公司宣傳資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳資料的管理，規(guī)范宣傳資料的制作、使用、保存及更新流程，確保宣傳資料的準(zhǔn)確性、一致性和時(shí)效性，提升公司形象和品牌影響力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在公司宣傳活動(dòng)、業(yè)務(wù)推廣、客戶溝通等工作中涉及的各類宣傳資料，包括但不限于宣傳冊、海報(bào)、宣傳單頁、產(chǎn)品手冊、視頻資料、電子文檔等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：宣傳資料的內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：宣傳資料所傳達(dá)的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，不得夸大或虛假宣傳。3.一致性原則：宣傳資料的風(fēng)格、標(biāo)識(shí)、色彩等應(yīng)與公司整體形象保持一致，確保品牌形象的連貫性和穩(wěn)定性。4.時(shí)效性原則：及時(shí)更新宣傳資料內(nèi)容，反映公司最新動(dòng)態(tài)、產(chǎn)品信息及業(yè)務(wù)進(jìn)展，保證宣傳資料的時(shí)效性。二、職責(zé)分工（一）宣傳部門1.負(fù)責(zé)公司宣傳資料的整體規(guī)劃與設(shè)計(jì)，制定年度宣傳資料制作計(jì)劃。2.組織協(xié)調(diào)宣傳資料的制作工作，包括文案撰寫、圖片拍攝與處理、排版設(shè)計(jì)等。3.審核宣傳資料的內(nèi)容和設(shè)計(jì)稿，確保符合公司品牌形象和宣傳要求。4.負(fù)責(zé)宣傳資料的發(fā)布、分發(fā)及存檔管理，定期對宣傳資料的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（二）各業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，向宣傳部門提出宣傳資料制作申請，并提供相關(guān)素材和信息。2.配合宣傳部門進(jìn)行宣傳資料的內(nèi)容審核，確保資料準(zhǔn)確反映本部門業(yè)務(wù)情況。3.負(fù)責(zé)本部門宣傳資料的領(lǐng)取、使用和保管，按照規(guī)定流程進(jìn)行發(fā)放和回收。（三）其他部門1.協(xié)助宣傳部門提供宣傳資料制作所需的相關(guān)數(shù)據(jù)、案例及其他支持材料。2.在公司組織的各類宣傳活動(dòng)中，配合宣傳部門做好宣傳資料的發(fā)放和使用工作。（四）公司管理層1.審批年度宣傳資料制作計(jì)劃及重大宣傳項(xiàng)目方案。2.對宣傳資料的整體方向和重要內(nèi)容進(jìn)行指導(dǎo)和決策。三、宣傳資料制作流程（一）需求提出1.各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)推廣、市場活動(dòng)、客戶拜訪等工作需要，提前填寫《宣傳資料制作申請表》，詳細(xì)說明制作目的、內(nèi)容要求、數(shù)量、交付時(shí)間等信息，并附上相關(guān)素材和參考資料。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至宣傳部門。（二）項(xiàng)目立項(xiàng)1.宣傳部門收到申請表后，對需求進(jìn)行評估和審核。對于符合公司宣傳策略和業(yè)務(wù)需求的項(xiàng)目，予以立項(xiàng)，并確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及質(zhì)量要求等，制定詳細(xì)的項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃。（三）內(nèi)容創(chuàng)作1.文案撰寫：宣傳部門文案人員根據(jù)項(xiàng)目需求和相關(guān)素材，撰寫宣傳資料的文字內(nèi)容。文案應(yīng)突出公司優(yōu)勢、產(chǎn)品特點(diǎn)、服務(wù)價(jià)值等關(guān)鍵信息，語言簡潔明了、生動(dòng)形象，符合目標(biāo)受眾的閱讀習(xí)慣。2.圖片拍攝與處理：如需使用圖片，由宣傳部門攝影人員或指定專人進(jìn)行拍攝。拍攝的圖片應(yīng)清晰、高質(zhì)量，能夠準(zhǔn)確反映宣傳主題。拍攝完成后，對圖片進(jìn)行后期處理，包括裁剪、調(diào)色、添加水印等，確保圖片符合宣傳資料的設(shè)計(jì)要求。3.設(shè)計(jì)排版：宣傳部門設(shè)計(jì)人員根據(jù)文案內(nèi)容和整體風(fēng)格要求，進(jìn)行宣傳資料的排版設(shè)計(jì)。排版應(yīng)注重頁面布局的合理性、視覺效果的美觀性以及信息傳達(dá)的清晰性。設(shè)計(jì)過程中要充分考慮不同宣傳渠道和受眾群體的特點(diǎn)，確保設(shè)計(jì)風(fēng)格與公司品牌形象一致。（四）審核校對1.初稿完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和語言表達(dá)的規(guī)范性。2.審核通過后，將設(shè)計(jì)稿和文案提交至宣傳部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。宣傳部門負(fù)責(zé)人從整體風(fēng)格、內(nèi)容質(zhì)量、品牌形象等方面進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。3.根據(jù)宣傳部門負(fù)責(zé)人的意見，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行修改完善。修改完成后，再次提交審核。對于涉及公司重要信息、業(yè)務(wù)政策或面向重要客戶群體的宣傳資料，需提交公司管理層進(jìn)行終審。管理層重點(diǎn)審核宣傳資料的內(nèi)容是否符合公司戰(zhàn)略方向、是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等，確保宣傳資料的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。（五）制作印刷1.審核通過后的宣傳資料，由宣傳部門按照確定的制作方式進(jìn)行制作。如需印刷，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的印刷供應(yīng)商，并簽訂印刷合同，明確印刷要求、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等條款。2.在印刷過程中，宣傳部門應(yīng)安排專人進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，確保印刷質(zhì)量符合設(shè)計(jì)要求。如發(fā)現(xiàn)印刷問題，及時(shí)與印刷供應(yīng)商溝通解決，必要時(shí)進(jìn)行重新印刷。（六）驗(yàn)收交付1.宣傳資料印刷完成后，宣傳部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印刷質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、內(nèi)容準(zhǔn)確性等方面。驗(yàn)收合格后，填寫《宣傳資料驗(yàn)收單》。2.宣傳部門將驗(yàn)收合格的宣傳資料交付至申請部門，并辦理交接手續(xù)。申請部門應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)資料數(shù)量，檢查資料質(zhì)量，如有問題及時(shí)反饋給宣傳部門。四、宣傳資料使用管理（一）領(lǐng)取登記1.各部門如需領(lǐng)取宣傳資料，應(yīng)指定專人填寫《宣傳資料領(lǐng)取登記表》，注明領(lǐng)取部門、資料名稱、數(shù)量、領(lǐng)取日期、用途等信息，并簽字確認(rèn)。2.宣傳部門根據(jù)領(lǐng)取登記表進(jìn)行發(fā)放，并留存一份存檔。（二）使用規(guī)范1.員工在使用宣傳資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行發(fā)放和展示，不得擅自更改、添加或刪除宣傳資料內(nèi)容。2.宣傳資料應(yīng)在公司內(nèi)部會(huì)議、業(yè)務(wù)洽談、市場推廣活動(dòng)、客戶拜訪等正式場合使用，不得用于個(gè)人目的或未經(jīng)授權(quán)的其他用途。3.在宣傳資料的使用過程中，要注意保護(hù)資料的完整性和整潔性，避免損壞、丟失或隨意丟棄。如發(fā)現(xiàn)宣傳資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向宣傳部門報(bào)告。（三）發(fā)放回收1.在公司組織的各類活動(dòng)中，如需發(fā)放宣傳資料，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，并按照活動(dòng)流程有序發(fā)放。發(fā)放過程中要注意控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。2.活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)發(fā)放的人員應(yīng)及時(shí)回收剩余的宣傳資料，并交回宣傳部門。宣傳部門對回收的宣傳資料進(jìn)行清點(diǎn)和整理，如有缺失或損壞，應(yīng)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（四）外部合作使用1.如因業(yè)務(wù)需要，將宣傳資料提供給外部合作伙伴使用，需經(jīng)宣傳部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。2.與外部合作伙伴簽訂宣傳資料使用協(xié)議，明確使用范圍、期限、保密義務(wù)等條款，確保公司宣傳資料的合法使用和公司信息安全。五、宣傳資料保存管理（一）存檔要求1.宣傳部門負(fù)責(zé)建立宣傳資料檔案庫，對各類宣傳資料進(jìn)行分類存檔。存檔資料應(yīng)包括設(shè)計(jì)稿、文案、圖片、印刷樣本、電子文檔等原始資料，以及相關(guān)的制作申請表、驗(yàn)收單、使用記錄等文件。2.檔案庫應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲等條件，確保宣傳資料的完好保存。同時(shí)，要建立完善的檔案索引和檢索系統(tǒng)，便于資料的查找和使用。（二）定期整理1.宣傳部門定期對宣傳資料檔案進(jìn)行整理和更新，剔除過期、無用的資料，補(bǔ)充新制作的宣傳資料。2.在整理過程中，對宣傳資料的內(nèi)容和形式進(jìn)行評估分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的宣傳資料制作提供參考。（三）電子資料管理1.對于電子形式的宣傳資料，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，便于查找和管理。2.定期對電子資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和使用電子資料。六、宣傳資料更新管理（一）更新頻率1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場動(dòng)態(tài)及行業(yè)變化情況，定期對宣傳資料進(jìn)行更新。原則上，宣傳資料每年至少進(jìn)行一次全面更新，對于重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域或市場競爭激烈的產(chǎn)品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新相關(guān)宣傳資料。2.在公司發(fā)生重大事件、推出新產(chǎn)品或服務(wù)、調(diào)整業(yè)務(wù)戰(zhàn)略等情況下，應(yīng)立即啟動(dòng)宣傳資料的更新工作，確保宣傳資料能夠及時(shí)反映公司最新信息。（二）更新流程1.由宣傳部門發(fā)起宣傳資料更新需求收集工作，向各業(yè)務(wù)部門發(fā)送《宣傳資料更新需求調(diào)查表》，了解公司業(yè)務(wù)進(jìn)展、產(chǎn)品變化、市場反饋等方面的信息，收集需要更新的內(nèi)容和建議。2.宣傳部門根據(jù)收集到的信息，結(jié)合公司整體宣傳策略和品牌形象，制定宣傳資料更新計(jì)劃。更新計(jì)劃應(yīng)明確更新的內(nèi)容范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分工等。3.按照宣傳資料制作流程，組織開展更新內(nèi)容的創(chuàng)作、設(shè)計(jì)、審核、制作等工作。更新后的宣傳資料經(jīng)審核通過后，按照規(guī)定進(jìn)行存檔、發(fā)放和使用。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.宣傳部門定期對各部門宣傳資料的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)取登記、使用規(guī)范、發(fā)放回收、保存管理等方面。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核機(jī)制1.將宣傳資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)責(zé)任人在宣傳資料制作、使用、保存及更新等方面的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括宣傳資料制作的及時(shí)性、質(zhì)量合格