公司禮品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品采購管理工作，確保禮品采購流程的透明、高效、合理，有效控制禮品采購成本，同時保證所采購禮品符合公司文化和業(yè)務需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務往來、員工福利、節(jié)日慶典、客戶回饋等各類活動而進行的禮品采購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。2.預算控制原則：嚴格按照公司下達的禮品采購預算進行采購，杜絕超預算采購情況的發(fā)生。3.質量保證原則：所采購禮品應具備良好的品質，能夠滿足使用目的和客戶需求，維護公司形象。4.性價比原則：在保證禮品質量的前提下，充分比較市場價格，選擇性價比高的產(chǎn)品，實現(xiàn)采購成本的合理控制。5.透明公正原則：采購流程應公開透明，確保所有供應商享有平等的競爭機會，避免暗箱操作。二、禮品采購的組織與職責（一）采購決策機構成立公司禮品采購管理小組，由公司高層領導、相關部門負責人組成。負責審議禮品采購計劃、預算，審批重大禮品采購項目，對禮品采購工作進行監(jiān)督和指導。（二）采購執(zhí)行部門1.行政部門作為禮品采購的主要執(zhí)行部門，負責制定禮品采購計劃，根據(jù)公司需求篩選供應商，組織采購談判，簽訂采購合同，并跟進采購訂單的執(zhí)行情況。負責對采購禮品進行驗收、入庫、保管及發(fā)放等工作，確保禮品的安全和完整。定期對禮品采購工作進行總結和分析，為優(yōu)化采購流程、提高采購效率提供建議。2.其他相關部門提出禮品采購需求，協(xié)助行政部門進行供應商篩選和采購談判，參與禮品驗收工作，確保所采購禮品符合本部門業(yè)務需求。三、禮品采購流程（一）需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務活動、員工福利、節(jié)日慶典等實際情況，提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明禮品用途、采購數(shù)量、預算金額、預計采購時間等信息，并提交至行政部門。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認，對于涉及重大活動或高額禮品采購的申請，還需報公司領導審批。（二）采購計劃制定行政部門收到各部門的禮品采購申請后，進行匯總整理，結合公司年度禮品采購預算，制定禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并提交禮品采購管理小組審議。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選行政部門根據(jù)禮品采購計劃，通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。對供應商進行初步篩選，評估其經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面，選擇若干家符合要求的供應商作為潛在合作對象。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格變動情況、售后服務等。通過問卷調查、實地考察、與使用部門溝通等方式收集評估信息，形成供應商評估報告。根據(jù)供應商評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。3.采購談判行政部門組織相關人員與選定的供應商進行采購談判，明確禮品規(guī)格、價格、交貨期、售后服務等條款。談判過程中應充分比較不同供應商的報價和條件，爭取有利的采購價格和條款。談判結束后，形成采購談判紀要，記錄談判過程和結果，并由雙方簽字確認。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)采購談判結果，行政部門起草采購合同，合同內(nèi)容應明確雙方權利義務、禮品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.采購合同經(jīng)公司法務部門審核后，提交公司領導審批。審批通過后，由行政部門與供應商簽訂采購合同。（五）采購訂單執(zhí)行1.行政部門根據(jù)采購合同下達采購訂單，明確禮品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應商應按照采購訂單要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，確保禮品按時、按質、按量交付。行政部門應與供應商保持密切溝通，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（六）驗收與入庫1.禮品到貨前，行政部門應通知相關部門準備驗收工作。驗收人員應根據(jù)采購合同和相關標準對禮品的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行仔細檢查，確保所采購禮品符合要求。2.驗收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，填寫《禮品入庫單》，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。入庫禮品應妥善保管，做好防潮、防火、防盜等措施。3.驗收不合格的禮品，行政部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商更換或補貨。如因供應商原因導致禮品無法使用，行政部門有權根據(jù)合同約定追究供應商的責任。（七）發(fā)放與使用1.根據(jù)公司規(guī)定和實際需求，行政部門負責將禮品發(fā)放給相關人員或部門。發(fā)放過程中應做好記錄，確保禮品發(fā)放準確無誤。2.使用部門應按照公司要求合理使用禮品，不得擅自改變禮品用途或挪作他用。（八）采購結算1.禮品采購完成后，行政部門應及時收集采購發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關憑證，按照公司財務制度進行報銷和結算。2.財務部門對采購報銷憑證進行審核，確保報銷內(nèi)容真實、合規(guī)、準確。審核通過后，辦理付款手續(xù)，支付供應商貨款。四、禮品采購預算管理（一）預算編制1.每年年底，行政部門根據(jù)公司下一年度業(yè)務活動計劃、員工福利規(guī)劃、節(jié)日慶典安排等，結合歷史采購數(shù)據(jù)，編制下一年度禮品采購預算草案。2.禮品采購預算草案應詳細列出各類禮品的采購項目、預計采購數(shù)量、預算金額等信息，并提交禮品采購管理小組審議。3.禮品采購管理小組根據(jù)公司年度經(jīng)營目標和財務狀況，對預算草案進行審核和調整，確定最終的禮品采購預算，并報公司領導審批。（二）預算執(zhí)行1.各部門應嚴格按照公司下達的禮品采購預算進行采購申請，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整預算，應提前提交預算調整申請，說明調整原因和金額，經(jīng)禮品采購管理小組審議和公司領導審批后執(zhí)行。2.行政部門在采購過程中應密切關注預算執(zhí)行情況，定期對預算執(zhí)行進度進行分析和監(jiān)控，確保采購支出控制在預算范圍內(nèi)。（三）預算調整1.在預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、業(yè)務需求變化等原因導致原預算無法滿足實際采購需求時，可進行預算調整。2.預算調整申請應由行政部門提出，詳細說明調整原因、調整金額、調整后的預算安排等內(nèi)容，并提交禮品采購管理小組審議。3.禮品采購管理小組根據(jù)實際情況對預算調整申請進行審核，必要時可組織相關部門進行調研和論證。審核通過后，報公司領導審批。預算調整申請未經(jīng)批準，不得擅自調整預算。五、禮品采購的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對禮品采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.行政部門應建立禮品采購臺賬，詳細記錄采購項目、采購數(shù)量、采購金額、供應商信息等內(nèi)容，接受內(nèi)部審計部門的檢查和監(jiān)督。3.各部門有權對禮品采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報內(nèi)容進行調查核實，對違規(guī)行為依法依規(guī)進行處理。（二）外部審計1.公司可定期聘請外部審計機構對禮品采購活動進行審計，確保采購工作的合法性、合規(guī)性和效益性。2.外部審計機構應根據(jù)國家法律法規(guī)和審計準則，對禮品采購的內(nèi)部控制制度、采購流程、采購合同、采購成本等進行全面審計，并出具審計報告。3.公司應根據(jù)外部審計報告提出的問題和建議，及時進行整改和完善，不斷提高禮品采購管理水平。六、禮品采購的風險管理（一）風險識別與評估1.行政部門應定期對禮品采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商違約風險選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在采購合同中明確違約責任和賠償條款。加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應商的經(jīng)營狀況和信用情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。建立供應商備用機制，在主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保禮品采購不受影響。2.質量風險嚴格篩選供應商，要求供應商提供產(chǎn)品質量證明文件，并在采購合同中明確質量標準和驗收方法。加強驗收環(huán)節(jié)的管理，確保所采購禮品符合質量要求。對于驗收不合格的禮品，及時與供應商溝通處理，必要時追究供應商的質量責任。建立質量反饋機制，收集使用部門對禮品質量的反饋意見，及時改進采購工作，提高禮品質量。3.價格波動風險關注市場價格動態(tài)，定期收集和分析市場價格信息，合理制定采購價格策略。在采購合同中約定價格調整條款，根據(jù)市場價格波動情況及時調整采購價格，降低價格波動對采購成本的影響。與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更有利的采購價格和條款。4.法律風險加強對采購法律法規(guī)