公司收貨發(fā)貨管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司收貨發(fā)貨流程，確保貨物準確、及時、安全地收發(fā)，提高工作效率，保障公司運營的順暢進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物收貨、發(fā)貨的部門及人員，包括但不限于采購部、倉庫管理部門、銷售部、物流配送部門等。3.基本原則準確性原則：確保所收貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格與訂單一致，發(fā)貨信息準確無誤。及時性原則：及時處理收貨發(fā)貨業(yè)務，避免延誤，確保生產(chǎn)和銷售的順利進行。安全性原則：保障貨物在收發(fā)過程中的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的職責和權限，做到責任到人，便于追溯和管理。二、收貨管理1.收貨準備采購部門在下達采購訂單后，應及時將訂單信息傳遞給倉庫管理部門，以便倉庫做好收貨準備。倉庫管理部門根據(jù)采購訂單，安排合適的收貨區(qū)域和倉位，并準備好收貨所需的工具和設備，如托盤、叉車、計量器具等。倉庫管理人員應熟悉所收貨物的特性、驗收標準和流程，確保能夠準確驗收貨物。2.到貨通知當貨物到達公司時，物流配送人員應及時通知倉庫管理部門，并提供送貨單、發(fā)票等相關單據(jù)。倉庫管理人員在接到到貨通知后，應核對送貨單與采購訂單的一致性，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致，應及時與采購部門或供應商溝通協(xié)調。3.貨物驗收倉庫管理人員按照既定的驗收標準對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格、外觀等。對于數(shù)量的驗收，應采用計數(shù)、稱重、丈量等方法，確保與送貨單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，應做好記錄，并及時與供應商聯(lián)系。對于質量的驗收，應依據(jù)相關質量標準或樣品進行檢驗。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應立即通知采購部門和質量控制部門，共同協(xié)商處理辦法。對于規(guī)格和外觀的驗收，應檢查貨物是否符合訂單要求，有無破損、變形、污漬等情況。驗收合格的貨物，倉庫管理人員應在送貨單上簽字確認，并將貨物按照預定的倉位進行存放。驗收不合格的貨物，應單獨存放，并做好標識，等待進一步處理。4.收貨記錄倉庫管理人員應詳細記錄每筆收貨業(yè)務的相關信息，包括收貨日期、供應商名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量狀況、送貨單號、發(fā)票號等。收貨記錄應及時、準確、完整，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計分析。記錄可以采用紙質臺賬或電子表格的形式進行保存。5.異常處理在收貨過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物與訂單不符、質量問題、包裝破損等異常情況，倉庫管理人員應立即停止收貨，并采取以下措施：及時通知采購部門和供應商，說明異常情況，要求供應商在規(guī)定時間內給予答復和處理意見。對異常貨物進行妥善保管，防止損失擴大。配合采購部門和質量控制部門進行調查和處理，提供相關證據(jù)和信息。對于因供應商原因導致的異常情況，如貨物短缺、質量不合格等，采購部門應根據(jù)合同約定，要求供應商承擔相應的責任，如補貨、換貨、退貨、賠償損失等。對于因運輸過程導致的異常情況，如貨物損壞、丟失等，物流配送部門應負責與物流公司協(xié)商解決，追究物流公司的責任。三、發(fā)貨管理1.發(fā)貨準備銷售部門在接到客戶訂單后，應及時審核訂單信息，確保訂單內容準確無誤。審核內容包括客戶名稱、聯(lián)系方式、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等。銷售部門審核通過后，將訂單信息傳遞給倉庫管理部門，通知倉庫準備發(fā)貨。倉庫管理部門根據(jù)銷售訂單，核對庫存情況，確認是否有足夠的貨物可供發(fā)貨。如庫存不足，應及時通知銷售部門，并與采購部門溝通協(xié)調補貨事宜。倉庫管理人員按照訂單要求，準備好發(fā)貨所需的貨物，并進行包裝、標識等工作。包裝應符合運輸要求，確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.發(fā)貨通知倉庫管理部門在貨物準備好后，應及時通知物流配送部門安排發(fā)貨，并提供發(fā)貨清單，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨地址等信息。物流配送部門在接到發(fā)貨通知后，應根據(jù)貨物的性質、數(shù)量、運輸距離等因素，選擇合適的運輸方式和物流公司，并安排運輸車輛或快遞取件。3.貨物交接物流配送人員在倉庫提貨時，倉庫管理人員應與物流配送人員進行貨物交接。交接內容包括發(fā)貨清單與實物的核對，確保貨物數(shù)量、規(guī)格、質量等與發(fā)貨清單一致。雙方在發(fā)貨清單上簽字確認，完成貨物交接手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)貨物與發(fā)貨清單不符，應及時查明原因，進行處理。倉庫管理人員應協(xié)助物流配送人員將貨物裝車或辦理快遞發(fā)貨手續(xù)，確保貨物安全、準確地發(fā)出。4.發(fā)貨記錄倉庫管理人員和物流配送人員應分別記錄發(fā)貨業(yè)務的相關信息。倉庫管理人員記錄發(fā)貨日期、客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨單號等；物流配送人員記錄運輸單號、運輸方式、物流公司名稱、發(fā)貨時間、預計到達時間等。發(fā)貨記錄應及時、準確、完整，以便后續(xù)查詢和跟蹤貨物運輸情況。記錄可以采用紙質臺賬或電子表格的形式進行保存。5.發(fā)貨跟蹤物流配送部門應建立貨物運輸跟蹤機制，及時掌握貨物的運輸狀態(tài)，確保貨物按時、安全送達客戶手中。物流配送人員應定期向銷售部門反饋貨物運輸情況，如運輸進度、預計到達時間等。如出現(xiàn)運輸延誤、貨物丟失、損壞等異常情況，應及時通知銷售部門和相關部門，并采取措施進行處理。銷售部門應及時將貨物運輸情況反饋給客戶，做好客戶溝通和解釋工作，提高客戶滿意度。四、庫存管理1.庫存盤點倉庫管理部門應定期對庫存貨物進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。盤點前，倉庫管理人員應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。盤點過程中，應采用實地清點、稱重、丈量等方法，對庫存貨物進行逐一核對。盤點結束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，詳細記錄盤點結果，包括賬實差異情況、差異原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，進行調整賬務處理，并追究相關人員的責任。2.庫存預警倉庫管理部門應建立庫存預警機制，設定各類貨物的安全庫存、最低庫存和最高庫存限額。當庫存數(shù)量低于最低庫存限額時，倉庫管理人員應及時通知采購部門補貨；當庫存數(shù)量高于最高庫存限額時，應及時與銷售部門溝通，加快貨物銷售，避免庫存積壓。庫存預警信息可以通過電子表格、庫存管理系統(tǒng)等方式進行實時監(jiān)控和提醒，確保庫存水平保持在合理范圍內。3.庫存保管倉庫管理人員應根據(jù)貨物的特性和保管要求，對庫存貨物進行分類存放，確保貨物安全、完好。對于易燃易爆、有毒有害等危險貨物，應設置專門的存放區(qū)域，并采取相應的安全防護措施，防止發(fā)生安全事故。倉庫應保持良好的通風、防潮、防蟲、防火等條件，定期對庫存貨物進行檢查和維護，確保貨物質量不受影響。建立庫存貨物出入庫登記制度，詳細記錄貨物的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息，便于追溯和管理。五、人員職責1.采購部門職責負責與供應商簽訂采購合同，明確貨物的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準等條款。及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保貨物按時、按質、按量供應。參與貨物的驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質量問題負責與供應商溝通協(xié)商解決。2.倉庫管理部門職責負責倉庫的日常管理工作，包括貨物的出入庫管理、庫存盤點、庫存保管等。根據(jù)采購訂單和銷售訂單，做好貨物的收貨和發(fā)貨準備工作，確保貨物準確、及時收發(fā)。嚴格按照驗收標準對所收貨物進行驗收，對驗收結果負責。建立健全庫存管理制度，定期對庫存貨物進行檢查和維護，確保庫存貨物的安全和完好。負責提供準確的庫存信息，協(xié)助其他部門做好生產(chǎn)、銷售等工作。3.銷售部門職責負責接收客戶訂單，審核訂單信息的準確性和完整性。及時與客戶溝通，了解客戶需求和交貨要求，確?？蛻魸M意度。根據(jù)銷售訂單，協(xié)調倉庫管理部門和物流配送部門做好發(fā)貨工作，跟蹤貨物運輸情況，及時向客戶反饋信息。負責應收賬款的催收工作，確保公司資金及時回籠。4.物流配送部門職責負責選擇合適的運輸方式和物流公司，確保貨物安全、及時送達客戶手中。與倉庫管理部門做好貨物交接工作，確保發(fā)貨清單與實物一致。建立貨物運輸跟蹤機制，及時掌握貨物運輸狀態(tài)，如出現(xiàn)異常情況，應及時通知相關部門并采取措施處理。負責物流費用的結算和報銷工作。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對收貨發(fā)貨流程進行檢查和監(jiān)督，確保各項制度的執(zhí)行到位。監(jiān)督小組應重點檢查收貨發(fā)貨記錄的準確性、完整性，貨物驗收的規(guī)范性，庫存管理的有效性等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。2.考核制度建立收貨發(fā)貨工作考核制度，對涉及收貨發(fā)貨的部門及人員進行考核評價?？己酥笜税üぷ鳒蚀_性、及時性、安全性、客戶滿意度等方面。考核周