學生管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學生管理檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，確保學生檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮學生檔案在學生管理、教育教學、就業(yè)指導等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學生的檔案管理工作，包括學生入學檔案、在校期間檔案及畢業(yè)檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映學生的實際情況，嚴禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學生在各個階段形成的各類材料，確保檔案內容完整無缺。3.保密性原則：嚴格遵守檔案管理的保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家有關法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，做到管理規(guī)范、流程清晰。二、檔案管理機構及職責（一）學校檔案管理部門1.負責制定和完善學生管理檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校學生的檔案，確保檔案的安全與完整。3.指導各學院（系）做好學生檔案的收集、整理、歸檔等工作。4.負責學生檔案的查閱、借閱、轉遞等管理工作。5.定期對學生檔案管理工作進行檢查和評估，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）學院（系）1.負責本學院（系）學生檔案的日常管理工作，指定專人負責檔案管理事務。2.組織本學院（系）學生檔案材料的收集、整理、審核和歸檔工作，確保檔案材料的真實性和完整性。3.協(xié)助學校檔案管理部門做好學生檔案的查閱、借閱、轉遞等工作，并及時反饋相關信息。4.對本學院（系）學生檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向學校檔案管理部門報告。三、檔案內容及分類（一）入學檔案1.錄取通知書：記錄學生被我校錄取的相關信息。2.高考報名登記表：包含學生高考報名時填寫的個人基本信息、報考信息等。3.體檢表：反映學生入學時的身體狀況。4.黨團組織關系材料：如入黨申請書、入團志愿書等。5.學生檔案袋：用于存放上述材料及其他相關入學資料。（二）在校期間檔案1.學年鑒定表：每學年末對學生綜合素質進行評價的表格，包括思想政治表現(xiàn)、學習成績、社會實踐等方面。2.成績單：記錄學生每學期所學課程的成績及學分情況。3.獎懲材料：包括各類獎學金、榮譽稱號的獲獎證書及違紀處分決定書等。4.社會實踐材料：如實習報告、志愿服務記錄等，反映學生參與社會實踐活動的情況。5.學籍變動材料：如轉學、休學、復學、退學等相關審批文件。6.黨團組織材料：如入黨積極分子培養(yǎng)考察表、預備黨員轉正申請書等。7.其他有保存價值的材料：如學生參加各類競賽獲獎證書、科研成果證明等。（三）畢業(yè)檔案1.畢業(yè)生登記表：全面反映畢業(yè)生在校期間的綜合情況，包括個人基本信息、學習經(jīng)歷、自我鑒定、組織鑒定等。2.就業(yè)報到證：記錄畢業(yè)生就業(yè)派遣的相關信息。3.學位證書、畢業(yè)證書復印件：作為學生畢業(yè)的重要證明材料。4.在校期間檔案材料的匯總整理件：將入學檔案和在校期間檔案中的相關材料進行匯總整理，形成畢業(yè)生的完整檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集1.學校檔案管理部門負責向招生部門、教務處、學生處、團委等相關部門收集學生的入學檔案材料。2.學院（系）負責組織本學院（系）學生在校期間各類檔案材料的收集工作。各班級輔導員應及時督促學生提交相關材料，并對材料的真實性和完整性進行初步審核。3.學生應按照學校和學院（系）的要求，主動提交個人相關材料，如成績單、獎懲材料、社會實踐材料等。對于逾期未提交的學生，輔導員應及時進行催辦。（二）整理1.學校檔案管理部門和學院（系）應按照檔案分類標準，對收集到的學生檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應保持完整、清潔，如有破損或字跡模糊不清的情況，應及時進行修復或復印。3.對于不符合要求的檔案材料，如格式不規(guī)范、簽字蓋章不全等，應退回相關部門或學生本人進行補充完善。4.整理后的檔案材料應按照一定的順序進行排列，如入學檔案在前，在校期間檔案按時間順序依次排列，畢業(yè)檔案在后。同時，應編制檔案目錄，便于查閱和管理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.學院（系）在完成學生檔案材料的整理后，應及時將檔案移交學校檔案管理部門進行歸檔。2.學校檔案管理部門對接收的學生檔案進行再次審核，確認無誤后，將檔案存入專門的檔案庫房，并按照檔案編號順序進行排列存放。3.歸檔后的學生檔案應建立電子檔案目錄，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的同步管理，方便查詢和統(tǒng)計。（二）保管1.學校應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應立即向上級主管部門報告，并采取相應的補救措施。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.校內各部門因工作需要查閱學生檔案的，須填寫《學生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經(jīng)本部門負責人簽字蓋章后，提交學校檔案管理部門審批。2.學校檔案管理部門對查閱申請進行審核，批準后安排專人負責提供檔案查閱服務，并限定查閱時間和地點。查閱人員應在規(guī)定的范圍內查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《學生檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱學生檔案的，須填寫《學生檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，并經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上批注、污損、拆卷等。借閱期滿后，應按時歸還檔案。如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的責任。七、檔案的轉遞（一）轉遞原則1.學生畢業(yè)、轉學、退學等學籍變動時，學校檔案管理部門應按照規(guī)定及時將學生檔案轉遞至相關單位或部門。2.檔案轉遞應通過機要交通或專人送取的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。（二）轉遞程序1.學生所在學院（系）負責通知學生辦理檔案轉遞手續(xù)，并填寫《學生檔案轉遞通知單》，注明轉遞原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。2.學校檔案管理部門根據(jù)《學生檔案轉遞通知單》，對學生檔案進行核對和整理，確保檔案材料齊全、完整。3.在檔案轉遞前，檔案管理人員應在檔案袋封口處加蓋密封章，并在《學生檔案轉遞登記冊》上詳細記錄檔案轉遞的相關信息，包括轉遞時間、轉遞方式、接收單位等。4.檔案轉遞后，學校檔案管理部門應及時跟蹤檔案的接收情況，如發(fā)現(xiàn)檔案未按時到達或接收單位反饋檔案有問題，應及時與相關單位溝通協(xié)調，查明原因并采取相應措施。八、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露學生檔案中的任何信息。2.未經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準，任何人不得私自查閱、復制、傳播學生檔案內容。3.在檔案管理工作中形成的各種文件、資料、記錄等，應妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。定期對檔案保管設備進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時修復或更換。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、防潮設備、防蟲藥品等，確保檔案不受自然災害和人為破壞的影響。3.檔案管理人員應掌握基本的安全知識和技能，如火災逃生、防盜報警等，提高應對突發(fā)事件的能力。九、檔案管理的信息化建設（一）建立學生檔案管理信息系統(tǒng)1.學校應積極推進學生檔案管理的信息化建設，建立學生檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化。2.學生檔案管理信息系統(tǒng)應涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、轉遞等各個環(huán)節(jié)，具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）電子檔案的管理1.電子檔案應與紙質檔案同步管理，確保電子檔案的真實性、完整性和保密性。電子檔案的內容應與紙質檔案一致，并按照檔案分類標準進行分類存儲。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點，以防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止未經(jīng)授權的人員訪問和修改電子檔案信息。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。十、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.全面負責學校學生檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，建立健全檔案管理制度，并監(jiān)督檢查制度的執(zhí)行情況。3.負責檔案管理部門的人員隊伍建設，組織檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。4.協(xié)調學校各部門之間的關系，做好學生檔案管理工作與其他工作的銜接和配合。5.定期向上級主管部門匯報學生檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。（二）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，嚴格遵守檔案管理工作紀律和各項規(guī)章制度。2.負責學生檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉遞等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。3.對檔案材料進行認真審核，保證檔案內容的真實性、完整性和準確性。對不符合要求的檔案材料及時進行處理，并督促相關部門或學生本人進行補充完善。4.做好檔案庫房的日常管理工作，維護檔案保管環(huán)境的安全和衛(wèi)生，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全與完整。5.積極推進檔案管理的信息化建設，熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，做好電子檔案的管理工作。6.熱情接待檔案查閱和借閱人員，提供優(yōu)質的服務，解答相關問題。對查閱和借閱檔案的情況進行詳細記錄，并及時歸檔。7.完成檔案管理部門負責人交辦的其他工作任務。十一、監(jiān)督與檢查（一）學校檔案管理部門定期對各學院（系）學生檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案材料的收集、整理、歸檔情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案保管環(huán)境等。（二）對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，學校檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求相關學院（系）限期