外貿(mào)公司訂艙管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范外貿(mào)公司訂艙業(yè)務(wù)流程，提高訂艙效率，確保貨物按時、安全出運，加強(qiáng)對訂艙環(huán)節(jié)的管理與控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及訂艙業(yè)務(wù)的所有部門及員工，包括但不限于業(yè)務(wù)部門、操作部門、物流部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時原則訂艙信息必須準(zhǔn)確無誤，并在規(guī)定時間內(nèi)完成訂艙操作，以滿足客戶交貨期要求。2.成本效益原則在保證貨物運輸安全和按時到達(dá)的前提下，合理選擇運輸方式和承運人，降低訂艙成本。3.責(zé)任明確原則明確各部門及崗位在訂艙業(yè)務(wù)中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、訂艙流程（一）業(yè)務(wù)受理1.業(yè)務(wù)部門接到客戶訂艙需求后，應(yīng)及時與客戶溝通，了解貨物詳細(xì)信息，包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、包裝形式、起運港、目的港、交貨期等。2.根據(jù)客戶要求，業(yè)務(wù)部門初步評估貨物的運輸風(fēng)險，并確定合適的運輸方式（如海運、空運、陸運等）。（二）訂艙申請1.業(yè)務(wù)部門填寫訂艙申請表，詳細(xì)注明上述貨物信息及運輸要求。訂艙申請表應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：申請人姓名、部門、聯(lián)系方式；客戶名稱及聯(lián)系方式；貨物詳情（名稱、數(shù)量、重量、體積、包裝等）；起運港、目的港；預(yù)計出運日期；運輸方式及特殊要求。2.將訂艙申請表提交給操作部門。提交時應(yīng)確保信息完整、準(zhǔn)確，如有特殊情況需在備注欄詳細(xì)說明。（三）操作審核1.操作部門收到訂艙申請表后，對申請信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：貨物信息是否清晰、準(zhǔn)確，與客戶要求一致；運輸方式選擇是否合理，是否符合貨物特性及客戶需求；起運港、目的港信息是否正確；預(yù)計出運日期是否符合客戶交貨期要求。2.如發(fā)現(xiàn)申請信息存在問題或不合理之處，操作部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或修正信息。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成信息修改，并重新提交訂艙申請。（四）訂艙安排1.經(jīng)審核無誤后，操作部門根據(jù)貨物信息和運輸要求，選擇合適的承運人（船公司、航空公司、貨代公司等）進(jìn)行訂艙。2.在訂艙過程中，操作部門應(yīng)與承運人保持密切溝通，確保訂艙順利進(jìn)行。如遇承運人艙位緊張、價格變動等情況，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門協(xié)商解決方案，并根據(jù)協(xié)商結(jié)果調(diào)整訂艙安排。3.操作部門獲取承運人確認(rèn)的訂艙信息后，應(yīng)及時將訂艙號、船名/航班號、提單號、預(yù)計開航日期/起飛日期等信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并通知業(yè)務(wù)部門和物流部門。（五）物流協(xié)調(diào)1.物流部門根據(jù)操作部門提供的訂艙信息，安排貨物的裝箱、運輸?shù)仁乱恕?.在裝箱過程中，物流部門應(yīng)確保貨物包裝牢固、標(biāo)識清晰，并按照規(guī)定的裝箱要求進(jìn)行操作。同時，應(yīng)做好貨物的清點和記錄工作，確保裝箱數(shù)量與訂艙信息一致。3.物流部門負(fù)責(zé)安排運輸車輛或集裝箱將貨物運輸至指定的港口或機(jī)場，并與承運人做好貨物交接工作。交接時應(yīng)填寫貨物交接清單，雙方簽字確認(rèn)。（六）報關(guān)報檢1.根據(jù)貨物的性質(zhì)和海關(guān)、檢驗檢疫部門的要求，業(yè)務(wù)部門或指定專人負(fù)責(zé)辦理報關(guān)報檢手續(xù)。2.報關(guān)報檢人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)單證，包括商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)單、報檢單、合同等，并確保單證內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.在報關(guān)報檢過程中，如遇問題或需要補充資料，報關(guān)報檢人員應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保報關(guān)報檢工作順利完成。（七）提單確認(rèn)1.在貨物裝船/裝機(jī)后，承運人會簽發(fā)提單。操作部門應(yīng)及時將提單樣本提供給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門與客戶進(jìn)行提單確認(rèn)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)核對提單信息，確保提單內(nèi)容與訂艙信息、貨物實際情況一致。如發(fā)現(xiàn)提單存在錯誤或遺漏，應(yīng)及時通知操作部門與承運人聯(lián)系更正。3.客戶確認(rèn)提單無誤后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將提單確認(rèn)件反饋給操作部門，操作部門據(jù)此安排提單的簽發(fā)和交付工作。（八）費用結(jié)算1.訂艙過程中涉及的費用包括海運費/空運費、報關(guān)費、報檢費、文件費、碼頭費、裝箱費等。操作部門應(yīng)根據(jù)與承運人及相關(guān)服務(wù)提供商簽訂的協(xié)議，及時準(zhǔn)確地計算各項費用，并通知財務(wù)部門進(jìn)行費用結(jié)算。2.財務(wù)部門在收到操作部門提供的費用明細(xì)后，應(yīng)與業(yè)務(wù)部門核對費用情況，確保費用的合理性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)費用存在疑問或爭議，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)解決。3.費用結(jié)算完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時開具發(fā)票，并做好費用記錄和存檔工作。三、各部門職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與客戶溝通，了解客戶訂艙需求，準(zhǔn)確收集貨物信息和運輸要求。2.填寫訂艙申請表，提交給操作部門，并跟進(jìn)訂艙申請的審核和處理進(jìn)度。3.與客戶進(jìn)行提單確認(rèn)，確保提單信息準(zhǔn)確無誤，并及時反饋給操作部門。4.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行費用結(jié)算工作，提供相關(guān)費用確認(rèn)信息。（二）操作部門1.審核業(yè)務(wù)部門提交的訂艙申請表，確保申請信息準(zhǔn)確、完整、合理。2.根據(jù)貨物信息和運輸要求，選擇合適的承運人進(jìn)行訂艙，并跟進(jìn)訂艙安排，獲取訂艙確認(rèn)信息。3.將訂艙信息及時通知業(yè)務(wù)部門和物流部門，并協(xié)調(diào)解決訂艙過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)提單樣本的提供和提單確認(rèn)工作的跟進(jìn)，確保提單信息準(zhǔn)確無誤。5.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行費用結(jié)算工作，提供訂艙費用明細(xì)等相關(guān)信息。（三）物流部門1.根據(jù)訂艙信息，安排貨物的裝箱、運輸?shù)仁乱?，確保貨物按時、安全運輸至指定地點。2.在裝箱過程中，負(fù)責(zé)貨物的清點、記錄和包裝檢查工作，確保裝箱數(shù)量與訂艙信息一致。3.與承運人做好貨物交接工作，填寫貨物交接清單，并及時反饋貨物運輸狀態(tài)給相關(guān)部門。（四）財務(wù)部門1.根據(jù)操作部門提供的費用明細(xì)，與業(yè)務(wù)部門核對費用情況，確保費用的合理性和準(zhǔn)確性。2.負(fù)責(zé)訂艙費用的結(jié)算工作，及時開具發(fā)票，并做好費用記錄和存檔工作。3.對訂艙業(yè)務(wù)的費用支出進(jìn)行監(jiān)控和分析，提出成本控制建議。四、訂艙信息管理（一）信息收集1.業(yè)務(wù)部門在與客戶溝通及受理訂艙業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)全面收集貨物信息、運輸要求、客戶信息等訂艙相關(guān)信息。2.收集的信息應(yīng)包括但不限于貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、重量、體積、包裝形式、起運港、目的港、預(yù)計出運日期、客戶聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。（二）信息錄入1.操作部門在收到審核通過的訂艙申請表后，應(yīng)及時將訂艙相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)。2.錄入的信息應(yīng)與訂艙申請表內(nèi)容一致，包括訂艙號、船名/航班號、提單號、起運港、目的港、預(yù)計開航日期/起飛日期、貨物信息、客戶信息等。（三）信息更新與維護(hù)1.在訂艙業(yè)務(wù)處理過程中，如訂艙信息發(fā)生變更（如貨物數(shù)量調(diào)整、運輸方式變更、目的港更改等），相關(guān)部門應(yīng)及時將變更信息錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并通知其他相關(guān)部門。2.定期對訂艙信息進(jìn)行整理和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時，對已完成的訂艙業(yè)務(wù)信息進(jìn)行歸檔保存，以便查詢和追溯。（四）信息共享1.公司內(nèi)部各部門應(yīng)通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)訂艙信息的共享，以便及時了解訂艙業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)同完成相關(guān)工作。2.未經(jīng)授權(quán)，任何部門和個人不得擅自對外泄露訂艙信息。如因工作需要對外提供訂艙信息，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。五、訂艙風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.業(yè)務(wù)部門、操作部門和物流部門應(yīng)密切關(guān)注訂艙業(yè)務(wù)過程中的各類風(fēng)險，包括但不限于運輸風(fēng)險、市場風(fēng)險、政策風(fēng)險等。2.運輸風(fēng)險主要包括貨物損壞、丟失、延誤運輸?shù)?；市場風(fēng)險主要包括運費波動、艙位緊張等；政策風(fēng)險主要包括海關(guān)政策調(diào)整、檢驗檢疫要求變化等。（二）風(fēng)險評估1.針對識別出的風(fēng)險，各部門應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類分級，確定重點關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域和風(fēng)險事件。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于運輸風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)貨物包裝和防護(hù)措施，選擇信譽良好的承運人，并購買相應(yīng)的保險。同時，建立貨物跟蹤機(jī)制，及時掌握貨物運輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施。2.對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時了解運費行情和艙位情況，合理安排訂艙計劃。與多家承運人建立合作關(guān)系，以便在艙位緊張時能夠靈活調(diào)整訂艙安排。3.對于政策風(fēng)險，應(yīng)及時關(guān)注國家相關(guān)政策法規(guī)的變化，加強(qiáng)與海關(guān)、檢驗檢疫部門的溝通協(xié)調(diào)，確保報關(guān)報檢工作符合政策要求。如遇政策調(diào)整對訂艙業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響，應(yīng)及時調(diào)整業(yè)務(wù)策略，降低風(fēng)險損失。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立訂艙風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對訂艙業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.各部門在訂艙業(yè)務(wù)操作過程中，如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險事件或異常情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。同時，對風(fēng)險事件的處理過程和結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，以便不斷完善風(fēng)險應(yīng)對措施。六、訂艙合同管理（一）合同簽訂1.操作部門在選擇承運人后，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求與承運人簽訂訂艙合同。訂艙合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于貨物運輸條款、運費及支付方式、貨物交接方式、違約責(zé)任等。2.訂艙合同簽訂前，操作部門應(yīng)將合同草案提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。法務(wù)部門審核通過后，方可正式簽訂合同。（二）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，操作部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行訂艙業(yè)務(wù)，確保貨物按時、安全運輸。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇合同條款變更或需要調(diào)整訂艙安排，操作部門應(yīng)及時與承運人協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議或變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂前，同樣需提交法務(wù)部門審核。（三）合同結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)訂艙合同約定的運費及支付方式，及時與承運人進(jìn)行費用結(jié)算。2.在結(jié)算過程中，如發(fā)現(xiàn)費用差異或存在爭議，財務(wù)部門應(yīng)與操作部門、承運人共同核對合同條款和業(yè)務(wù)操作情況，協(xié)商解決辦法。如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。（四）合同存檔1.訂艙合同簽訂后，操作部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件整理歸檔，妥善保存。2.合同存檔期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，以便在需要時能夠及時查閱和追溯。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.人力資源部門應(yīng)定期組織訂艙業(yè)務(wù)相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)知識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于訂艙流程、運輸知識、海關(guān)政策、商務(wù)禮儀等。2.針對新入職員工，應(yīng)進(jìn)行專門的訂艙業(yè)務(wù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其盡快熟悉訂艙業(yè)務(wù)流程和公司相關(guān)制度。3.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和市場變化，適時調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式，確保員工能夠及時掌握最新的訂艙業(yè)務(wù)知識和技能。（二）考核1.建立訂艙業(yè)務(wù)考核機(jī)制，對業(yè)務(wù)部門、操作部門和物流部門員工的訂艙業(yè)務(wù)工作進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括訂艙準(zhǔn)確率、訂艙及時率、客戶滿意度、費用控制等。