資料完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。3.對(duì)于外部資料，可通過購買、交換、網(wǎng)絡(luò)下載等方式獲取，并及時(shí)移交至資料室。（二）資料整理1.資料室工作人員收到資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)資料進(jìn)行分類，確定資料的類別和編號(hào)。3.對(duì)資料進(jìn)行編目，編制資料目錄，包括資料名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。4.對(duì)資料進(jìn)行裝訂、歸檔，將資料按照編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明資料類別、編號(hào)等信息。五、資料保管（一）資料室環(huán)境1.資料室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜，通風(fēng)良好。2.資料室內(nèi)應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）資料存放1.資料應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要資料和機(jī)密資料，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。3.資料存放應(yīng)遵循便于查閱和利用的原則，避免資料積壓和損壞。（三）資料清查與盤點(diǎn)1.資料室應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查、盤點(diǎn)工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，由資料室工作人員負(fù)責(zé)實(shí)施。3.清查、盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（四）資料維護(hù)1.對(duì)于紙質(zhì)資料，如發(fā)現(xiàn)有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。2.對(duì)于電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.資料維護(hù)工作應(yīng)遵循不改變資料原貌、確保資料安全的原則。六、資料查閱與借閱（一）資料查閱1.公司員工因工作需要查閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至資料室。3.資料室工作人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供所需資料，并辦理查閱登記手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)在資料室內(nèi)查閱資料，不得將資料帶出資料室。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料室，資料室工作人員應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保資料完整、無損壞。（二）資料借閱1.公司員工因工作需要借閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至資料室。3.資料室工作人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，對(duì)借閱人員的借閱資格進(jìn)行審核。如符合借閱條件，辦理借閱登記手續(xù)，并將資料借給借閱人員。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需續(xù)借，應(yīng)提前向資料室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。6.資料室工作人員應(yīng)定期對(duì)借閱的資料進(jìn)行催還，對(duì)逾期未還的借閱人員進(jìn)行提醒和督促。如借閱人員無故逾期不還，資料室有權(quán)暫停其借閱資格，并追究其責(zé)任。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)計(jì)劃、市場策略等資料。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的資料。（二）保密措施1.資料室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及保密的資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.資料室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對(duì)保密資料進(jìn)行單獨(dú)存放。3.限制無關(guān)人員進(jìn)入資料室，對(duì)進(jìn)入資料室的人員進(jìn)行登記，記錄其姓名、部門、進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間等信息。4.對(duì)保密資料的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人員姓名、部門、查閱資料名稱、查閱時(shí)間、借閱人員姓名、部門、借閱資料名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。5.資料室工作人員應(yīng)對(duì)保密資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。6.如發(fā)現(xiàn)保密資料有泄露跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）保密責(zé)任1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司保密的資料予以保密。2.如因工作需要查閱、借閱保密資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管資料，不得泄露。3.如違反保密制度，導(dǎo)致公司保密資料泄露，公司將依法追究其責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因不再使用的資料。3.其他按照公司規(guī)定需要銷毀的資料。（二）銷毀程序1.資料室工作人員定期對(duì)資料進(jìn)行清查，確定需要銷毀的資料清單。2.填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資料室組織實(shí)施資料銷