受控文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強公司受控文件的管理，確保文件的準確性、完整性和有效性，保證公司各部門及時獲得所需文件，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有受控文件的收發(fā)、傳遞、使用、保管、歸檔及銷毀等管理活動。（三）職責分工1.行政部負責制定、修訂和完善受控文件收發(fā)管理制度。負責受控文件的統(tǒng)一編號、登記、發(fā)放、回收、歸檔和銷毀等工作。定期對受控文件進行清查、核對，確保文件的完整性和準確性。2.文件編制部門負責本部門受控文件的起草、審核、批準和修訂工作。負責將本部門編制的受控文件及時提交行政部進行登記、編號和發(fā)放。負責對本部門使用的受控文件進行日常管理，確保文件的妥善保管和正確使用。3.文件使用部門負責接收行政部發(fā)放的受控文件，并在文件上加蓋“受控文件”章。按照文件要求組織實施相關(guān)工作，確保文件的有效執(zhí)行。負責本部門受控文件的保管，不得擅自復印、外借或丟失文件。定期對本部門使用的受控文件進行清理，將作廢文件及時交回行政部。二、受控文件的定義與分類（一）定義受控文件是指在公司內(nèi)部具有特定效力，需要嚴格控制其發(fā)放范圍、使用狀態(tài)和版本更新的文件。這些文件通常涉及公司的核心業(yè)務、管理規(guī)定、技術(shù)標準、質(zhì)量體系等重要方面，對公司的正常運營和發(fā)展具有關(guān)鍵影響。（二）分類1.管理文件公司的各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等。董事會、股東會決議等重要文件。2.技術(shù)文件產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、檢驗規(guī)范等。研發(fā)項目相關(guān)的技術(shù)文檔、實驗報告等。3.質(zhì)量文件質(zhì)量管理體系文件，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等。質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量報告等。4.其他文件與公司業(yè)務相關(guān)的合同、協(xié)議、標書等。上級主管部門下發(fā)的涉及公司運營的各類文件。三、受控文件的編號規(guī)則（一）編號原則1.唯一性：每個受控文件都應有唯一的編號，以確保文件的準確識別和管理。2.系統(tǒng)性：編號應具有一定的邏輯性和系統(tǒng)性，便于分類、查詢和追溯。3.穩(wěn)定性：編號一旦確定，在文件的整個生命周期內(nèi)保持不變，除非文件進行重大修訂或重新發(fā)布。（二）編號格式1.管理文件編號：MG[年份][部門代碼][順序號]“MG”表示管理文件?！癧年份]”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字。“[部門代碼]”由行政部統(tǒng)一規(guī)定，代表文件編制部門的代碼。“[順序號]”為該部門當年發(fā)布的管理文件順序編號，從001開始依次遞增。2.技術(shù)文件編號：JS[年份][專業(yè)代碼][順序號]“JS”表示技術(shù)文件?！癧年份]”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字?！癧專業(yè)代碼]”由技術(shù)部門根據(jù)專業(yè)分類統(tǒng)一規(guī)定?！癧順序號]”為該專業(yè)當年發(fā)布的技術(shù)文件順序編號，從001開始依次遞增。3.質(zhì)量文件編號：ZL[年份][文件層次代碼][順序號]“ZL”表示質(zhì)量文件?！癧年份]”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字?！癧文件層次代碼]”：質(zhì)量手冊為“SC”，程序文件為“CX”，作業(yè)指導書為“ZD”等。“[順序號]”為該層次當年發(fā)布的質(zhì)量文件順序編號，從001開始依次遞增。4.其他文件編號：QT[年份][文件類型代碼][順序號]“QT”表示其他文件。“[年份]”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字。“[文件類型代碼]”：合同為“HT”，協(xié)議為“XY”，標書為“BS”等?！癧順序號]”為該類型當年發(fā)布的其他文件順序編號，從001開始依次遞增。四、受控文件的起草與審核（一）起草要求1.文件編制部門應根據(jù)工作需要和相關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范，結(jié)合公司實際情況起草受控文件。2.起草的文件應內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言準確，符合公司的格式要求和風格。3.文件中應明確文件的目的、適用范圍、職責、工作程序、相關(guān)記錄等內(nèi)容，確保文件具有可操作性。（二）審核流程1.文件起草完成后，起草人應將文件提交本部門負責人進行初審。初審主要審核文件內(nèi)容是否符合部門工作實際，是否與相關(guān)制度和規(guī)定相協(xié)調(diào)，格式是否規(guī)范等。2.經(jīng)部門負責人初審通過后，文件應提交行政部進行編號登記，并送相關(guān)部門會簽。會簽部門應從文件的整體協(xié)調(diào)性、與本部門工作的關(guān)聯(lián)性等方面進行審核，并提出意見和建議。3.會簽完成后，文件由行政部匯總各方意見，反饋給文件編制部門進行修改完善。修改后的文件再次提交行政部審核，審核通過后報公司領導批準。五、受控文件的批準與發(fā)布（一）批準1.公司領導根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，對審核通過的受控文件進行批準。2.重要的管理文件、技術(shù)文件和質(zhì)量文件需經(jīng)總經(jīng)理批準；一般性文件可由分管領導批準。（二）發(fā)布1.行政部根據(jù)公司領導的批準意見，對受控文件進行排版、印刷，并加蓋“受控文件”章。2.行政部按照文件規(guī)定的發(fā)放范圍，將受控文件發(fā)放到各文件使用部門，并填寫《受控文件發(fā)放登記表》。發(fā)放登記表應包括文件編號、文件名稱、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息。3.文件使用部門收到受控文件后，應在《受控文件發(fā)放登記表》上簽字確認，并在文件上加蓋“受控文件”章。六、受控文件的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.行政部按照文件規(guī)定的發(fā)放范圍，將受控文件發(fā)放到各文件使用部門。發(fā)放范圍應根據(jù)文件的性質(zhì)和使用需求確定，確保相關(guān)部門和人員能夠及時獲得所需文件。2.對于需要發(fā)放給外部單位的受控文件，行政部應按照公司對外文件管理規(guī)定進行審批和發(fā)放，并做好記錄。3.受控文件原則上應發(fā)放原件，如因特殊情況需要發(fā)放復印件的，復印件應加蓋“受控文件”章，并注明“此復印件與原件一致”字樣。（二）回收1.當受控文件修訂、作廢或不再使用時，行政部應及時通知文件使用部門回收文件。2.文件使用部門應在接到回收通知后，將本部門的受控文件及時交回行政部，并填寫《受控文件回收登記表》?；厥盏怯洷響ㄎ募幪枴⑽募Q、回收部門、回收日期等信息。3.行政部對回收的受控文件進行核對和登記，確?；厥盏奈募暾麩o缺。對于未按時交回的文件，行政部應進行催交，并記錄相關(guān)情況。七、受控文件的使用與保管（一）使用1.文件使用部門應按照文件要求組織實施相關(guān)工作，確保文件的有效執(zhí)行。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不明確之處，應及時與文件編制部門或行政部溝通。2.受控文件不得擅自復印、外借或轉(zhuǎn)讓給其他部門或個人。如因工作需要確需復印、外借的，應按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.文件使用部門應定期對本部門使用的受控文件進行清理，確保文件的有效性和適用性。對于已作廢或不再使用的文件，應及時交回行政部。（二）保管1.文件使用部門應指定專人負責本部門受控文件的保管工作，確保文件存放安全、有序，便于查閱。2.受控文件應存放在干燥、通風、防火、防潮的場所，避免文件受損、丟失或泄密。3.對于電子受控文件，應進行備份存儲，并設置訪問權(quán)限，防止文件被非法修改或刪除。八、受控文件的修訂與廢止（一）修訂1.當受控文件所依據(jù)的法律法規(guī)、標準規(guī)范發(fā)生變化，公司業(yè)務調(diào)整或文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題時，文件編制部門應及時對文件進行修訂。2.文件修訂時，編制部門應填寫《受控文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交行政部進行編號登記，并送相關(guān)部門會簽。3.會簽完成后，文件編制部門根據(jù)各方意見對文件進行修改完善，修改后的文件再次提交行政部審核，審核通過后報公司領導批準。4.行政部根據(jù)公司領導的批準意見，對修訂后的受控文件進行排版、印刷，并按照發(fā)放程序發(fā)放到各文件使用部門。同時，收回原文件，并在原文件上加蓋“作廢”章。（二）廢止1.當受控文件已不再適用或被新的文件替代時，文件編制部門應填寫《受控文件廢止申請表》，說明廢止的原因和文件編號等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交行政部進行登記。2.行政部對申請廢止的文件進行審核確認后，發(fā)布文件廢止通知，并收回相關(guān)文件。對于已廢止的文件，應進行妥善保管，以備查閱。3.已廢止的受控文件不得再在公司內(nèi)部使用，如需查閱，應經(jīng)行政部批準，并在指定地點查閱。九、受控文件的歸檔與查閱（一）歸檔1.行政部應定期對受控文件進行歸檔整理，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。歸檔的文件應包括文件的原件、修訂記錄、發(fā)放登記表、回收登記表等相關(guān)資料。2.歸檔文件應按照文件編號順序進行排列，并存放在專門的檔案柜或電子存儲設備中。檔案柜應標明文件類別、年份等信息，便于查找。3.電子歸檔文件應建立相應的索引目錄，以便快速檢索和查詢。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱受控文件時，應填寫《受控文件查閱申請表》，注明查閱文件的編號、名稱、查閱目的等信息。申請表經(jīng)部門負責人批準后，到行政部查閱。2.行政部應按照申請表的要求，提供相應的受控文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、文件編號、文件名稱等信息。3.查閱受控文件時，查閱人不得在文件上涂改、標記或損壞文件。如需復印文件，應按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.外部單位因工作需要查閱公司受控文件時，應按照公司對外文件查閱管理規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在行政部指定的地點查閱。查閱過程中，行政部應安排專人陪同，確保文件安全。十、受控文件的銷毀（一）銷毀條件1.已廢止的受控文件，在經(jīng)過一定期限的保管后，如確無保存價值，可進行銷毀。2.因文件內(nèi)容涉及公司機密，且已不再需要使用的文件，經(jīng)公司領導批準后，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.文件使用部門或行政部填寫《受控文件銷毀申請表》，說明銷毀文件的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交行政部。2.行政部對申請銷毀的文件進行審核確認后，組織相關(guān)人員對文件進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、