公司文秘工作管理制度一、總則（一）目的為了加強公司文秘工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，提高文秘工作效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的文秘工作人員。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文秘工作要嚴格遵循國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及行業(yè)標準，確保文件、資料等的準確性和規(guī)范性。2.及時高效原則：及時處理各類文件、信息，提高工作效率，確保各項工作按時完成。3.保密安全原則：嚴格遵守公司保密制度，確保公司機密信息不泄露，保障公司信息安全。4.服務至上原則：樹立服務意識，為公司領(lǐng)導、各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。二、文秘工作職責（一）文件管理1.負責公司各類文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作。2.對公司文件進行分類、編號、登記，建立文件管理臺賬，確保文件的完整性和可查性。3.及時傳達、貫徹上級文件精神，督促各部門落實文件要求。（二）會議組織1.負責公司各類會議的組織籌備工作，包括會議通知、場地安排、資料準備等。2.做好會議記錄，整理會議紀要，及時傳達會議精神。3.對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保會議決策得到有效落實。（三）信息處理1.收集、整理、分析公司內(nèi)外部信息，為公司領(lǐng)導決策提供參考依據(jù)。2.負責公司信息的發(fā)布與傳播，及時更新公司網(wǎng)站、宣傳欄等信息平臺。3.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和市場信息，為公司業(yè)務發(fā)展提供信息支持。（四）檔案管理1.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全與完整。3.按照檔案管理規(guī)定，定期對檔案進行鑒定、銷毀等工作。（五）印章管理1.負責公司印章的保管、使用登記工作。2.嚴格按照公司印章使用審批程序，辦理印章使用手續(xù)，確保印章使用安全。3.定期對印章進行檢查、維護，確保印章清晰、完好。（六）接待工作1.負責公司來訪客人的接待安排，包括迎送、食宿、交通等。2.協(xié)助公司領(lǐng)導做好對外聯(lián)絡(luò)和公關(guān)工作，樹立公司良好形象。3.對重要接待活動進行總結(jié)，不斷提高接待工作水平。（七）其他工作1.完成公司領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務。2.協(xié)助其他部門做好相關(guān)工作，提供必要的支持與服務。三、文件管理規(guī)定（一）文件起草1.文秘人員應根據(jù)工作需要，按照公司領(lǐng)導要求或相關(guān)部門意見起草文件。2.文件內(nèi)容應主題明確、條理清晰、語言簡潔、格式規(guī)范。3.涉及重要事項、政策法規(guī)等文件，起草后應經(jīng)相關(guān)部門審核把關(guān)。（二）文件審核1.文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內(nèi)容的準確性、完整性和合規(guī)性。2.初審通過后，將文件送分管領(lǐng)導審核，分管領(lǐng)導應從政策法規(guī)、業(yè)務角度等方面進行全面審核，并提出修改意見。3.涉及多個部門的文件，應組織相關(guān)部門進行會審，充分征求各方意見。（三）文件印發(fā)1.文件經(jīng)審核通過后，文秘人員應按照公司發(fā)文流程進行編號、排版、印制。2.文件印制完成后，應進行校對，確保文件內(nèi)容準確無誤。3.根據(jù)文件發(fā)放范圍，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放登記。（四）文件歸檔1.文件辦理完畢后，文秘人員應及時將文件原件及相關(guān)資料進行整理歸檔。2.歸檔文件應按照類別、時間順序進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.定期對歸檔文件進行清查，確保文件的完整性和準確性。（五）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱原因、借閱時間等。2.經(jīng)部門負責人或分管領(lǐng)導批準后，到文秘人員處辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘抄、涂改文件內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應及時歸還文件。（六）文件保密1.文秘人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件進行嚴格保密。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不得擅自將公司文件帶出公司或泄露給無關(guān)人員。3.對已作廢或不再使用的文件，應按照規(guī)定進行銷毀處理，防止文件信息泄露。四、會議組織管理規(guī)定（一）會議計劃1.每年年初，文秘人員應根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等。2.會議計劃應報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行，如有變動應及時調(diào)整并重新審批。（二）會議籌備1.根據(jù)會議計劃，提前做好會議籌備工作，包括會議通知、場地預訂、資料準備、設(shè)備調(diào)試等。2.會議通知應提前發(fā)送給參會人員，明確會議時間、地點、議程、要求等事項，確保參會人員按時參加會議。3.準備好會議所需的文件、資料、文具等物品，調(diào)試好會議設(shè)備，如投影儀、音響等，確保會議順利進行。（三）會議記錄1.會議期間，文秘人員應認真做好會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、討論情況、決議事項等。2.會議記錄應準確、完整、清晰，采用專用的會議記錄本進行記錄，不得隨意涂改。3.會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要初稿。（四）會議紀要1.會議紀要應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成，經(jīng)文秘部門負責人審核后報公司領(lǐng)導審批。2.會議紀要應突出會議重點，準確概括會議討論情況和決議事項，語言簡潔明了。3.會議紀要經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，應及時印發(fā)給參會人員和相關(guān)部門，并跟蹤檢查會議決議的執(zhí)行情況。（五）會議保密1.嚴格遵守會議保密制度，對會議討論的機密事項進行嚴格保密。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不得擅自將會議內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.會議結(jié)束后，及時清理會議現(xiàn)場，妥善保管會議文件和資料。五、信息處理管理規(guī)定（一）信息收集1.文秘人員應通過多種渠道收集公司內(nèi)外部信息，包括公司文件、工作匯報、行業(yè)動態(tài)、市場信息等。2.建立信息收集網(wǎng)絡(luò)，加強與各部門的溝通聯(lián)系，定期收集各部門的工作信息和業(yè)務數(shù)據(jù)。3.關(guān)注行業(yè)網(wǎng)站、新聞媒體等信息來源，及時獲取與公司相關(guān)的重要信息。（二）信息整理1.對收集到的信息進行分類整理，按照信息的性質(zhì)、來源、時間等進行歸檔。2.對信息進行篩選、分析，提取有價值的信息，為公司領(lǐng)導決策提供參考依據(jù)。3.定期對信息進行匯總，形成信息簡報或分析報告，向公司領(lǐng)導和相關(guān)部門報送。（三）信息發(fā)布1.負責公司網(wǎng)站、宣傳欄等信息平臺的內(nèi)容更新與維護。2.按照公司信息發(fā)布審批程序，對發(fā)布的信息進行審核把關(guān)，確保信息內(nèi)容準確、合法、合規(guī)。3.及時發(fā)布公司重要文件、會議精神、工作動態(tài)等信息，提高公司信息透明度。（四）信息保密1.嚴格遵守公司信息保密制度，對涉及公司機密的信息進行嚴格保密。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不得擅自將公司信息泄露給無關(guān)人員。3.加強對信息發(fā)布平臺的安全管理，防止信息被非法獲取或篡改。六、檔案管理規(guī)定（一）檔案分類1.公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別。2.行政檔案包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等；人事檔案包括員工個人信息、勞動合同、培訓記錄、考核結(jié)果等；財務檔案包括會計憑證、賬簿、報表等；業(yè)務檔案包括項目資料、合同協(xié)議、客戶信息等。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理規(guī)定及時將檔案移交文秘部門。2.文秘部門應定期對各部門移交的檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整性和準確性。3.對重要活動、重大項目等形成的檔案，應及時進行收集整理，確保檔案資料齊全。（三）檔案整理1.文秘人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.對檔案進行編號、編目，建立檔案目錄清單，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案進行修復、復制，確保檔案的完整性。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。（五）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案名稱、查閱原因、查閱時間等。2.經(jīng)部門負責人或分管領(lǐng)導批準后，到文秘人員處辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。（六）檔案銷毀1.對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。七、印章管理規(guī)定（一）印章保管1.公司印章由文秘部門指定專人負責保管，實行專人專柜保管制度。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得擅自將印章交他人保管或帶出公司。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應及時報告公司領(lǐng)導，并采取相應措施。（二）印章使用1.公司印章的使用必須嚴格按照公司印章使用審批程序進行，未經(jīng)批準不得擅自使用。2.使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的名稱、用途、使用時間、使用部門等，并經(jīng)相關(guān)部門負責人或分管領(lǐng)導審批。3.印章保管人員應認真核對《印章使用申請表》的審批情況，確認無誤后，方可加蓋印章。4.加蓋印章時，應確保印章端正、清晰，不得模糊不清或加蓋在空白處。（三）印章登記1.建立印章使用登記臺賬，對印章的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用部門、使用事由、審批人等。2.印章使用登記臺賬應定期進行核對，確保登記內(nèi)容準確無誤。3.印章使用登記臺賬應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（四）印章停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因，需要停用印章的，應及時通知各部門，并發(fā)布印章停用公告。2.印章停用后，應及時將印章交回公司文秘部門，由文秘部門統(tǒng)一保管。3.對停用的印章，應進行封存或銷毀處理，防止印章被非法使用。八、接待工作管理規(guī)定（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪客人，提供周到的服務。2.對口接待原則：根據(jù)來訪客人的目的和性質(zhì)，安排相應的部門或人員進行接待。3.勤儉節(jié)約原則：在接待工作中，注重節(jié)約，合理安排接待費用。（二）接待準備1.接到來訪通知后，文秘人員應及時了解來訪客人的基本情況，包括姓名、職務、人數(shù)、來訪目的、來訪時間等。2.根據(jù)來訪客人的情況，制定接待方案，明確接待安排，包括迎送、食宿、交通、會議安排等。3.提前做好接待準備工作，如預訂酒店、安排車輛、準備資料、布置會議室等。（三）接待實施1.按照接待方案，做好來訪客人的迎送工作，安排專人負責接送客人。2.為來訪客人提供舒適、便捷的食宿條件，確?？腿松钣淇?。3.組織好會議或活動，安排專人負責會議記錄、攝影等工作。4.陪同來訪客人參觀公司，介紹公司情況，展示公司形象。（四）接待總結(jié)1.接待工作結(jié)束后，文秘人員應及時對接待工作進行總結(jié)，收集來訪客人的意見和建議。2.對接待工作中存在的問題進行分析，提出改進措施，不斷提高接待工作水平。3.將接待工作總結(jié)報告報公司領(lǐng)導審閱，并歸檔保存。九、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括文件處理、會議組織、信息處理、檔案管理、印章管理、接待工作等方面的工作完成情況。2.工作態(tài)度：包括責任心、敬業(yè)精神、團隊協(xié)作精神等方面的表現(xiàn)。3.工作能力：包括溝通協(xié)調(diào)能力、文字表達能力、組織管理能力等方面的水平。（二）考核方式1.定期考核：每季度進行一次定期考核，由文秘部門負責人對文秘人員的工