大宗物資日常管理制度一、總則1.目的為加強公司大宗物資的管理，規(guī)范大宗物資采購、存儲、使用等日常行為，確保大宗物資的安全、合理使用，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及大宗物資采購、存儲、使用、核算等相關(guān)活動的部門和人員。3.定義大宗物資指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，采購數(shù)量較大、價值較高、對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重要影響的各類物資，包括但不限于原材料、燃料、設(shè)備、辦公用品等。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)大宗物資采購計劃的制定與執(zhí)行，尋找合格供應(yīng)商，進行采購談判，簽訂采購合同。確保所采購的大宗物資符合質(zhì)量要求，按時到貨，并負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。2.倉儲部門負(fù)責(zé)大宗物資的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作，確保物資的安全存儲和準(zhǔn)確收發(fā)。定期對庫存大宗物資進行盤點清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理物資短缺、損壞、變質(zhì)等情況，并做好相關(guān)記錄。3.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出大宗物資的需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。負(fù)責(zé)領(lǐng)用物資的合理使用和管理，提高物資使用效率，避免浪費，并配合做好物資的盤點工作。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)大宗物資采購資金的預(yù)算安排、支付審核和核算工作，確保采購資金的合理使用和財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。參與大宗物資采購合同的審核，對合同中的付款條款、結(jié)算方式等提出財務(wù)意見。5.審計部門負(fù)責(zé)對大宗物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，防范違規(guī)風(fēng)險。對大宗物資采購項目進行專項審計，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見并跟蹤整改落實情況。三、采購管理1.采購計劃使用部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、月度生產(chǎn)任務(wù)等，提前[X]天編制大宗物資需求計劃，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交至采購部門。采購部門結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況等因素，對需求計劃進行審核和匯總，編制年度、月度大宗物資采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如因生產(chǎn)經(jīng)營變化等原因需要調(diào)整采購計劃，使用部門應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)采購部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢價等方式，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供應(yīng)能力強的供應(yīng)商。對新供應(yīng)商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審核，并實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)報財務(wù)部門備案。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的交貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，給予相應(yīng)的評價和獎懲。對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取警告、暫停合作、淘汰等措施。3.采購流程采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或詢價單，明確采購物資的詳細(xì)要求和交貨時間等信息。供應(yīng)商收到采購訂單或詢價單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價或確認(rèn)訂單。采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。物資到貨前，采購部門應(yīng)通知倉儲部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨時，倉儲部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否符合要求。驗收合格的物資，倉儲部門辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并跟蹤處理情況。四、存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)大宗物資的類別、特性、存儲要求等，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、易燃易爆區(qū)等。對不同存儲區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明區(qū)域名稱、物資類別等信息，便于物資的分類存放和查找。確保倉庫具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲等條件，配備必要的消防器材、安全設(shè)施和倉儲設(shè)備，如貨架、托盤、叉車等，以保障物資的安全存儲。2.物資入庫物資到貨后，倉儲部門驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單等相關(guān)憑證，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行仔細(xì)核對和檢驗。驗收合格的物資，驗收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉儲部門、采購部門、財務(wù)部門等留存。對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門，并在送貨單上注明不合格原因，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。3.物資存儲物資應(yīng)按照類別、規(guī)格型號、批次等進行分類存放，遵循先進先出的原則，確保物資在存儲過程中的質(zhì)量不受影響。對有特殊存儲要求的物資，如易燃易爆物資、易腐蝕物資、貴重物資等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存儲，并采取相應(yīng)的防護措施。倉儲部門應(yīng)建立物資保管賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫時間、憑證號碼等信息，確保賬物相符。定期對庫存物資進行巡查，檢查物資的存儲狀況、質(zhì)量狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)、短缺等情況，應(yīng)及時查明原因，追究相關(guān)責(zé)任，并采取措施進行補救。4.物資發(fā)放使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資領(lǐng)用單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉儲部門領(lǐng)取物資。倉儲部門發(fā)放人員依據(jù)物資領(lǐng)用單，對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等進行核對，確認(rèn)無誤后發(fā)放物資，并在物資領(lǐng)用單上簽字。物資發(fā)放應(yīng)遵循限額領(lǐng)料制度，嚴(yán)格控制物資的領(lǐng)用數(shù)量。如因特殊情況需要超限額領(lǐng)料，使用部門應(yīng)提出書面申請，說明原因和超領(lǐng)數(shù)量，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)取。倉儲部門應(yīng)及時記錄物資的發(fā)放情況，更新物資保管賬，確保賬物相符。五、使用管理1.使用計劃與審批使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和實際需求，制定大宗物資使用計劃，明確物資的使用時間、使用數(shù)量、使用用途等，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。大宗物資使用計劃應(yīng)具有合理性和準(zhǔn)確性，避免盲目領(lǐng)用和浪費。如因生產(chǎn)經(jīng)營變化等原因需要調(diào)整使用計劃，使用部門應(yīng)及時提出書面申請，經(jīng)審批后執(zhí)行。2.物資使用培訓(xùn)對于新采購的大宗物資或使用方法較為復(fù)雜的物資，采購部門或相關(guān)部門應(yīng)組織使用部門人員進行培訓(xùn)，使其熟悉物資的性能、特點、使用方法、注意事項等。通過培訓(xùn)，提高使用人員的操作技能和安全意識，確保物資的正確使用，避免因使用不當(dāng)造成物資損壞或安全事故。3.使用監(jiān)督與考核各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門物資使用情況的監(jiān)督檢查，確保物資的合理使用和節(jié)約利用。公司定期對各部門的大宗物資使用情況進行考核，考核指標(biāo)包括物資消耗率、物資利用率、物資節(jié)約情況等。對物資使用管理較好的部門給予獎勵，對存在浪費現(xiàn)象、物資使用管理不善的部門進行通報批評，并責(zé)令其整改。鼓勵員工提出物資節(jié)約的合理化建議，對被采納并取得顯著節(jié)約效果的建議給予相應(yīng)的獎勵。六、核算管理1.采購成本核算財務(wù)部門按照采購合同約定的價格、付款方式等，對大宗物資采購成本進行核算。采購成本包括物資價款、運輸費、裝卸費、保險費、稅費等相關(guān)費用。對于采購過程中發(fā)生的折扣、返利、違約金等情況，財務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確核算采購成本。定期對采購成本進行分析，與預(yù)算成本進行對比，查找成本差異原因，提出降低采購成本的措施和建議。2.庫存成本核算財務(wù)部門采用適當(dāng)?shù)膸齑娉杀竞怂惴椒?，如先進先出法、加權(quán)平均法等，對庫存大宗物資的成本進行核算。庫存成本包括物資的采購成本、入庫前的挑選整理費用、倉儲費用等。財務(wù)部門應(yīng)準(zhǔn)確記錄庫存物資的成本變動情況，確保庫存成本的準(zhǔn)確性。定期對庫存成本進行盤點清查，核實庫存物資的數(shù)量和成本，做到賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存成本差異，應(yīng)及時查明原因，進行調(diào)整處理。3.成本分析與控制財務(wù)部門定期對大宗物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)的成本進行分析，編制成本分析報告，為公司決策提供依據(jù)。通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，提出改進措施和建議，加強對大宗物資成本的控制和管理。與采購部門、倉儲部門、使用部門等協(xié)同合作，共同做好大宗物資成本控制工作，降低公司運營成本，提高經(jīng)濟效益。七、盤點管理1.盤點計劃倉儲部門應(yīng)制定年度大宗物資盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。盤點計劃應(yīng)涵蓋公司內(nèi)所有涉及大宗物資存儲的倉庫和區(qū)域，確保全面盤點。盤點時間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對清淡、物資流動較小的時間段進行，以減少對正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響。2.盤點實施按照盤點計劃組織盤點人員進行實地盤點，盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等信息，并做好記錄。采用賬實核對的方法，將物資保管賬與實際庫存物資進行逐一核對，記錄賬實差異情況。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，明確責(zé)任。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)、過期等情況，應(yīng)及時記錄并進行處理。3.盤點報告盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制盤點報告，詳細(xì)說明盤點情況，包括盤點范圍、盤點時間、盤點結(jié)果、賬實差異情況及原因分析等內(nèi)容。盤點報告經(jīng)盤點負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉儲部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。財務(wù)部門根據(jù)盤點報告進行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實相符。對盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如管理漏洞、違規(guī)行為等，應(yīng)及時進行整改，并追究相關(guān)責(zé)任。八、信息化管理1.建立大宗物資管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立大宗物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、存儲、使用、核算等環(huán)節(jié)的信息化管理。信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資基礎(chǔ)信息管理、采購計劃管理、供應(yīng)商管理、合同管理、庫存管理、出入庫管理、成本核算、報表生成等功能模塊，為公司提供準(zhǔn)確、及時、全面的大宗物資管理數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)錄入與維護采購部門、倉儲部門、使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定及時將大宗物資管理相關(guān)數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，如物資基礎(chǔ)信息的變更、供應(yīng)商信息的調(diào)整、庫存數(shù)據(jù)的核對等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)情況一致。3.信息共享與查詢通過大宗物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門之間的信息共享，方便相關(guān)人員查詢和獲取所需的物資管理信息。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員可以通過信息系統(tǒng)實時了解大宗物資的采購進度、庫存狀況、使用情況、成本情況等，為決策提供支持。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督審計部門定期對大宗物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行內(nèi)部審計，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，防范違規(guī)風(fēng)險。審計內(nèi)容包括采購計劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與履行、物資驗收入庫與存儲、物資發(fā)放與使用、成本核算與控制、盤點管理等方面。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。2.日常監(jiān)督檢查