辦公用耗材管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用耗材的管理，規(guī)范辦公用耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，節(jié)約成本，提高辦公效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公用耗材的管理。（三）定義1.辦公用耗材：指用于日常辦公的各類消耗性材料，如打印紙、墨盒、硒鼓、筆、筆記本、文件夾、訂書釘、回形針等。二、職責分工（一）行政部門1.負責辦公用耗材管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門辦公用耗材需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制年度、月度采購計劃，并組織實施采購。3.負責辦公用耗材的驗收、入庫、保管、發(fā)放及庫存盤點工作。4.定期對辦公用耗材的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出節(jié)約建議和措施。（二）各部門1.負責本部門辦公用耗材需求的預(yù)測和申報，確保需求計劃的準確性和合理性。2.嚴格按照規(guī)定使用辦公用耗材，不得浪費，并配合行政部門做好相關(guān)管理工作。3.指定專人負責本部門辦公用耗材的領(lǐng)取和管理，建立使用臺賬。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月辦公用耗材需求計劃報行政部門。需求計劃應(yīng)詳細注明耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。2.行政部門根據(jù)各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。對于常用且用量穩(wěn)定的耗材，可適當增加安全庫存。3.年度采購計劃應(yīng)于每年[具體日期]前編制完成，主要依據(jù)公司年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、歷史使用數(shù)據(jù)等因素確定。（二）采購流程1.行政部門采購人員根據(jù)批準的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，通過招標、詢價、議價等方式確定供應(yīng)商。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。對于交貨延遲或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.辦公用耗材到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。四、驗收與入庫（一）驗收1.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨清單，對辦公用耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。2.驗收合格的辦公用耗材，倉庫管理人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的辦公用耗材，應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。（二）入庫1.倉庫管理人員應(yīng)按照辦公用耗材的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)詳細記錄耗材的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對于易燃、易爆、有毒等危險化學品類的辦公用耗材，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進行單獨存放，并做好標識和防護措施。五、庫存管理（一）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對辦公用耗材進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，每年進行一次全面盤點。2.庫存盤點應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、范圍、時間等。盤點過程中，應(yīng)認真核對庫存數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，對于盤盈、盤虧的情況，應(yīng)查明原因并及時處理。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制盤點報告，說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理結(jié)果等。盤點報告經(jīng)行政部門負責人審核后存檔。（二）庫存安全1.倉庫應(yīng)保持通風、干燥、整潔，溫度、濕度應(yīng)符合存儲要求。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存辦公用耗材進行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.加強倉庫安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，防止火災(zāi)、盜竊等事故發(fā)生。（三）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用耗材的庫存情況和使用頻率，設(shè)定庫存預(yù)警指標。當庫存數(shù)量低于預(yù)警值時，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒采購人員進行補貨。2.庫存預(yù)警指標可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和實際使用情況進行動態(tài)調(diào)整。六、發(fā)放管理（一）領(lǐng)用原則1.各部門應(yīng)嚴格按照實際工作需要領(lǐng)用辦公用耗材，不得超量領(lǐng)用。2.對于限量使用的辦公用耗材，如墨盒、硒鼓等，應(yīng)嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量，并做好使用記錄。（二）領(lǐng)用流程1.各部門指定的專人憑部門負責人簽字批準的“辦公用品領(lǐng)用申請表”到行政部門倉庫領(lǐng)取辦公用耗材。2.倉庫管理人員根據(jù)“辦公用品領(lǐng)用申請表”發(fā)放辦公用耗材，并在申請表上簽字確認。同時，在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.對于貴重或限量使用的辦公用耗材，倉庫管理人員可要求領(lǐng)用人員交回已使用完的同類耗材進行以舊換新。七、使用管理（一）節(jié)約使用1.全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，在辦公過程中合理使用辦公用耗材，避免浪費。2.提倡雙面打印、復印，減少紙張消耗；根據(jù)實際需要調(diào)整打印字體大小和格式，避免不必要的打印。3.對于可重復使用的辦公用耗材，如文件夾、訂書機等，應(yīng)妥善保管，延長使用壽命。（二）使用監(jiān)督1.行政部門應(yīng)不定期對各部門辦公用耗材的使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)浪費現(xiàn)象及時提出整改意見。2.各部門負責人應(yīng)加強對本部門員工辦公用耗材使用情況的監(jiān)督，確保節(jié)約使用制度的落實。八、費用管理（一）費用核算1.辦公用耗材采購費用由行政部門按照實際發(fā)生額進行核算，并定期向財務(wù)部門報送費用報表。2.財務(wù)部門應(yīng)將辦公用耗材費用納入公司成本核算體系，進行準確的成本核算和分析。（二）費用控制1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司預(yù)算控制辦公用耗材采購費