惠州差旅成本管理制度一、總則（一）目的為加強公司差旅成本管理，規(guī)范員工差旅行為，控制差旅費用支出，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務需要前往惠州及周邊地區(qū)的差旅活動。（三）基本原則1.預算控制原則：差旅費用應納入公司年度預算管理，嚴格控制差旅支出，確保不超出預算范圍。2.合規(guī)性原則：差旅活動必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保費用報銷的真實性、合法性和合規(guī)性。3.效益優(yōu)先原則：在保證差旅任務順利完成的前提下，充分考慮成本效益，選擇經濟合理的交通、住宿等方式。4.便捷高效原則：簡化差旅審批流程，提高工作效率，為員工提供必要的差旅便利。二、差旅審批（一）出差申請1.員工因公務需要前往惠州出差，應提前填寫《出差申請表》，詳細注明出差事由、目的地、預計出差時間、擬乘坐的交通工具等信息。2.《出差申請表》需經部門負責人審核同意，并報分管領導審批。如因特殊情況無法提前申請，應在出差前通過電話等方式向部門負責人和分管領導說明情況，并在出差歸來后及時補辦申請手續(xù)。（二）審批權限1.部門負責人負責審批本部門員工的出差申請，重點審核出差事由的合理性、出差時間的必要性等。2.分管領導根據公司業(yè)務情況和預算安排，對員工出差申請進行最終審批。對于涉及金額較大或重要項目的出差，需報總經理審批。三、交通費用（一）交通工具選擇1.飛機：員工乘坐飛機應優(yōu)先選擇經濟艙。因工作需要確需乘坐商務艙或頭等艙的，須經分管領導批準。2.火車：根據出差行程和時間要求，合理選擇火車車次。長途出差優(yōu)先考慮高鐵二等座，如無高鐵車次或高鐵票價過高，可選擇普通列車硬臥。3.汽車：短途出差可選擇長途汽車，但應盡量避免夜間乘車。乘坐汽車時，應選擇正規(guī)客運公司的車輛，確保出行安全。4.市內交通：在惠州市內，員工應優(yōu)先選擇公共交通工具出行，如公交車、地鐵等。因工作需要乘坐出租車的，應保留有效發(fā)票。（二）交通費用報銷標準1.飛機票：按照實際發(fā)生金額報銷，但不得超過公司規(guī)定的航線票價上限。因特殊原因超上限的，須經分管領導批準。2.火車票：按照實際票價報銷，如有訂票手續(xù)費，可憑有效票據一并報銷。3.長途汽車票：按照實際票價報銷。4.市內交通費：根據出差天數(shù)，按照每人每天[X]元的標準報銷。如因特殊情況需要額外乘坐出租車的，應在報銷單上注明原因，并經部門負責人審核。四、住宿費用（一）住宿標準1.根據出差目的地的不同，分為不同的住宿標準等級。具體如下：惠州主城區(qū)：每人每天住宿費標準為[X]元?；葜萜渌貐^(qū)：每人每天住宿費標準為[X]元。2.同性員工兩人以上（含兩人）一同出差的，應根據實際情況安排合住，住宿費按照標準報銷。如因特殊情況需要單獨住宿的，須經部門負責人批準，并按照單人標準報銷。（二）住宿選擇1.員工應選擇公司指定的合作酒店或性價比高、服務質量好的酒店入住。在預訂酒店時，應提前通過公司指定的預訂平臺進行操作，確保住宿費用符合公司標準。2.如因特殊情況無法通過指定平臺預訂酒店，應在入住前向部門負責人說明情況，并在出差歸來后提供相關證明材料，經審核后按照實際發(fā)生金額報銷。（三）住宿費用報銷1.員工應在住宿發(fā)票上注明入住日期、退房日期、房間數(shù)量、房價等信息，并加蓋酒店公章。2.報銷住宿費用時，應提供住宿發(fā)票、酒店水單等相關憑證。如發(fā)票金額與實際入住費用不符，應在報銷單上注明原因，并經部門負責人審核。五、餐飲費用（一）餐飲補貼標準1.員工出差期間，按照每人每天[X]元的標準發(fā)放餐飲補貼，用于補貼出差期間的餐飲費用支出。2.餐飲補貼已包含早餐、午餐和晚餐，員工無需再單獨報銷餐飲發(fā)票。（二）特殊情況處理1.如因業(yè)務需要參加會議、培訓等活動，會議或培訓主辦方已提供餐飲的，不再發(fā)放餐飲補貼。2.因工作需要宴請客戶的，應提前填寫《宴請申請表》，注明宴請事由、人數(shù)、預計費用等信息，經部門負責人和分管領導批準后，按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。宴請費用不得與餐飲補貼重復報銷。六、差旅補貼（一）補貼標準1.員工出差期間，按照每人每天[X]元的標準發(fā)放差旅補貼，用于補貼出差期間的市內交通、通訊等費用支出。2.差旅補貼自出差出發(fā)日起計算，至出差返回日止。（二）補貼發(fā)放差旅補貼隨工資一同發(fā)放，無需員工單獨報銷。七、費用報銷（一）報銷流程1.員工出差歸來后，應在[X]個工作日內整理好差旅報銷憑證，并填寫《差旅費用報銷單》。報銷憑證應包括出差申請表、交通票據、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、差旅補貼發(fā)放記錄等相關材料。2.《差旅費用報銷單》需經部門負責人審核簽字，確認出差事由的真實性、費用支出的合理性等。3.財務部門對報銷憑證進行審核，重點審核票據的真實性、合法性、完整性以及費用是否符合公司標準等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與報銷人溝通核實。4.審核通過后的報銷單報分管領導審批，審批通過后由財務部門予以報銷。（二）報銷期限員工應在出差歸來后[X]個月內完成差旅費用報銷，逾期未報銷的，除因特殊原因經批準外，財務部門將不再受理。（三）報銷方式差旅費用報銷原則上采用銀行轉賬方式支付至員工工資卡，如員工有特殊要求需要現(xiàn)金支付的，須經財務部門批準。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對差旅費用進行審計檢查，重點審查差旅活動的真實性、費用報銷的合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。（二）員工監(jiān)督公司鼓勵員工對差旅費用報銷情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)報銷行為，可向公司人力資源部門或財務部門舉報。公司將對舉報信息進行調查核實，如情況屬實，將對違規(guī)人員進行相應處罰，并對舉報人給予適當獎勵。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定履行出差審批手續(xù)的。2.虛報、多報差旅費用的。3.選擇超標準的交通工具、住宿等，且未經批準的。4.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，公司將給予警告處分，并責令其退還違規(guī)報銷的費用。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予降職、降薪、辭