公司禮品保管管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司禮品的保管與使用，確保禮品管理的規(guī)范化、制度化，保障公司禮品的安全與完整，充分發(fā)揮禮品在公司業(yè)務(wù)往來(lái)、員工激勵(lì)等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)、員工福利、節(jié)日慶典等場(chǎng)景下涉及的禮品保管與使用。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：公司禮品由指定部門統(tǒng)一保管與調(diào)配，確保管理的一致性和規(guī)范性。規(guī)范流程原則：明確禮品采購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用等各環(huán)節(jié)的操作流程，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。安全保密原則：保障禮品的安全存儲(chǔ)，防止丟失、損壞或泄露信息，對(duì)涉及的敏感禮品信息嚴(yán)格保密。合理使用原則：根據(jù)實(shí)際需求合理安排禮品的使用，注重禮品的實(shí)用性和價(jià)值性，避免浪費(fèi)。二、禮品采購(gòu)管理1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門因業(yè)務(wù)需要采購(gòu)禮品時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)必要性、預(yù)算合理性等。2.采購(gòu)流程行政部門根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，按照公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)操作。優(yōu)先選擇與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)過(guò)程的合法性和規(guī)范性。對(duì)于金額較大的禮品采購(gòu)，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或比價(jià)采購(gòu)，確保采購(gòu)成本的合理性。3.驗(yàn)收與入庫(kù)禮品到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格的禮品，由行政部門負(fù)責(zé)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《禮品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)單一式三聯(lián)，分別由行政部門、財(cái)務(wù)部門和倉(cāng)庫(kù)保管留存。驗(yàn)收不合格的禮品，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等，并做好相關(guān)記錄。三、禮品保管管理1.保管部門與人員職責(zé)公司設(shè)立專門的禮品倉(cāng)庫(kù)，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)禮品的保管工作。倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉禮品管理流程等條件。倉(cāng)庫(kù)保管人員負(fù)責(zé)禮品的日常入庫(kù)、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)等工作，確保禮品的安全與完整。嚴(yán)格執(zhí)行禮品出入庫(kù)登記制度，做到賬物相符。定期對(duì)禮品倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行檢查，包括倉(cāng)庫(kù)的安全設(shè)施、溫濕度控制、禮品存儲(chǔ)狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。2.倉(cāng)庫(kù)環(huán)境要求禮品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合禮品存儲(chǔ)的要求。避免禮品因受潮、受熱、發(fā)霉等原因損壞。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保禮品存儲(chǔ)安全。嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品。對(duì)不同類型、規(guī)格、用途的禮品應(yīng)進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。3.庫(kù)存盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)填寫(xiě)《禮品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《禮品盤盈盤虧報(bào)告》，報(bào)行政部門和財(cái)務(wù)部門審核處理。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)庫(kù)存禮品進(jìn)行調(diào)整，確保賬物一致。同時(shí)，分析庫(kù)存結(jié)構(gòu)，合理控制禮品庫(kù)存水平，避免積壓或缺貨。四、禮品發(fā)放管理1.發(fā)放原則嚴(yán)格按照公司規(guī)定的禮品發(fā)放范圍、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行發(fā)放，確保公平、公正、公開(kāi)。禮品發(fā)放應(yīng)與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、員工福利等實(shí)際需求相結(jié)合，注重禮品的實(shí)用性和針對(duì)性。發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、禮品名稱、數(shù)量等，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。2.發(fā)放流程業(yè)務(wù)禮品發(fā)放業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)往來(lái)需要發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《業(yè)務(wù)禮品發(fā)放申請(qǐng)表》，注明受贈(zèng)單位或個(gè)人名稱、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門審核。行政部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和禮品庫(kù)存情況進(jìn)行審核，審核通過(guò)后開(kāi)具《業(yè)務(wù)禮品發(fā)放通知單》，通知倉(cāng)庫(kù)保管人員發(fā)放禮品。倉(cāng)庫(kù)保管人員按照通知單要求發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括禮品發(fā)放日期、受贈(zèng)單位或個(gè)人名稱、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放人等信息。員工福利禮品發(fā)放人力資源部門根據(jù)公司員工福利計(jì)劃，確定員工福利禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量等，并制定《員工福利禮品發(fā)放方案》。方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。行政部門根據(jù)發(fā)放方案，組織員工福利禮品的采購(gòu)與發(fā)放工作。發(fā)放前，應(yīng)提前通知員工領(lǐng)取時(shí)間和地點(diǎn)。員工領(lǐng)取福利禮品時(shí)，需在《員工福利禮品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。如員工本人無(wú)法親自領(lǐng)取，可委托他人代領(lǐng)，但需提供授權(quán)委托書(shū)。3.特殊情況處理如因特殊原因需要調(diào)整禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)或范圍，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后執(zhí)行，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。對(duì)于已發(fā)放的禮品，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決，并做好相關(guān)記錄。如涉及員工利益，應(yīng)及時(shí)為員工更換禮品或采取其他補(bǔ)償措施。五、禮品使用管理1.使用范圍公司禮品主要用于業(yè)務(wù)往來(lái)、客戶關(guān)系維護(hù)、員工福利、節(jié)日慶典、公司內(nèi)部活動(dòng)等場(chǎng)景。在業(yè)務(wù)往來(lái)中，禮品可用于拜訪客戶、參加商務(wù)活動(dòng)、答謝合作伙伴等，以增進(jìn)公司與客戶及合作伙伴之間的感情，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。在員工福利方面，禮品可作為公司對(duì)員工的關(guān)懷與激勵(lì)，增強(qiáng)員工的歸屬感和忠誠(chéng)度。在節(jié)日慶典、公司內(nèi)部活動(dòng)等場(chǎng)合，禮品可用于營(yíng)造歡樂(lè)氛圍，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。2.使用審批各部門使用禮品時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《禮品使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品使用的場(chǎng)景、對(duì)象、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門審批。行政部門根據(jù)禮品庫(kù)存情況和使用必要性進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可使用。對(duì)于涉及重要客戶或較大金額的禮品使用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.使用監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對(duì)禮品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保禮品按照規(guī)定的用途和范圍使用。定期對(duì)禮品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。各部門應(yīng)配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供禮品使用的相關(guān)信息和資料。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用禮品的情況，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、禮品處置管理1.處置原則禮品處置應(yīng)遵循合理、合規(guī)、節(jié)約的原則，確保禮品得到妥善處理，避免浪費(fèi)和資產(chǎn)流失。對(duì)于已過(guò)保質(zhì)期、損壞無(wú)法使用、不再適用公司業(yè)務(wù)需求等情況的禮品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置。2.處置方式報(bào)廢處理：對(duì)于無(wú)法修復(fù)或已無(wú)使用價(jià)值的禮品，經(jīng)行政部門核實(shí)后，填寫(xiě)《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由行政部門負(fù)責(zé)組織報(bào)廢處理，可采用銷毀、變賣等方式，但需做好相關(guān)記錄。捐贈(zèng)處理：對(duì)于仍有一定使用價(jià)值但公司不再需要的禮品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，可進(jìn)行捐贈(zèng)。捐贈(zèng)前，應(yīng)選擇合法、合規(guī)的受贈(zèng)對(duì)象，并辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)。捐贈(zèng)過(guò)程中，應(yīng)做好禮品交接記錄，包括捐贈(zèng)日期、受贈(zèng)對(duì)象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。變賣處理：對(duì)于部分可變現(xiàn)的禮品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行變賣。變賣應(yīng)通過(guò)正規(guī)渠道進(jìn)行，如公開(kāi)拍賣、委托中介機(jī)構(gòu)等，確保變賣過(guò)程的合法性和公正性。變賣所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.處置記錄行政部門應(yīng)對(duì)禮品處置情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括處置日期、處置方式、處置對(duì)象、處置原因、處置數(shù)量、處置金額等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。七、禮品信息管理1.信息登記行政部門應(yīng)建立禮品信息管理臺(tái)賬，對(duì)公司所有禮品的采購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用、處置等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。臺(tái)賬應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)日期、供應(yīng)商、入庫(kù)日期、保管人員、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放日期、使用場(chǎng)景、處置方式、處置日期等內(nèi)容。對(duì)于每一份禮品，應(yīng)建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容包括禮品采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)放申請(qǐng)表、使用申請(qǐng)表、處置申請(qǐng)表等相關(guān)資料，確保禮品信息的完整性和可追溯性。2.信息查詢與統(tǒng)計(jì)公司內(nèi)部相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，經(jīng)行政部門授權(quán)后查詢禮品信息管理臺(tái)賬和檔案。查詢時(shí)應(yīng)遵守公司信息保密規(guī)定，不得泄露禮品信息。行政部門應(yīng)定期對(duì)禮品信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如禮品采購(gòu)金額、發(fā)放數(shù)量、使用情況、處置情況等，為公司禮品管理決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)禮品保管與使用情況進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品管理是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、浪費(fèi)資產(chǎn)等問(wèn)題。行政部門應(yīng)定期對(duì)禮品倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行自查，檢查禮品保管情況、出入庫(kù)登記記錄、庫(kù)存盤點(diǎn)等工作是否落實(shí)到位。對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給