員工檔案轉(zhuǎn)移管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司員工檔案的轉(zhuǎn)移管理工作，確保員工檔案的安全、完整和及時流轉(zhuǎn)，維護員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的轉(zhuǎn)移管理，包括員工入職、離職、崗位調(diào)動、內(nèi)部晉升等情況下的檔案轉(zhuǎn)移。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、獎懲情況等。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對員工檔案信息予以保密，防止信息泄露。3.及時性原則：檔案轉(zhuǎn)移工作應(yīng)及時、高效進行，確保員工檔案能夠隨著員工的工作變動及時流轉(zhuǎn)，不影響員工的正常工作和權(quán)益。4.規(guī)范性原則：檔案轉(zhuǎn)移工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行，確保檔案的整理、裝訂、交接等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、員工檔案的內(nèi)容及管理職責(zé)（一）員工檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書：包括最高學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件及學(xué)歷認證報告。3.工作經(jīng)歷：包括以往工作單位名稱、職位、工作時間等。4.勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同原件及續(xù)簽記錄。5.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)成績單等。6.績效考核記錄：歷年績效考核結(jié)果及評價意見。7.獎懲記錄：獲得的獎勵和受到的處罰相關(guān)文件。8.薪資變動記錄：工資調(diào)整、獎金發(fā)放等相關(guān)記錄。9.社會保險及公積金繳納記錄：社保和公積金繳納明細。10.其他相關(guān)材料：如健康體檢報告、職業(yè)資格證書等。（二）管理職責(zé)1.人力資源部門負責(zé)員工檔案的建立、整理、保管和轉(zhuǎn)移工作。定期對員工檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，辦理員工檔案的查閱、借閱手續(xù)。對檔案轉(zhuǎn)移過程中的問題進行協(xié)調(diào)和處理。2.各部門負責(zé)本部門員工檔案材料的收集、整理和報送工作，確保材料的真實、準(zhǔn)確、完整。在員工崗位變動、離職等情況下，及時通知人力資源部門辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，并協(xié)助提供相關(guān)材料。配合人力資源部門做好檔案轉(zhuǎn)移過程中的其他工作。3.檔案管理人員具體負責(zé)員工檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、歸檔、保管等。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案的安全和保密。按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的轉(zhuǎn)移、查閱、借閱等手續(xù)，并做好記錄。三、員工檔案的建立與初始化（一）新員工入職檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)提交學(xué)歷學(xué)位證書、身份證等相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件，人力資源部門進行審核后留存復(fù)印件，并在原件上注明“與原件核對無誤，留存復(fù)印件”字樣，加蓋人力資源部門印章。3.人力資源部門根據(jù)員工提供的信息和材料，建立員工檔案，并為每位員工分配唯一的檔案編號。4.檔案管理人員對新建立的員工檔案進行整理和裝訂，按照檔案內(nèi)容的分類順序排列，確保檔案的整齊、規(guī)范。（二）檔案初始化內(nèi)容補充1.在員工試用期內(nèi)，人力資源部門應(yīng)及時收集員工的培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等材料，補充到員工檔案中。2.員工試用期結(jié)束后，人力資源部門根據(jù)試用期考核結(jié)果，將相關(guān)考核材料歸入員工檔案，并更新檔案中的員工狀態(tài)信息。3.對于員工獲得的獎勵和受到的處罰，相關(guān)部門應(yīng)及時將文件原件或復(fù)印件提交人力資源部門，人力資源部門審核后歸入員工檔案。四、員工檔案的轉(zhuǎn)移流程（一）內(nèi)部調(diào)動檔案轉(zhuǎn)移1.員工因工作需要在公司內(nèi)部進行崗位調(diào)動時，由調(diào)入部門向人力資源部門提交《員工內(nèi)部調(diào)動申請表》。2.人力資源部門審核調(diào)動申請，如無異議，通知調(diào)出部門和調(diào)入部門辦理檔案交接手續(xù)。3.調(diào)出部門檔案管理人員將員工檔案整理好，填寫《員工檔案轉(zhuǎn)移清單》，注明檔案內(nèi)材料明細，與調(diào)入部門檔案管理人員進行交接。4.調(diào)入部門檔案管理人員在接收檔案時，應(yīng)仔細核對《員工檔案轉(zhuǎn)移清單》上的內(nèi)容，確認無誤后簽字接收，并將檔案歸入本部門員工檔案管理。5.人力資源部門更新員工檔案信息中的工作部門和崗位信息。（二）晉升檔案轉(zhuǎn)移1.員工獲得晉升后，人力資源部門根據(jù)晉升決定，對員工檔案進行相應(yīng)調(diào)整。2.將晉升相關(guān)文件材料，如晉升通知、任職文件等歸入員工檔案。3.同時，在檔案中更新員工的職位信息和薪資待遇信息。（三）離職檔案轉(zhuǎn)移1.員工離職時，離職員工所在部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，及時通知人力資源部門。2.人力資源部門檔案管理人員對離職員工檔案進行整理，確保檔案材料齊全、完整。3.根據(jù)員工離職后的去向，辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)：到新單位就業(yè)：員工需提供新單位接收檔案的證明材料，人力資源部門按照規(guī)定的格式和要求，將員工檔案通過機要交通或?qū)Ｈ怂瓦f的方式轉(zhuǎn)至新單位。出國留學(xué)或定居：員工需提供相關(guān)證明材料，人力資源部門將檔案轉(zhuǎn)至當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)機構(gòu)或具備檔案保管資質(zhì)的機構(gòu)。失業(yè)：人力資源部門將檔案轉(zhuǎn)至員工戶籍所在地的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)。4.在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)前，人力資源部門應(yīng)告知離職員工檔案轉(zhuǎn)移的相關(guān)事宜，并要求員工簽署《檔案轉(zhuǎn)移確認書》，確認已了解檔案轉(zhuǎn)移的流程和去向。5.檔案轉(zhuǎn)移完成后，人力資源部門在員工檔案中注明檔案轉(zhuǎn)移情況，并將相關(guān)材料歸檔保存。五、員工檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間。2.查閱申請表需經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意，并報人力資源部門負責(zé)人審批。3.人力資源部門根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)。查閱人員只能在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進行拍照、復(fù)印等操作。4.查閱范圍一般限于與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，如員工基本信息、工作經(jīng)歷、績效考核結(jié)果等。涉及員工個人隱私的材料，如健康體檢報告、獎懲記錄等，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。（二）借閱權(quán)限與范圍1.因特殊原因需要借閱員工檔案的，必須嚴(yán)格履行借閱審批手續(xù)。借閱申請表需經(jīng)所在部門負責(zé)人、人力資源部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、員工檔案的保管與保密（一）保管要求1.公司設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對員工檔案進行分類存放，建立檔案索引和目錄，便于查找和使用。4.電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對員工檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格控制接觸范圍，對涉及員工隱私的信息進行嚴(yán)格保密。3.嚴(yán)禁在非工作時間或非指定地點談?wù)搯T工檔案內(nèi)容，不得在私人通信、社交媒體等渠道傳播員工檔案信息。4.對因工作需要知悉員工檔案信息的人員，進行保密教育，明確保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、員工檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司員工檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)員工檔案信息的電子化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為公司人力資源管理決策提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護：檔案管理人員可以將員工檔案紙質(zhì)材料中的信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案，并實時更新檔案信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檢索與查詢：系統(tǒng)提供多種檢索查詢方式，如按員工姓名、檔案編號、部門、職位等條件進行快速檢索，方便公司內(nèi)部人員根據(jù)工作需要查詢員工檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案查閱、借閱等操作進行嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析：系統(tǒng)能夠?qū)T工檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、工作年限統(tǒng)計等，為公司人力資源規(guī)劃和決策提供數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對系統(tǒng)中的員工檔案數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常進行。（三）信息化管理系統(tǒng)使用與維護1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握員工檔案信息化管理系統(tǒng)的操作方法，按照規(guī)定的流程和要求進行檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計等操作。2.定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)字典和業(yè)務(wù)規(guī)則，以適應(yīng)公司檔案管理工作的變化和發(fā)展。3.加強對系統(tǒng)用戶的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高用戶的操作技能和安全意識，確保系統(tǒng)的正常使用。八、員工檔案轉(zhuǎn)移的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司人力資源部門負責(zé)對員工檔案轉(zhuǎn)移管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查檔案轉(zhuǎn)移流程的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性和保密性等。2.設(shè)立投訴舉報渠道，接受員工對檔案轉(zhuǎn)移管理工作中存在問題的投訴和舉報。對投訴舉報內(nèi)容進行及時調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。（二）檢查內(nèi)容1.檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)是否齊全、規(guī)范，包括申請表、審批表、轉(zhuǎn)移清單等文件的填寫和簽字情況。2.檔案內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確、完整，有無缺失或涂改現(xiàn)象。3.檔案保管是否安全，保管環(huán)境是否符合要求，檔案存放是否有序。4.檔案查閱、借閱手續(xù)是否嚴(yán)格執(zhí)行，有無違規(guī)查閱、借閱或泄露檔案信息的情況。5.員工檔案信息化管理系統(tǒng)的使用和維護情況，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、及時更新。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門或責(zé)任人限期整改。2.對違反檔案轉(zhuǎn)移管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款等。情節(jié)嚴(yán)重的，依法