員工手冊資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位相關(guān)人員在涉及公司資料管理的各項(xiàng)活動。（三）定義1.公司資料：指公司在運(yùn)營過程中產(chǎn)生或獲取的各類文件、數(shù)據(jù)、記錄、報(bào)告、圖表、合同、協(xié)議等信息載體，包括但不限于紙質(zhì)資料、電子資料等。2.資料管理：涵蓋資料的收集、整理、分類、存儲、檢索、使用、保管、歸檔、銷毀等全過程管理活動。二、資料的分類與編號（一）分類原則根據(jù)資料的來源、性質(zhì)、用途等因素，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，確保資料分類清晰、便于管理和查找。（二）具體分類1.行政類：包括公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、印章管理記錄等。2.人事類：員工檔案、招聘與培訓(xùn)資料、績效考核記錄、薪酬福利文件、考勤記錄等。3.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算資料、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)類：銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告、技術(shù)研發(fā)資料等。5.其他類：不屬于以上分類的其他臨時性或特定資料。（三）編號規(guī)則為便于資料的標(biāo)識和管理，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用[分類代碼（2位）+年份（4位）+順序號（4位）]的格式。例如，行政類資料中2023年的第0005號文件編號為XZ230005。分類代碼如下：1.行政類：XZ2.人事類：RS3.財(cái)務(wù)類：CW4.業(yè)務(wù)類：YW5.其他類：QT三、資料的收集（一）職責(zé)分工1.各部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確和完整。指定專人作為資料收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)資料的日常收集、整理和初步審核，并定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)資料收集情況。2.行政部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司層面資料的收集工作，包括行政公文、會議紀(jì)要等綜合性資料的收集，并對各部門資料收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）收集要求1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況，明確資料收集的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和時間節(jié)點(diǎn)，確保收集的資料符合公司管理和業(yè)務(wù)需求。2.資料收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。對于涉及多個部門的資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同完成收集工作。3.外部獲取的資料，如合同、協(xié)議、文件等，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行登記，并交至資料管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。（三）收集流程1.資料產(chǎn)生：業(yè)務(wù)活動開展過程中，相關(guān)人員按照規(guī)定及時生成各類資料。2.部門收集：資料收集責(zé)任人定期對本部門產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集、整理，并進(jìn)行初步審核，確保資料符合要求。3.提交匯總：各部門資料收集責(zé)任人將審核后的資料提交至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，定期統(tǒng)一提交至資料管理部門。4.行政統(tǒng)籌：行政部門對各部門提交的資料進(jìn)行匯總、檢查，對于不符合要求的資料，及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、資料的整理與分類（一）整理要求1.資料收集責(zé)任人應(yīng)對收集到的資料進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料，確保資料的簡潔性和有效性。2.對資料進(jìn)行分類整理時，應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保資料分類準(zhǔn)確、清晰。（二）分類方法1.紙質(zhì)資料：按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物理分類，分別裝入不同的文件夾或檔案盒，并在文件夾或檔案盒上標(biāo)明類別、年份等信息。2.電子資料：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，將電子資料存儲在對應(yīng)的文件夾中，并命名規(guī)范，便于識別和查找。電子資料命名規(guī)則為[資料名稱+日期+版本號]，例如“銷售合同20230510V1.0”。（三）標(biāo)識與索引1.對整理好的資料應(yīng)進(jìn)行明顯標(biāo)識，在資料首頁或封面標(biāo)注資料類別、編號、名稱、日期等關(guān)鍵信息，便于快速識別和查找。2.建立資料索引目錄，詳細(xì)記錄各類資料的編號、名稱、存放位置等信息，以便于查詢和管理。索引目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際資料存儲情況一致。五、資料的存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案室或文件柜，按照分類存放紙質(zhì)資料。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等適宜的存儲環(huán)境，確保紙質(zhì)資料的安全保存。2.電子資料：采用服務(wù)器存儲和外部存儲設(shè)備（如硬盤、磁帶等）相結(jié)合的方式進(jìn)行備份存儲。服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)冗余、安全防護(hù)等功能，確保電子資料的可靠性和安全性。外部存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）存儲期限1.長期保存資料：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要資產(chǎn)、法律文件等資料，應(yīng)長期保存，保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.定期保存資料：其他一般性資料，根據(jù)資料性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求確定保存期限，一般為[X]年至[X]年不等。保存期滿后，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀處理。（三）存儲安全1.加強(qiáng)對存儲場所的安全管理，限制非授權(quán)人員進(jìn)入檔案室和服務(wù)器機(jī)房。檔案室和機(jī)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，確保資料存儲環(huán)境的安全。2.定期對存儲的資料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。六、資料的檢索與使用（一）檢索方式1.紙質(zhì)資料檢索：通過查閱資料索引目錄，找到所需資料的存放位置，直接到檔案室進(jìn)行查找。2.電子資料檢索：利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的搜索功能，按照資料名稱、關(guān)鍵詞、日期等條件進(jìn)行檢索，快速定位所需電子資料。（二）使用權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱和使用資料時，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請。一般資料的查閱權(quán)限由所在部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密或敏感信息的資料，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位相關(guān)人員因業(yè)務(wù)合作需要查閱公司資料時，應(yīng)提前提交查閱申請，經(jīng)公司對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可在指定地點(diǎn)查閱，并由公司相關(guān)人員陪同。查閱過程中不得擅自復(fù)制、拍照、傳播資料內(nèi)容。（三）使用記錄1.建立資料使用登記制度，對資料的查閱和使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱日期、資料名稱、用途等信息。2.資料使用完畢后，應(yīng)及時歸還資料管理部門，并確保資料的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、資料的保管（一）保管責(zé)任1.資料管理部門負(fù)責(zé)公司資料的統(tǒng)一保管工作，指定專人作為資料保管員，負(fù)責(zé)資料的日常保管、維護(hù)和盤點(diǎn)等工作。2.資料保管員應(yīng)具備良好的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守資料管理規(guī)定，確保資料的安全和完整。（二）保管措施1.對紙質(zhì)資料應(yīng)進(jìn)行妥善裝訂、封裝，防止資料散落、損壞。對于重要資料，可采取加密存儲、專柜保管等特殊措施。2.定期對電子資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子資料進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.加強(qiáng)對資料保管環(huán)境的管理，保持檔案室和服務(wù)器機(jī)房的清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，防止資料受到自然因素的損害。（三）保密管理1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。資料保管員不得擅自將公司資料提供給無關(guān)人員，不得在非工作場所談?wù)摴緳C(jī)密資料內(nèi)容。2.在資料查閱和使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、要求查閱人員簽署保密協(xié)議等，防止資料泄露。八、資料的歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的資料，包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等，均應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.臨時性或一次性的資料，如某項(xiàng)活動的策劃方案、總結(jié)報(bào)告等，在活動結(jié)束后，經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)后，也應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時間1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的資料提交至資料管理部門進(jìn)行歸檔。2.對于定期產(chǎn)生的資料，如月度財(cái)務(wù)報(bào)表、季度工作總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時歸檔。（三）歸檔流程1.資料整理：資料管理部門收到各部門提交的資料后，按照歸檔要求進(jìn)行再次整理和審核，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.編號編目：對審核通過的資料進(jìn)行編號，并編制詳細(xì)的歸檔目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.裝訂存儲：將資料按照分類順序進(jìn)行裝訂，裝入檔案盒或存儲到電子存儲系統(tǒng)中，并在檔案盒或存儲路徑上標(biāo)明資料類別、編號等信息。4.上架入柜：將裝訂好的紙質(zhì)資料存放到檔案室的相應(yīng)位置，將電子資料存儲到服務(wù)器的指定文件夾中，并更新資料索引目錄。九、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保存期限已滿，且經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)不再具有保存價值的資料，可進(jìn)行銷毀處理。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些資料失去使用價值，且無其他保存必要的，可進(jìn)行銷毀。3.資料存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等情況，無法修復(fù)且無保存意義的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.申請審批：資料管理部門定期對到期或不再使用的資料進(jìn)行清理，填寫《資料銷毀申請表》，詳細(xì)注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施：經(jīng)審批同意銷毀的資料，由資料管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。紙質(zhì)資料可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；電子資料應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.記錄備案：銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。記錄應(yīng)形成書面文件，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。同時，將銷毀記錄備案保存，以備查閱。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門資料管理相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保資料管理制度的有效執(zhí)行。2.行政部門作為資料管理的歸口部門，負(fù)責(zé)對資料管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正資料管理過程中存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。2.資料整理、分類、編號的規(guī)范性。3.資料存儲的安全性和保密性。4.資料檢索、使用和保管的合規(guī)性。5.資料歸檔和銷毀的流程執(zhí)行情況。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向責(zé)任部門發(fā)出《資料管理問題整改通知書》，明確問題內(nèi)容、整改要求和整改