公司文件往來管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件往來的規(guī)范化管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的文件往來管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程和要求進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文件的傳遞應(yīng)及時(shí)、迅速，避免延誤，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作能夠及時(shí)得到處理。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件在傳遞過程中的安全，防止文件泄露、丟失或被篡改。4.分級(jí)管理原則：根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，實(shí)行分級(jí)管理，明確不同級(jí)別文件的處理流程和責(zé)任主體。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的各類合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、業(yè)務(wù)報(bào)表等文件。3.技術(shù)文件：公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙、工藝文件、技術(shù)報(bào)告等技術(shù)資料。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。5.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等人事資料。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件編號(hào)：[公司簡稱][年份][文件類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023XZ001，其中“XZ”表示行政文件類別。業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡稱][年份][業(yè)務(wù)板塊代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023YW0102，其中“YW”表示業(yè)務(wù)板塊，“01”表示合同類文件，“02”表示該業(yè)務(wù)板塊下合同文件的順序號(hào)。技術(shù)文件編號(hào)：[公司簡稱][年份][技術(shù)領(lǐng)域代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023JS0305，其中“JS”表示技術(shù)文件類別，“03”表示某技術(shù)領(lǐng)域。財(cái)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡稱][年份][財(cái)務(wù)類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023CW006，其中“CW”表示財(cái)務(wù)文件類別。人事文件編號(hào)：[公司簡稱][年份][人事類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡稱]2023RS012，其中“RS”表示人事文件類別。2.文件類別代碼行政文件：XZ業(yè)務(wù)文件：YW技術(shù)文件：JS財(cái)務(wù)文件：CW人事文件：RS3.業(yè)務(wù)板塊代碼、技術(shù)領(lǐng)域代碼、財(cái)務(wù)類別代碼、人事類別代碼根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況和管理需要，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)制定并報(bào)公司辦公室備案。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，明確文件主題、目的、內(nèi)容、要求等要素，確保文件表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言準(zhǔn)確。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供必要的資料和意見。3.文件起草人應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式模板進(jìn)行撰寫，確保文件格式規(guī)范。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審查，提出修改意見并簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)文件的必要性、可行性、合規(guī)性等進(jìn)行審核，提出審核意見并簽字確認(rèn)。3.審核通過的文件，方可進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。四、文件簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.行政文件一般性行政文件，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要行政文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的行政文件，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。2.業(yè)務(wù)文件一般性業(yè)務(wù)文件，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要業(yè)務(wù)文件，如合同、協(xié)議等，根據(jù)金額大小和重要程度，分別由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長簽發(fā)：合同金額在[X]萬元以下的業(yè)務(wù)文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的業(yè)務(wù)文件，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。合同金額在[X]萬元以上的業(yè)務(wù)文件，由公司董事長簽發(fā)。3.技術(shù)文件一般性技術(shù)文件，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要技術(shù)文件，由公司技術(shù)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.財(cái)務(wù)文件一般性財(cái)務(wù)文件，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要財(cái)務(wù)文件，如年度預(yù)算、決算報(bào)告等，由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.人事文件一般性人事文件，由人事部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要人事文件，如員工晉升、薪酬調(diào)整等文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程文件起草人將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的文件提交給具有簽發(fā)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行最終審核，確認(rèn)無誤后簽字簽發(fā)。五、文件傳遞（一）內(nèi)部傳遞1.紙質(zhì)文件傳遞文件起草部門應(yīng)將簽發(fā)后的紙質(zhì)文件按照文件的緊急程度和重要程度，通過專人送達(dá)、機(jī)要交換、內(nèi)部郵件等方式傳遞給接收部門。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先采用專人送達(dá)的方式，確保文件及時(shí)傳遞；對(duì)于一般性文件，可通過內(nèi)部郵件或機(jī)要交換的方式傳遞。接收部門收到文件后，應(yīng)在文件傳遞登記表上簽字確認(rèn)，并注明接收時(shí)間。2.電子文件傳遞公司內(nèi)部文件傳遞應(yīng)優(yōu)先采用電子文件形式，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行傳遞。文件起草部門應(yīng)將電子文件上傳至公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)相應(yīng)的文件夾中，并按照文件的類別、密級(jí)等進(jìn)行分類管理。接收部門應(yīng)定期登錄公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，及時(shí)查收文件，并在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)簽收。（二）外部傳遞1.紙質(zhì)文件傳遞公司與外部單位之間的紙質(zhì)文件傳遞，應(yīng)通過郵政特快專遞（EMS）、掛號(hào)信、專人送達(dá)等方式進(jìn)行，確保文件傳遞的安全、準(zhǔn)確。對(duì)于重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)采用專人送達(dá)的方式，并要求收件人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。發(fā)件部門應(yīng)在文件傳遞登記表上詳細(xì)記錄文件的發(fā)送日期、收件人、文件名稱、份數(shù)等信息，并留存相關(guān)憑證。2.電子文件傳遞公司與外部單位之間的電子文件傳遞，應(yīng)根據(jù)對(duì)方要求和文件的性質(zhì)，選擇合適的方式進(jìn)行，如電子郵件、光盤刻錄、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等。通過電子郵件傳遞電子文件時(shí)，應(yīng)注意郵件的主題、正文內(nèi)容、附件等信息的準(zhǔn)確性和完整性，并對(duì)重要郵件進(jìn)行加密處理。發(fā)件部門應(yīng)在郵件中注明文件的名稱、份數(shù)、密級(jí)等信息，并要求收件人在收到郵件后及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。六、文件簽收與登記（一）簽收1.接收部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。對(duì)于紙質(zhì)文件，收件人應(yīng)在文件傳遞登記表上簽字確認(rèn)；對(duì)于電子文件，收件人應(yīng)在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)簽收。2.如發(fā)現(xiàn)文件在傳遞過程中出現(xiàn)破損、缺失、錯(cuò)發(fā)等情況，收件人應(yīng)及時(shí)與發(fā)件部門聯(lián)系，說明情況，并要求補(bǔ)發(fā)或更正。（二）登記1.文件簽收后，接收部門應(yīng)按照文件的類別、編號(hào)、標(biāo)題、日期、來源等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括文件名稱、編號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、簽收人、簽收日期等。2.文件登記應(yīng)采用紙質(zhì)臺(tái)賬或電子表格的形式進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，便于查詢和追溯。七、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件的內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免文件傳閱的隨意性。（二）傳閱流程1.文件接收部門應(yīng)按照傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。2.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱登記表上簽字，注明傳閱日期，并及時(shí)將文件傳遞給下一位傳閱人員。3.傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，如有意見或建議，應(yīng)在文件上進(jìn)行批示，并及時(shí)反饋給文件接收部門。4.文件傳閱完畢后，文件接收部門應(yīng)及時(shí)收回文件，并進(jìn)行整理歸檔。八、文件存檔（一）存檔范圍公司所有具有保存價(jià)值的文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件，均應(yīng)進(jìn)行存檔。（二）存檔流程1.文件處理完畢后，文件起草部門或接收部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，將文件整理成冊，編制文件目錄，并移交公司檔案室進(jìn)行存檔。2.檔案室應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的完整性和可讀性。九、文件借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文件的，借閱人應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人持申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，核實(shí)借閱人身份，并將文件借給借閱人。3.借閱人應(yīng)按照借閱期限及時(shí)歸還文件，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞文件，如有丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，可直接到檔案室進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)填寫文件查閱登記表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司保密制度的要求進(jìn)行查閱。3.查閱人員不得將查閱的文件帶出檔案室，如需摘錄或復(fù)印文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。十、文件保密（一）保密措施1.公司應(yīng)加強(qiáng)文件保密管理，制定嚴(yán)格的保密制度，明確文件保密的范圍、責(zé)任和措施。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、人事秘密等重要文件，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格限制知悉范圍。3.文件起草、審核、簽發(fā)、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。4.公司應(yīng)定期對(duì)文件保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保文件保密工作的有效落實(shí)。（二）保密責(zé)任1.文件起草人、審核人、簽發(fā)人、傳遞人、存檔人等對(duì)文件保密負(fù)有直接責(zé)任，如因工作失誤導(dǎo)致文件泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.因工作需要接觸公司機(jī)密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如違反保密協(xié)議，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。十一、文件清理與銷毀（一）清理1.公司應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，及時(shí)清理過期、無用的文件，確保文件的時(shí)效性和有效性。2.文件清理工作由各部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，清理結(jié)果應(yīng)報(bào)公司辦公室備案。