關(guān)于公司開會管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。本制度旨在明確會議的組織、流程、要求等方面的規(guī)范，使公司各級會議能夠有序進(jìn)行，充分發(fā)揮會議在溝通信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題、決策制定等方面的作用，促進(jìn)公司整體運(yùn)營的高效與順暢。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，精簡議程，突出重點(diǎn)，解決實際問題，避免形式主義和冗長拖沓。2.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程，準(zhǔn)備充分的資料，確保參會人員對會議內(nèi)容有清晰的了解，提高會議效率。3.溝通協(xié)作原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分溝通，加強(qiáng)協(xié)作，共同探討解決方案，形成共識，推動工作順利開展。4.嚴(yán)格紀(jì)律原則：參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時參會，認(rèn)真傾聽，不得隨意打斷他人發(fā)言，不得在會議期間從事與會議無關(guān)的事情。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]召開一次，具體時間為[具體時間]。如遇節(jié)假日或特殊情況，提前或順延至合適時間召開。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人。3.會議內(nèi)容各部門負(fù)責(zé)人匯報上周工作進(jìn)展、本周工作計劃及需要協(xié)調(diào)解決的問題。公司高層領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)上周公司整體運(yùn)營情況，對本周重點(diǎn)工作進(jìn)行部署。討論公司重大事項、決策及相關(guān)政策的執(zhí)行情況。4.會議組織行政部負(fù)責(zé)會議的通知、場地安排、會議記錄等工作。會議通知應(yīng)提前[X]天發(fā)送至參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點(diǎn)、議程等。參會人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好上周工作匯報材料及本周工作計劃，匯報內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出。（二）部門會議1.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周至少召開一次。2.參會人員：部門全體成員。3.會議內(nèi)容部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司例會精神，部署部門本周工作任務(wù)。各崗位人員匯報工作進(jìn)展、存在的問題及解決方案。討論部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)、流程優(yōu)化等事項。4.會議組織部門自行確定會議時間、地點(diǎn)，并提前通知本部門成員。部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會議的主持和組織，確保會議圍繞部門工作目標(biāo)有序進(jìn)行。會議結(jié)束后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，并傳達(dá)給部門成員。（三）專項工作會議1.會議周期：根據(jù)專項工作的進(jìn)展情況適時召開，由專項工作負(fù)責(zé)人確定會議時間和參會人員。2.參會人員：與專項工作相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人、工作人員及其他相關(guān)人員。3.會議內(nèi)容專項工作負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展、取得的成果、存在的問題及下一步工作計劃。參會人員針對專項工作進(jìn)行討論，提出意見和建議，共同研究解決方案。明確專項工作的責(zé)任分工、時間節(jié)點(diǎn)及質(zhì)量要求。4.會議組織專項工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括確定會議主題、議程、參會人員名單等，并提前通知參會人員。會議期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，形成專項工作會議紀(jì)要，經(jīng)專項工作負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給相關(guān)人員。（四）臨時會議1.會議周期：根據(jù)公司實際工作需要，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門發(fā)起，隨時召開。2.參會人員：根據(jù)會議主題和目的確定參會人員。3.會議內(nèi)容：主要針對突發(fā)情況、緊急問題或需要及時溝通協(xié)調(diào)的事項進(jìn)行討論和決策。4.會議組織發(fā)起部門或領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)會議的通知和組織工作，應(yīng)在最短時間內(nèi)通知到參會人員。會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容準(zhǔn)備必要的資料，確保會議能夠高效進(jìn)行。三、會議流程（一）會前準(zhǔn)備1.確定會議主題和目的：會議發(fā)起部門或負(fù)責(zé)人應(yīng)明確會議要解決的問題、達(dá)成的目標(biāo)，確定會議主題。2.制定會議議程：根據(jù)會議主題和目的，合理安排會議議程，確保會議內(nèi)容緊湊、有序。議程應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員做好準(zhǔn)備。3.準(zhǔn)備會議資料：根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報告、數(shù)據(jù)等資料，提前發(fā)放給參會人員，使其對會議內(nèi)容有初步了解。4.通知參會人員：按照會議要求，提前將會議時間、地點(diǎn)、議程、資料等信息通知參會人員，確保參會人員能夠按時參會。對于重要會議，應(yīng)進(jìn)行電話或當(dāng)面確認(rèn)。5.安排會議場地：根據(jù)參會人數(shù)和會議類型，選擇合適的會議場地，并提前進(jìn)行布置，確保會議設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。6.準(zhǔn)備會議設(shè)備：調(diào)試好投影儀、音響、麥克風(fēng)等會議設(shè)備，確保會議能夠順利進(jìn)行。（二）會中管理1.簽到入場：參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，在簽到處簽到入場。會議組織人員應(yīng)檢查參會人員的簽到情況，確保參會人員按時參會。2.會議開場：會議主持人應(yīng)準(zhǔn)時宣布會議開始，介紹會議主題、目的、議程及參會人員。簡要回顧上次會議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況。3.會議發(fā)言：按照會議議程，依次進(jìn)行會議發(fā)言。發(fā)言人員應(yīng)緊扣主題，簡潔明了地闡述觀點(diǎn)、匯報工作、提出問題或建議。其他參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽，不得隨意打斷發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在發(fā)言結(jié)束后禮貌地提出。4.討論交流：對于需要討論的議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行充分的討論和交流。鼓勵參會人員積極發(fā)表意見，分享經(jīng)驗，共同探討解決方案。討論過程中，應(yīng)注意控制節(jié)奏，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。5.會議記錄：會議組織人員應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，確保能夠真實反映會議情況。6.決策形成：對于會議討論的事項，如需做出決策，應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，按照公司決策程序進(jìn)行表決。表決結(jié)果應(yīng)記錄在案，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)。7.會議總結(jié)：會議主持人應(yīng)對會議進(jìn)行總結(jié)，明確會議達(dá)成的成果、決議事項及下一步工作安排。強(qiáng)調(diào)會議重點(diǎn)和注意事項，確保參會人員對會議內(nèi)容有清晰的理解和認(rèn)識。（三）會后跟進(jìn)1.會議紀(jì)要整理與發(fā)布：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。2.決議事項執(zhí)行：各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決議，認(rèn)真落實各項工作任務(wù)，制定具體的工作計劃，并按時匯報工作進(jìn)展情況。相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對決議事項執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保決議事項得到有效執(zhí)行。3.問題反饋與協(xié)調(diào)：在決議事項執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任部門應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門反饋，尋求協(xié)調(diào)和支持。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決問題，確保工作順利推進(jìn)。4.會議效果評估：定期對會議效果進(jìn)行評估，收集參會人員對會議組織、內(nèi)容、效率等方面的意見和建議。根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會議管理工作，提高會議質(zhì)量和效率。四、會議紀(jì)律（一）參會紀(jì)律1.參會人員應(yīng)提前安排好工作，確保能夠按時參會。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排合適的人員代為參會。2.參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，不得遲到、早退。會議期間，不得擅自離開會場。如有緊急情況需要離開，應(yīng)向會議主持人請假。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽會議內(nèi)容，不得在會議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡或從事其他與會議無關(guān)的事情。4.參會人員應(yīng)積極發(fā)言，表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，但不得打斷他人發(fā)言，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。5.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密規(guī)定，對于會議討論的機(jī)密事項、未公開的信息等，不得泄露給無關(guān)人員。（二）會議組織紀(jì)律1.會議組織人員應(yīng)認(rèn)真做好會議的籌備工作，確保會議按時召開，會議資料齊全，會議設(shè)備正常運(yùn)行。2.會議組織人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行會議組織，不得隨意更改會議議程或拖延會議時間。3.會議組織人員應(yīng)認(rèn)真做好會議記錄，確保會議記錄準(zhǔn)確、完整、清晰。會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，并發(fā)送給相關(guān)人員。4.會議組織人員應(yīng)妥善保管會議資料，不得遺失或泄露會議資料。對于會議形成的決議、文件等，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。五、會議資料管理（一）資料收集1.會議發(fā)起部門或負(fù)責(zé)人應(yīng)提前收集與會議主題相關(guān)的資料，包括文件、報告、數(shù)據(jù)、案例等。2.參會人員應(yīng)按照會議通知要求，提前準(zhǔn)備好個人發(fā)言所需的資料，并在會議前提交給會議組織人員。（二）資料整理與歸檔1.會議組織人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時對會議資料進(jìn)行整理，將會議記錄、會議紀(jì)要、決議文件、發(fā)言材料等進(jìn)行分類整理。2.整理后的會議資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。對于重要會議的資料，應(yīng)長期保存。（三）資料查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議資料，應(yīng)填寫《會議資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會議資料時，應(yīng)在檔案管理部門指定