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科技公司資料室管理制度一、總則(一)目的為加強公司資料室的管理,確保公司各類資料的安全、完整、有序,便于資料的查閱、使用和保管,提高工作效率,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工對資料室資料的使用、管理等相關活動。(三)基本原則1.集中管理原則:公司資料室負責集中收集、整理、保管各類資料,確保資料的統(tǒng)一管理和有效利用。2.分類存放原則:資料應按照類別、性質(zhì)、時間等進行科學分類存放,便于查找和管理。3.安全保密原則:嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī),確保資料的安全,防止資料泄露。4.服務至上原則:以方便員工查閱、使用資料為宗旨,提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。二、資料室職責(一)資料收集1.負責收集公司內(nèi)部各部門形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、技術資料、產(chǎn)品資料等。2.關注行業(yè)動態(tài),收集與公司業(yè)務相關的外部資料,如行業(yè)報告、政策法規(guī)、競爭對手資料等。(二)資料整理1.對收集到的資料進行分類、編號、編目,建立資料索引。2.對資料進行裝訂、歸檔,確保資料的整齊、規(guī)范。(三)資料保管1.負責資料室的日常管理,保持資料室的整潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.定期對資料進行清查、盤點,確保資料的數(shù)量準確、質(zhì)量完好。3.對損壞、丟失的資料及時進行登記、補充和處理。(四)資料查閱1.為公司員工提供資料查閱服務,辦理查閱登記手續(xù)。2.根據(jù)員工的查閱需求,快速準確地提供所需資料。3.對查閱過程進行監(jiān)督,確保資料的安全和完整。(五)資料借閱1.嚴格執(zhí)行資料借閱制度,辦理借閱審批手續(xù)。2.對借閱的資料進行登記,明確借閱期限、歸還時間等。3.督促借閱人員按時歸還資料,對逾期未還的進行催還。(六)資料保密1.制定資料保密措施,對涉及公司機密的資料進行嚴格保密。2.限制無關人員進入資料室,對進入資料室的人員進行登記。3.對資料的查閱、借閱等情況進行記錄,防止資料泄露。三、資料分類與編號(一)資料分類1.行政文件類:包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、請示等。2.人事檔案類:員工的個人檔案、勞動合同、培訓記錄等。3.財務文件類:財務報表、預算報告、審計報告等。4.業(yè)務合同類:公司簽訂的各類業(yè)務合同、協(xié)議等。5.技術資料類:產(chǎn)品研發(fā)資料、技術方案、工藝流程等。6.市場資料類:市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他資料類:不屬于以上分類的其他資料。(二)資料編號1.資料編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式,確保編號的唯一性。2.編號規(guī)則如下:第一位數(shù)字表示資料類別,如1表示行政文件類,2表示人事檔案類等。第二位至第四位數(shù)字表示資料的年份,如2023表示2023年形成的資料。第五位至第七位數(shù)字表示資料的順序號。第八位字母表示資料的版本號,如A表示第一版,B表示第二版等。3.例如,行政文件類中2023年形成的第123號文件,第一版的編號為12023123A。四、資料收集與整理(一)資料收集1.各部門應指定專人負責本部門資料的收集工作,定期將資料移交至資料室。2.資料收集人員應確保收集的資料完整、準確,符合歸檔要求。3.對于外部資料,可通過購買、交換、網(wǎng)絡下載等方式獲取,并及時移交至資料室。(二)資料整理1.資料室工作人員收到資料后,應及時進行整理。2.按照資料分類標準,對資料進行分類,確定資料的類別和編號。3.對資料進行編目,編制資料目錄,包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.對資料進行裝訂、歸檔,將資料按照編號順序排列,裝入檔案盒或文件夾中,并在檔案盒或文件夾上標明資料類別、編號等信息。五、資料保管(一)資料室環(huán)境1.資料室應保持清潔、整齊,溫度、濕度適宜,通風良好。2.資料室內(nèi)應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設備,如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。(二)資料存放1.資料應按照類別、編號順序存放,便于查找和管理。2.對于重要資料和機密資料,應單獨存放,并采取加密存儲、限制訪問等措施。3.資料存放應遵循便于查閱和利用的原則,避免資料積壓和損壞。(三)資料清查與盤點1.資料室應定期對資料進行清查、盤點,確保資料的數(shù)量準確、質(zhì)量完好。2.清查、盤點工作應每年至少進行一次,由資料室工作人員負責實施。3.清查、盤點過程中,如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況,應及時查明原因,并進行相應的處理。(四)資料維護1.對于紙質(zhì)資料,如發(fā)現(xiàn)有破損、褪色等情況,應及時進行修復或更換。2.對于電子資料,應定期進行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。3.資料維護工作應遵循不改變資料原貌、確保資料安全的原則。六、資料查閱與借閱(一)資料查閱1.公司員工因工作需要查閱資料時,應填寫《資料查閱申請表》,注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字批準后,提交至資料室。3.資料室工作人員根據(jù)申請表的內(nèi)容,為查閱人員提供所需資料,并辦理查閱登記手續(xù)。4.查閱人員應在資料室內(nèi)查閱資料,不得將資料帶出資料室。如需復印或摘錄資料,應經(jīng)資料室工作人員同意,并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.查閱人員查閱完畢后,應及時將資料歸還資料室,資料室工作人員應進行核對,確保資料完整、無損壞。(二)資料借閱1.公司員工因工作需要借閱資料時,應填寫《資料借閱申請表》,注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、歸還時間等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字批準后,提交至資料室。3.資料室工作人員根據(jù)申請表的內(nèi)容,對借閱人員的借閱資格進行審核。如符合借閱條件,辦理借閱登記手續(xù),并將資料借給借閱人員。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得在資料上涂改、標記、污損等。5.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料,如需續(xù)借,應提前向資料室提出申請,經(jīng)批準后方可續(xù)借。6.資料室工作人員應定期對借閱的資料進行催還,對逾期未還的借閱人員進行提醒和督促。如借閱人員無故逾期不還,資料室有權暫停其借閱資格,并追究其責任。七、資料保密(一)保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務計劃、市場策略等資料。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的資料。(二)保密措施1.資料室工作人員應嚴格遵守保密制度,對涉及保密的資料進行嚴格管理。2.資料室應設置專門的保密區(qū)域,對保密資料進行單獨存放。3.限制無關人員進入資料室,對進入資料室的人員進行登記,記錄其姓名、部門、進入時間、離開時間等信息。4.對保密資料的查閱、借閱等情況進行詳細記錄,包括查閱人員姓名、部門、查閱資料名稱、查閱時間、借閱人員姓名、部門、借閱資料名稱、借閱時間、歸還時間等信息。5.資料室工作人員應對保密資料進行加密存儲,防止數(shù)據(jù)泄露。6.如發(fā)現(xiàn)保密資料有泄露跡象,應及時采取措施進行處理,并報告公司相關領導。(三)保密責任1.公司員工應嚴格遵守保密制度,對涉及公司保密的資料予以保密。2.如因工作需要查閱、借閱保密資料,應按照規(guī)定辦理相關手續(xù),并妥善保管資料,不得泄露。3.如違反保密制度,導致公司保密資料泄露,公司將依法追究其責任,并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。八、資料銷毀(一)銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的資料。2.因公司業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)變更等原因不再使用的資料。3.其他按照公司規(guī)定需要銷毀的資料。(二)銷毀程序1.資料室工作人員定期對資料進行清查,確定需要銷毀的資料清單。2.填寫《資料銷毀申請表》,注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負責人簽字批準后,提交至公司分管領導審批。4.經(jīng)公司分管領導批準后,資料室組織實施資料銷

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