學(xué)校數(shù)字檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校數(shù)字檔案管理，確保數(shù)字檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高學(xué)校管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的數(shù)字檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校數(shù)字檔案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。數(shù)字檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保數(shù)字檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則。優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、數(shù)字檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校數(shù)字檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)校數(shù)字檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門、各單位的數(shù)字檔案管理工作。3.集中接收、保管學(xué)校各部門、各單位移交的數(shù)字檔案，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)和保管。4.建立和維護(hù)學(xué)校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的數(shù)字化加工、上傳、檢索、利用等工作。5.定期對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.開展數(shù)字檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。7.組織開展數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔工作，確保數(shù)字檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.按照學(xué)校數(shù)字檔案管理制度的要求，定期向?qū)W校檔案管理部門移交數(shù)字檔案。3.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位數(shù)字檔案的日常管理工作，并接受學(xué)校檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。4.嚴(yán)格遵守學(xué)校數(shù)字檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保本部門、本單位數(shù)字檔案的安全保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校數(shù)字檔案管理制度，熱愛檔案工作，具有高度的責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用等具體工作，確保數(shù)字檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好數(shù)字檔案的安全防范工作，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。5.積極開展檔案編研工作，為學(xué)校提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。6.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、數(shù)字檔案的收集與整理（一）收集范圍學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件、通知、批示等。2.學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.教學(xué)方面的教案、課件、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。4.科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文、著作、專利等。5.人事檔案材料，包括教職工的招聘、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。6.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.基建檔案，包括工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。8.設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維修等文件材料。9.學(xué)生檔案，包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)登記表等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整歸檔。2.收集的數(shù)字檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案整理的要求。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖像完整、格式規(guī)范，能夠長期有效保存。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。同時(shí)，應(yīng)收集文件的元數(shù)據(jù)，包括文件的形成時(shí)間、來源、作者、格式等信息。4.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后再進(jìn)行歸檔。數(shù)字化過程應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索，提高檔案利用效率。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。2.編號(hào)。對(duì)每一份數(shù)字檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目。編制數(shù)字檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。同時(shí)，應(yīng)建立電子索引，方便用戶快速查找所需檔案。4.裝訂。對(duì)于紙質(zhì)文件數(shù)字化后的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)字檔案的集中存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)容量滿足學(xué)校數(shù)字檔案管理的需要。2.建立異地備份機(jī)制，將重要的數(shù)字檔案定期備份到異地存儲(chǔ)設(shè)備，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障，保證存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況，確定數(shù)字檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的數(shù)字檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、利用情況等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，記錄鑒定過程和結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（五）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的數(shù)字檔案，應(yīng)填寫銷毀清單，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀數(shù)字檔案時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、數(shù)字檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。數(shù)字檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)學(xué)校中心工作原則。數(shù)字檔案的利用應(yīng)緊密圍繞學(xué)校教學(xué)、科研、管理等中心工作，為學(xué)校各項(xiàng)決策提供支持和服務(wù)。3.方便快捷原則。優(yōu)化數(shù)字檔案利用流程，提高檔案檢索和獲取效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。4.安全保密原則。在數(shù)字檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱。利用者可到學(xué)校檔案管理部門查閱數(shù)字檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案信息。2.借閱。對(duì)于確因工作需要借閱數(shù)字檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。利用者因工作需要復(fù)制數(shù)字檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。4.出具證明。檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明材料。證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期。（三）利用登記1.建立數(shù)字檔案利用登記制度，對(duì)利用者的基本信息、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)利用登記情況進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案利用過程的監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用的各項(xiàng)規(guī)定。2.對(duì)于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立功能完善、安全可靠的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中管理、在線檢索、遠(yuǎn)程利用等功能。2.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能模塊。3.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)充分考慮學(xué)校數(shù)字檔案管理的實(shí)際需求，注重系統(tǒng)的易用性和可擴(kuò)展性，方便檔案管理人員操作和維護(hù)。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障和問題，保障檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。對(duì)于系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，應(yīng)提前做好備份和測(cè)試工作，確保系統(tǒng)升級(jí)后的穩(wěn)定性和兼容性。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得擅自將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。（三）數(shù)據(jù)安全1.采取有效的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，防止數(shù)字檔案數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或刪除。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行記錄和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作行為，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、數(shù)字檔案的保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)數(shù)字檔案的保密管理，確保檔案信息不泄露。2.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的數(shù)字檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得私自傳播、泄露檔案信息。4.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)專人專用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清理和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）安全制度1.建立健全數(shù)字檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所、存儲(chǔ)設(shè)備、管理系統(tǒng)等的安全管理。2.對(duì)數(shù)字檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全防護(hù)，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.定期對(duì)數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的報(bào)廢處理，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。