機關(guān)會務(wù)服務(wù)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范機關(guān)會務(wù)服務(wù)工作，提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類機關(guān)會議的會務(wù)服務(wù)工作，包括但不限于公司例會、專題會議、研討會、培訓(xùn)會等。（三）基本原則1.高效原則：以快速、準(zhǔn)確的服務(wù)確保會議按時、有序進行。2.優(yōu)質(zhì)原則：提供高質(zhì)量的服務(wù)，滿足參會人員的需求。3.規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)開展會務(wù)服務(wù)工作。4.保密原則：對會議涉及的機密信息嚴格保密。二、會務(wù)服務(wù)流程（一）會前準(zhǔn)備1.會議通知根據(jù)會議安排，及時準(zhǔn)確地向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、主題、議程等信息。確認參會人員是否能夠按時參加會議，對于不能參加的人員，記錄原因并及時反饋給會議組織者。2.場地布置根據(jù)會議類型和規(guī)模，選擇合適的會議場地，并進行合理的布置。擺放會議桌椅，確保桌椅整齊、間距合適，方便參會人員就座。安裝會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保設(shè)備正常運行。準(zhǔn)備會議資料，如會議議程、文件、資料袋等，并擺放整齊。在會議桌上擺放水杯、筆記本、筆等用品。3.人員安排確定會議服務(wù)人員，包括會議主持人、記錄員、引導(dǎo)員、茶水服務(wù)員等。對服務(wù)人員進行培訓(xùn)，明確各自的職責(zé)和工作流程，確保服務(wù)質(zhì)量。提前安排服務(wù)人員到達會議場地，進行最后的準(zhǔn)備工作。（二）會中服務(wù)1.簽到服務(wù)在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負責(zé)簽到工作。引導(dǎo)參會人員簽到，發(fā)放會議資料和用品。對簽到情況進行記錄，統(tǒng)計參會人數(shù)。2.引導(dǎo)服務(wù)在會議場地入口和通道處安排引導(dǎo)員，引導(dǎo)參會人員有序就座。對于重要嘉賓或領(lǐng)導(dǎo)，提供專門的引導(dǎo)和接待服務(wù)。3.茶水服務(wù)在會議期間，適時為參會人員提供茶水服務(wù)，確保水杯中有適量的茶水。注意觀察參會人員的需求，及時添加茶水。4.設(shè)備保障安排專人負責(zé)會議設(shè)備的操作和維護，確保設(shè)備正常運行。如遇設(shè)備故障，及時進行維修或更換，確保會議不受影響。5.記錄服務(wù)安排記錄員對會議內(nèi)容進行記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，并按照要求進行歸檔。（三）會后服務(wù)1.清理場地會議結(jié)束后，及時清理會議場地，收拾會議資料、用品等。檢查會議設(shè)備是否關(guān)閉，將設(shè)備歸位。清理垃圾，保持會議場地整潔。2.反饋總結(jié)收集參會人員對會議服務(wù)的意見和建議，及時反饋給會議組織者。對會議服務(wù)工作進行總結(jié)，分析存在的問題和不足，提出改進措施。將會議服務(wù)工作的相關(guān)情況進行記錄，作為考核服務(wù)人員的依據(jù)。三、會議設(shè)備管理（一）設(shè)備采購1.根據(jù)會議需求和實際情況，制定會議設(shè)備采購計劃。2.對采購的設(shè)備進行選型和評估，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價格合理的設(shè)備。3.按照公司采購流程，辦理設(shè)備采購手續(xù)。（二）設(shè)備安裝與調(diào)試1.設(shè)備到貨后，及時組織專業(yè)人員進行安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。2.在安裝和調(diào)試過程中，對設(shè)備的性能和功能進行測試，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。（三）設(shè)備維護與保養(yǎng)1.建立會議設(shè)備維護保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備的型號、購買時間、維護保養(yǎng)情況等信息。2.定期對設(shè)備進行維護保養(yǎng)，包括清潔、檢查、調(diào)試、更換零部件等，確保設(shè)備性能良好。3.對設(shè)備的使用情況進行跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障。4.根據(jù)設(shè)備的使用壽命和實際情況，及時更新和更換設(shè)備。（四）設(shè)備使用管理1.制定會議設(shè)備使用管理制度，明確設(shè)備的使用范圍、使用方法、使用權(quán)限等。2.對使用會議設(shè)備的人員進行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項。3.在設(shè)備使用過程中，嚴格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。4.對設(shè)備的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用內(nèi)容等。四、會議資料管理（一）資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如會議文件、報告、圖表、數(shù)據(jù)等。2.對準(zhǔn)備的資料進行審核和校對，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.將審核后的資料進行排版和印刷，確保資料的格式規(guī)范、美觀。（二）資料發(fā)放1.在會議簽到時，向參會人員發(fā)放會議資料，確保資料發(fā)放齊全。2.對重要資料或機密資料，實行專人發(fā)放和簽收制度，確保資料的安全。（三）資料歸檔1.會議結(jié)束后，及時收集會議資料，進行整理和分類。2.將整理后的會議資料按照檔案管理要求進行歸檔，建立會議資料檔案。3.對會議資料檔案進行妥善保管，便于查閱和使用。五、服務(wù)人員管理（一）人員選拔1.制定會議服務(wù)人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，包括形象氣質(zhì)、溝通能力、服務(wù)意識、專業(yè)技能等方面。2.通過招聘、內(nèi)部推薦等方式選拔會議服務(wù)人員。3.對選拔出的人員進行面試和考核，確保其符合崗位要求。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織會議服務(wù)人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括服務(wù)禮儀、溝通技巧、會議流程、設(shè)備操作等方面。2.對培訓(xùn)效果進行考核，考核方式包括理論考試、實際操作、服務(wù)評價等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)人員進行表彰和獎勵，對不合格的服務(wù)人員進行再培訓(xùn)或調(diào)整崗位。（三）崗位職責(zé)1.會議主持人熟悉會議議程和內(nèi)容，確保會議按照預(yù)定程序進行。引導(dǎo)參會人員積極參與會議討論，維持會議秩序。對會議內(nèi)容進行總結(jié)和歸納，確保會議達成預(yù)期目標(biāo)。2.記錄員認真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結(jié)果、決議事項等。確保記錄準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，并按照要求進行歸檔。3.引導(dǎo)員在會議場地入口和通道處引導(dǎo)參會人員有序就座。為參會人員提供必要的幫助和服務(wù)，如解答疑問、指引方向等。關(guān)注會議現(xiàn)場情況，及時向會議組織者反饋信息。4.茶水服務(wù)員在會議期間為參會人員提供茶水服務(wù)，確保水杯中有適量的茶水。注意觀察參會人員的需求，及時添加茶水。保持會議場地的整潔，及時清理桌面垃圾。（四）工作紀(jì)律1.遵守公司的各項規(guī)章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.嚴格遵守會議服務(wù)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保服務(wù)質(zhì)量。3.保守會議機密，不得泄露會議內(nèi)容和相關(guān)信息。4.不得在會議期間從事與服務(wù)工作無關(guān)的事情，如玩手機、聊天等。5.積極主動地為參會人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不得與參會人員發(fā)生爭執(zhí)或沖突。六、費用管理（一）預(yù)算編制1.根據(jù)會議計劃和實際需求，編制會議服務(wù)費用預(yù)算，包括場地租賃、設(shè)備采購、資料印刷、人員費用等方面。2.對預(yù)算進行審核和審批，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。（二）費用報銷1.會議服務(wù)費用報銷按照公司財務(wù)制度執(zhí)行。2.報銷時需提供相關(guān)的發(fā)票、清單、審批單等憑證，確保報銷手續(xù)齊全。3.對報銷費用進行審核，確保費用支出符合預(yù)算和相關(guān)規(guī)定。（三）成本控制1.在會議服務(wù)過程中，嚴格控制各項費用支出，避免浪費。2.優(yōu)化會議服務(wù)流程，提高服務(wù)效率，降低服務(wù)成本。3.定期對會議服務(wù)費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)成本控制方面存在的問題，并采取措施加以改進。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.成立會議服務(wù)監(jiān)督小組，定期對會議服務(wù)工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督小組通過現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查、服務(wù)評價等方式，對會議服務(wù)質(zhì)量、設(shè)備管理、資料管理、人員管理等方面進行監(jiān)督。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）客戶反饋1.建立客戶反饋機制，及時收集參會人員對會議服務(wù)的意見和建議。2