公司零星物料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司零星物料的管理，規(guī)范零星物料的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，提高物料使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門(mén)、各項(xiàng)目涉及的零星物料管理。零星物料是指在生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、維修等過(guò)程中所需的價(jià)值較低、用量較小、不構(gòu)成產(chǎn)品主要實(shí)體的各類物品，如辦公用品、勞保用品、維修配件、工具等。（三）管理原則1.歸口管理原則：公司設(shè)立專門(mén)的部門(mén)或崗位對(duì)零星物料進(jìn)行歸口管理，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)零星物料的各項(xiàng)工作。2.預(yù)算控制原則：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要和預(yù)算安排，合理申報(bào)零星物料需求，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。3.高效實(shí)用原則：在滿足工作需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、使用方便的物料，提高物料使用效率。4.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和規(guī)范，確保零星物料管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、職責(zé)分工（一）歸口管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司零星物料管理制度，并組織實(shí)施。2.匯總各部門(mén)零星物料需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合平衡，編制年度、月度零星物料采購(gòu)計(jì)劃。3.建立和維護(hù)零星物料供應(yīng)商信息庫(kù)，組織供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理。4.負(fù)責(zé)零星物料的采購(gòu)工作，確保采購(gòu)的物料符合質(zhì)量要求和交貨期。5.定期對(duì)公司零星物料庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)處理積壓、報(bào)廢等異常情況。6.監(jiān)督、檢查各部門(mén)零星物料的使用情況，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.根據(jù)工作實(shí)際需要，定期編制本部門(mén)零星物料需求計(jì)劃，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交歸口管理部門(mén)。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)領(lǐng)用零星物料的驗(yàn)收、保管和使用，確保物料的合理使用和安全存放。3.配合歸口管理部門(mén)做好庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，及時(shí)反饋物料使用過(guò)程中的問(wèn)題和需求變化。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核零星物料采購(gòu)計(jì)劃和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算安排。2.對(duì)零星物料的成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和建議。3.監(jiān)督零星物料管理過(guò)程中的資金使用情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)管理（一）需求計(jì)劃申報(bào)1.各使用部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月零星物料需求計(jì)劃提交至歸口管理部門(mén)。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，如有特殊情況需要臨時(shí)采購(gòu)，應(yīng)提前填寫(xiě)《零星物料臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采購(gòu)原因、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交歸口管理部門(mén)。2.歸口管理部門(mén)收到各部門(mén)需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行分析。對(duì)于庫(kù)存充足的物料，原則上不再安排采購(gòu)；對(duì)于庫(kù)存不足且確有需求的物料，納入采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制1.歸口管理部門(mén)根據(jù)匯總后的需求計(jì)劃，編制月度零星物料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，需經(jīng)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇預(yù)算調(diào)整等特殊情況，應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定履行審批程序。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.歸口管理部門(mén)應(yīng)建立和維護(hù)零星物料供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面的資料，并進(jìn)行定期評(píng)估和更新。2.對(duì)于新的采購(gòu)項(xiàng)目，歸口管理部門(mén)應(yīng)從供應(yīng)商信息庫(kù)中選擇不少于[X]家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)內(nèi)容包括物料價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等。3.根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，歸口管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。4.歸口管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和合作機(jī)會(huì)；對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通和整改，情節(jié)嚴(yán)重的，取消其合作資格。（四）采購(gòu)實(shí)施1.歸口管理部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃和簽訂的采購(gòu)合同，組織實(shí)施采購(gòu)工作。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.對(duì)于緊急采購(gòu)的物料，采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)?fù)瓿珊蠹皶r(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)，并將采購(gòu)情況反饋給歸口管理部門(mén)和使用部門(mén)。（五）采購(gòu)驗(yàn)收1.物料到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和歸口管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物料，使用部門(mén)應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退換貨等事宜。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.采購(gòu)的零星物料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單核對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《零星物料入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)日期等內(nèi)容。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物料的類別、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，及時(shí)記錄物料的出入庫(kù)情況。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.歸口管理部門(mén)應(yīng)定期組織倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)公司零星物料庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，原則上每月進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，確保賬物相符。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，檢查物料的質(zhì)量狀況，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧、報(bào)廢等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《零星物料盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、存在問(wèn)題及處理建議。歸口管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行分析和處理，調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。（三）庫(kù)存控制1.歸口管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，合理設(shè)定零星物料的安全庫(kù)存和最高庫(kù)存限額。安全庫(kù)存是為了應(yīng)對(duì)突發(fā)情況而設(shè)定的最低庫(kù)存數(shù)量，最高庫(kù)存限額是為了防止庫(kù)存積壓而設(shè)定的上限。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)密切關(guān)注庫(kù)存動(dòng)態(tài)，當(dāng)庫(kù)存低于安全庫(kù)存時(shí)，及時(shí)通知?dú)w口管理部門(mén)安排采購(gòu)；當(dāng)庫(kù)存高于最高庫(kù)存限額時(shí)，應(yīng)暫停采購(gòu)，并采取促銷、調(diào)配等措施降低庫(kù)存。3.對(duì)于長(zhǎng)期積壓、不再使用或損壞無(wú)法修復(fù)的零星物料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《零星物料報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性。五、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門(mén)人員需要領(lǐng)用零星物料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《零星物料領(lǐng)用單》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.《零星物料領(lǐng)用單》一式三聯(lián)，第一聯(lián)由使用部門(mén)留存，第二聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)管理人員作為發(fā)貨依據(jù)，第三聯(lián)交歸口管理部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的《零星物料領(lǐng)用單》進(jìn)行發(fā)貨，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。發(fā)貨時(shí)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保物料的質(zhì)量和有效期。（二）領(lǐng)用限額1.歸口管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)各部門(mén)的工作性質(zhì)和實(shí)際需求，設(shè)定合理的零星物料領(lǐng)用限額。領(lǐng)用限額應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和預(yù)算情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。2.各部門(mén)領(lǐng)用零星物料的數(shù)量不得超過(guò)當(dāng)月領(lǐng)用限額。如因工作需要超過(guò)限額領(lǐng)用，應(yīng)提前向歸口管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)領(lǐng)用數(shù)量，經(jīng)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可領(lǐng)用。（三）退庫(kù)管理1.對(duì)于領(lǐng)用后未使用或剩余的零星物料，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理退庫(kù)手續(xù)。退庫(kù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《零星物料退庫(kù)單》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、退庫(kù)原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.《零星物料退庫(kù)單》一式三聯(lián)，第一聯(lián)由使用部門(mén)留存，第二聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)管理人員作為收貨依據(jù)，第三聯(lián)交歸口管理部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員收到退庫(kù)物料后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物料的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等與退庫(kù)單一致后，辦理入庫(kù)手續(xù)。六、核算與報(bào)銷管理（一）核算管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)核算辦法，對(duì)零星物料的采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用等情況進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)核算。2.歸口管理部門(mén)應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)零星物料的賬目，確保賬賬相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（二）報(bào)銷管理1.采購(gòu)零星物料發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，報(bào)銷人員應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、領(lǐng)用單等相關(guān)憑證，并填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門(mén)審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)銷。2.對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷。如因特殊情況需要報(bào)銷的，應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定履行審批程序。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)零星物料管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、庫(kù)存管理情況、費(fèi)用報(bào)銷情況等是否符合公司制度和相關(guān)規(guī)定。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查歸口管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)零星物料管理工作的日常檢查，定期或不定期對(duì)各部門(mén)的物料使用情況、庫(kù)存管理情況等進(jìn)行檢查。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，公