公司名片制作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司名片的制作、使用與管理，樹立公司良好形象，確保名片信息準確、統(tǒng)一、規(guī)范，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：名片的設計、內容、格式等應符合公司整體形象和規(guī)范要求。2.準確性原則：名片上的信息必須真實、準確、完整，與公司檔案及員工個人信息一致。3.實用性原則：名片的設計應便于攜帶、展示和使用，能夠有效傳達公司及個人關鍵信息。4.嚴肅性原則：員工應妥善保管和使用名片，不得隨意更改名片內容或用于非公司業(yè)務目的。二、名片設計規(guī)范（一）整體風格1.名片設計應體現(xiàn)公司的文化理念、行業(yè)特點和品牌形象，整體風格簡潔、大方、專業(yè)。2.顏色搭配應協(xié)調統(tǒng)一，避免過于花哨或刺眼的色彩組合。一般以公司標準色為主色調，可適當搭配輔助色進行點綴。（二）尺寸規(guī)格名片統(tǒng)一采用標準尺寸：90mm×54mm。特殊情況需使用非標準尺寸時，須經公司管理層批準。（三）內容構成1.公司信息公司名稱：使用公司全稱，字體應清晰、易讀，字號適中，一般位于名片上方顯著位置。公司標志：在名片正面適當位置放置公司標志，標志應清晰、完整，顏色準確，大小適中，不得變形或模糊。公司地址：包括公司注冊地址及實際辦公地址，應詳細準確，便于客戶聯(lián)系。公司電話：提供公司主要聯(lián)系電話，如總機號碼、客服熱線等，確保電話暢通。公司網址：如有公司官方網站，應注明網址，方便客戶獲取更多公司信息。2.個人信息姓名：員工真實姓名，字體應與公司名稱有所區(qū)分，字號適中，位于名片中間位置。職位：明確員工在公司擔任的具體職位，字體清晰，與姓名搭配協(xié)調。聯(lián)系方式：包括手機號碼、電子郵箱等，方便客戶與員工個人溝通聯(lián)系。手機號碼應確保隨時可接通，電子郵箱應使用公司統(tǒng)一分配的地址或常用工作郵箱。（四）排版要求1.名片內容排版應合理、整齊，信息分布均勻，避免出現(xiàn)擁擠或空白過大的情況。2.文字排版應符合閱讀習慣，一般按照從上到下、從左到右的順序排列。重要信息應突出顯示，可適當采用加粗、變色、下劃線等方式，但不宜過多使用，以免影響整體美觀。3.名片兩面均可使用，但內容應保持協(xié)調一致，避免出現(xiàn)重復或矛盾的信息。如兩面都有內容，應合理分配空間，確保兩面整體視覺效果良好。三、名片制作流程（一）申請1.員工因工作需要制作名片時，應填寫《名片制作申請表》（以下簡稱“申請表”），申請表可在公司內部辦公系統(tǒng)下載或向行政部門領取。2.申請表應詳細填寫個人信息，包括姓名、職位、部門、聯(lián)系方式等，同時注明所需名片的數(shù)量、設計要求及使用目的等內容。3.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。部門負責人應確保員工申請制作名片的必要性和信息準確性，并對申請內容的真實性負責。（二）審核1.行政部門收到員工提交的申請表后，對申請信息進行初步審核。審核內容包括申請表填寫是否完整、準確，員工信息是否與公司檔案一致，申請數(shù)量是否合理等。2.對于審核通過的申請，行政部門將申請表提交至公司管理層進行最終審批。審批通過后，申請表將返回行政部門作為制作名片的依據(jù)。3.如申請信息存在問題或不符合要求，行政部門應及時與申請人溝通，要求其補充或修改相關信息，直至審核通過為止。（三）制作1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，選擇具有專業(yè)資質和良好信譽的名片制作供應商進行名片制作。制作供應商應能夠滿足公司對名片質量、設計、工藝等方面的要求。2.行政部門與制作供應商簽訂名片制作合同，明確雙方的權利和義務，包括制作規(guī)格、質量標準、價格、交貨時間、付款方式等條款。合同簽訂后，制作供應商應按照合同約定進行名片制作。3.在名片制作過程中，行政部門應與制作供應商保持密切溝通，及時了解制作進度和質量情況。如發(fā)現(xiàn)問題或需要調整設計方案，應及時與制作供應商協(xié)商解決，確保名片制作符合公司要求。（四）驗收1.名片制作完成后，制作供應商應將名片樣品提交至行政部門進行驗收。行政部門按照本制度規(guī)定的設計規(guī)范和質量標準對名片樣品進行仔細檢查，包括名片的尺寸、顏色、字體、內容、工藝等方面。2.如名片樣品驗收合格，行政部門應在樣品上簽字確認，并通知制作供應商按照樣品進行批量生產。如驗收不合格，行政部門應要求制作供應商限期整改，直至驗收合格為止。3.在批量生產過程中，行政部門應定期對名片生產進度進行跟蹤檢查，確保名片按時、按質、按量完成制作。名片制作完成后，行政部門再次對成品進行抽檢，確保所有名片質量均符合要求。（五）領取與發(fā)放1.名片制作完成并驗收合格后，行政部門通知員工領取名片。員工應在收到通知后的[X]個工作日內到行政部門領取名片，并在《名片領取登記表》上簽字確認。2.員工領取名片時，應仔細核對名片上的個人信息、公司信息及其他內容是否準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向行政部門反饋，以便及時處理。3.員工領取名片后，應妥善保管，按照公司規(guī)定的使用范圍和方式正確使用名片。如需將名片發(fā)放給客戶或合作伙伴，應確保名片發(fā)放數(shù)量合理，避免浪費。四、名片使用規(guī)范（一）使用范圍1.名片主要用于公司業(yè)務往來、商務活動、對外宣傳等場合，作為公司及員工個人的身份標識和信息傳遞工具。2.員工在與客戶、合作伙伴、供應商等進行業(yè)務溝通、洽談、會議、拜訪等活動時，應主動向對方遞上名片，以展示公司形象和個人身份，便于建立聯(lián)系和溝通。（二）遞接名片禮儀1.遞名片遞名片時，應起身站立，面帶微笑，用雙手或右手將名片正面朝向對方，遞給對方，并說“您好，請多關照”等禮貌用語。遞名片的順序一般遵循“先客后主，先低后高”的原則。即先將名片遞給客戶、合作伙伴等外部人員，再遞給公司內部上級領導或同事。如與多人交換名片，應按照一定順序依次進行，切勿跳躍或遺漏。2.接名片接名片時，應立即起身，用雙手或右手接過名片，并認真閱讀名片上的內容，同時點頭示意表示感謝。接過名片后，應將名片妥善放置在名片夾或上衣口袋等合適位置，避免隨意丟棄、折疊或在名片上亂寫亂畫。如需回敬對方名片，應迅速拿出自己的名片遞給對方，并確保遞名片的禮儀規(guī)范。（三）名片信息變更1.員工個人信息如姓名、職位、部門、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時，應及時填寫《名片信息變更申請表》，提交至行政部門。2.行政部門收到變更申請表后，對變更信息進行審核確認，并及時通知制作供應商對名片信息進行修改。3.制作供應商修改名片信息后，應重新制作名片樣品提交至行政部門進行驗收。驗收合格后，按照新的名片信息進行批量生產，并通知員工領取新名片。4.員工應在收到新名片后的[X]個工作日內，將舊名片交回行政部門統(tǒng)一銷毀，以確保對外使用的名片信息準確無誤。（四）名片使用注意事項1.員工應嚴格按照公司規(guī)定的名片設計規(guī)范和內容要求使用名片，不得擅自更改名片上的公司信息、個人信息或其他內容。2.名片僅限于公司業(yè)務使用，不得用于個人非公司業(yè)務目的，如私人交往、推銷個人產品或服務等。3.員工在使用名片過程中，應注意保護名片的整潔和完好，避免名片污損、折皺或丟失。如發(fā)現(xiàn)名片有損壞或丟失情況，應及時向行政部門申請補發(fā)。4.員工離職時，應將個人剩余名片交回行政部門統(tǒng)一處理，不得私自留存或帶走。行政部門應對離職員工交回的名片進行清點和銷毀，防止名片信息泄露。五、名片保管與銷毀（一）保管1.員工領取名片后，應妥善保管名片，建議使用名片夾將名片分類存放，以便于查找和使用。2.名片應放置在安全、干燥、通風的地方，避免名片受潮、發(fā)霉或損壞。同時，應注意防止名片被盜或丟失。3.行政部門應建立名片制作與發(fā)放臺賬，詳細記錄名片的制作申請、審核、制作、領取、發(fā)放等情況，以便于查詢和管理。（二）銷毀1.對于因信息變更、離職等原因不再使用的名片，員工應及時將舊名片交回行政部門。行政部門定期對回收的舊名片進行清理和銷毀，防止名片信息泄露。2.名片銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保名片上的信息無法恢復。一般可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。3.在名片銷毀過程中，行政部門應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程符合相關規(guī)定和要求。銷毀完成后，應填寫《名片銷毀記錄單》，記錄銷毀的名片數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對名片制作、使用與管理情況進行監(jiān)督檢查，確保本制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內容1.名片設計是否符合公司規(guī)范要求，包括整體風格、尺寸規(guī)格、內容構成、排版要求等方面。2.名片制作流程是否規(guī)范，包括申請、審核、制作、驗收、領取與發(fā)放等環(huán)節(jié)是否嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。3.名片使用是否規(guī)范，包括使用范圍、遞接名片禮儀、信息變更、使用注意事項等方面是否符合要求。4.名片保管與銷毀是否妥善，包括保管方式、回收與銷毀流程等方面是否符合規(guī)定。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對公司名片制作、使用與管理情況進行全面檢查，檢查周期為每[X]個月一次。檢查內容包括查看名片樣品、制作與發(fā)放臺賬、《名片領取登記表》、《名片信息變更申請表》、《名片銷毀記錄單》等相關資料，以及實地觀察員工名片使用情況等。2.不定期抽查：行政部門不定期對公司各部門員工名片使用情況進行抽查，抽查內容包括名片信息是否準確、使用是否規(guī)范、保管是否妥善等方面。抽查可通過現(xiàn)場查看員工名片、詢問員工使用情況等方式進行。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時向相關責任人發(fā)出整改通知，要求其限期整改。整改通知應明確指出問題所在、整改要求和整改期限。2.相關責任人應按照整改通知要求認真進行整改，并在規(guī)定期限內將整改情況反饋至行政部門。行政部門對整改