制定標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理，確保標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的量值準(zhǔn)確、可靠，保證公司相關(guān)檢測(cè)、校準(zhǔn)、科研等工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、使用、期間核查、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的管理。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的整體規(guī)劃和選型，審核標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的采購(gòu)申請(qǐng)。定期組織對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.采購(gòu)部門根據(jù)質(zhì)量管理部門的審核意見(jiàn)，負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的采購(gòu)工作。確保所采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，保證采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的驗(yàn)收、儲(chǔ)存和發(fā)放工作。建立標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)出入庫(kù)臺(tái)賬，確保賬物相符。提供適宜的儲(chǔ)存環(huán)境，保證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的質(zhì)量穩(wěn)定。4.使用部門負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的領(lǐng)用、使用和歸還工作。按照操作規(guī)程正確使用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，做好使用記錄。配合質(zhì)量管理部門完成標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的期間核查等工作。二、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的采購(gòu)（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門根據(jù)工作需要，提前填寫標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表提交至質(zhì)量管理部門，質(zhì)量管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的必要性、選型的合理性、采購(gòu)數(shù)量的準(zhǔn)確性等。審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇通過(guò)相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證（如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證等）的供應(yīng)商。2.對(duì)新的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告等資料，評(píng)估其供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量可靠性。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品供應(yīng)情況、質(zhì)量反饋等內(nèi)容，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、售后服務(wù)等條款。2.確保合同條款符合國(guó)家法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障公司的利益。3.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如遇變更情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并將變更情況通知相關(guān)部門。三、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)管理部門在標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)到貨前，應(yīng)安排好驗(yàn)收?qǐng)龅?，?zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具和設(shè)備，如天平、量具、溫濕度計(jì)等，并確保其精度符合要求且在有效期內(nèi)。2.根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收項(xiàng)目和驗(yàn)收方法，制定驗(yàn)收方案。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.外觀檢查檢查標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的包裝是否完好，有無(wú)破損、滲漏、變形等情況。查看標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的標(biāo)簽、證書等標(biāo)識(shí)信息是否清晰、完整，包括名稱、規(guī)格、編號(hào)、有效期、儲(chǔ)存條件等。2.數(shù)量核對(duì)按照采購(gòu)合同和送貨單，核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的數(shù)量是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.質(zhì)量檢驗(yàn)采用適當(dāng)?shù)姆治龇椒ɑ騼x器設(shè)備，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的特性量值進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)證其是否符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，應(yīng)檢查其證書的有效性和溯源性，確保其量值可追溯至國(guó)家基準(zhǔn)或國(guó)際權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如質(zhì)量不合格、數(shù)量不符等，應(yīng)及時(shí)做好記錄，并拍照留存證據(jù)。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的名稱、規(guī)格、編號(hào)、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收日期、外觀檢查情況、數(shù)量核對(duì)結(jié)果、質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收結(jié)論等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有效期后[X]年。（四）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，按照規(guī)定的儲(chǔ)存條件進(jìn)行存放，并在標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)臺(tái)賬上登記入庫(kù)信息。2.驗(yàn)收不合格的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。同時(shí)，對(duì)不合格標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止其誤用。四、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的儲(chǔ)存（一）儲(chǔ)存環(huán)境1.根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的特性和要求，設(shè)置專門的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)或儲(chǔ)存區(qū)域。儲(chǔ)存環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度等條件應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書規(guī)定的要求。2.對(duì)于對(duì)溫濕度敏感的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度控制設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保儲(chǔ)存環(huán)境穩(wěn)定。3.儲(chǔ)存區(qū)域應(yīng)劃分不同的類別，如標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)類別、有效期類別等，便于分類存放和管理。（二）儲(chǔ)存方式1.標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)應(yīng)按照其特性和要求進(jìn)行分類存放，如化學(xué)試劑類、氣體類、生物標(biāo)準(zhǔn)品等應(yīng)分開(kāi)存放，避免相互污染。2.對(duì)于易揮發(fā)、易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)特性的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行儲(chǔ)存，設(shè)置專門的危險(xiǎn)化學(xué)品儲(chǔ)存柜，并配備相應(yīng)的安全防護(hù)設(shè)施，如通風(fēng)裝置、消防器材等。3.標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)應(yīng)存放在原包裝或適宜的容器中，防止其受到污染或變質(zhì)。對(duì)于有特殊儲(chǔ)存要求的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，如避光、冷藏等，應(yīng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。（三）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的名稱、規(guī)格、編號(hào)、入庫(kù)日期、有效期、存放位置、出入庫(kù)數(shù)量等信息，確保賬物相符。2.定期對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)實(shí)物與臺(tái)賬記錄，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效期和使用情況，制定庫(kù)存預(yù)警機(jī)制。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)接近有效期或庫(kù)存數(shù)量低于設(shè)定的預(yù)警值時(shí)，及時(shí)通知相關(guān)部門，以便安排采購(gòu)或使用計(jì)劃。五、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的使用（一）領(lǐng)用1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門，倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理領(lǐng)用手續(xù)，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄出庫(kù)信息。3.使用部門領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等，確保無(wú)誤后簽字確認(rèn)。（二）使用操作1.使用部門應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的使用操作規(guī)程，明確使用步驟、注意事項(xiàng)、安全要求等內(nèi)容。操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，熟悉操作規(guī)程后才能進(jìn)行操作。2.在使用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)過(guò)程中，操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保操作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。使用過(guò)程中應(yīng)做好詳細(xì)的使用記錄，記錄內(nèi)容包括使用日期、使用人、使用量、使用目的、環(huán)境條件等。3.對(duì)于有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，應(yīng)按照證書規(guī)定的要求進(jìn)行使用，不得超出其不確定度范圍和有效期使用。同時(shí)，應(yīng)注意標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的稀釋、混合等操作，確保其特性量值的準(zhǔn)確性。（三）歸還與處置1.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將剩余的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)歸還至倉(cāng)庫(kù)管理部門。倉(cāng)庫(kù)管理部門在接收歸還的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄。2.對(duì)于已開(kāi)封但未使用完的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)其特性和剩余量，判斷是否還能繼續(xù)使用。如能繼續(xù)使用，應(yīng)重新密封包裝，并在標(biāo)簽上注明開(kāi)封日期和剩余量；如不能繼續(xù)使用，應(yīng)按照?qǐng)?bào)廢程序進(jìn)行處理。3.對(duì)于已超過(guò)有效期或因其他原因不能使用的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，使用部門應(yīng)填寫標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)報(bào)廢申請(qǐng)表，說(shuō)明報(bào)廢原因和處理方式。申請(qǐng)表提交至質(zhì)量管理部門審核，審核通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理部門按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，并在庫(kù)存臺(tái)賬上注銷相關(guān)信息。六、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的期間核查（一）核查計(jì)劃1.質(zhì)量管理部門應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)期間核查計(jì)劃，明確需要進(jìn)行期間核查的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)名稱、規(guī)格、編號(hào)、核查周期、核查方法等內(nèi)容。2.期間核查周期應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的穩(wěn)定性、使用頻率、重要性等因素確定，一般為[X]月/季/年。對(duì)于穩(wěn)定性較差或使用頻繁的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，應(yīng)適當(dāng)縮短核查周期。（二）核查方法1.期間核查方法應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的特性和實(shí)際情況選擇，可采用與有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行比對(duì)、使用不同方法進(jìn)行測(cè)量、送有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)等方式。2.在進(jìn)行期間核查時(shí)，應(yīng)確保核查環(huán)境、核查設(shè)備、核查人員等條件符合要求，以保證核查結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.對(duì)核查過(guò)程中獲得的數(shù)據(jù)和結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括核查日期、核查人員、核查方法、核查數(shù)據(jù)、核查結(jié)論等。（三）核查結(jié)果處理1.如期間核查結(jié)果符合要求，說(shuō)明標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)在核查期間量值保持穩(wěn)定，可繼續(xù)使用。2.如核查結(jié)果不符合要求，應(yīng)立即停止使用該標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，并對(duì)已使用該標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行追溯和評(píng)估。同時(shí)，分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如重新校準(zhǔn)、維修、報(bào)廢等。處理后應(yīng)再次進(jìn)行核查，直至核查結(jié)果符合要求為止。七、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案應(yīng)包括標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收記錄、入庫(kù)臺(tái)賬、領(lǐng)用記錄、使用記錄、期間核查記錄、報(bào)廢記錄、證書、說(shuō)明書等相關(guān)資料。2.對(duì)每一種標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)應(yīng)建立獨(dú)立的檔案，檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。（二）檔案建立與更新1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案的建立和管理工作，在標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)采購(gòu)、驗(yàn)收、使用等過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)資料，整理歸檔。2.隨著標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理工作的開(kāi)展，如標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的變更、新的期間核查結(jié)果等，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.如需借閱標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，說(shuō)明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量管理部門定期對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、使用、期間核查、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及相關(guān)記錄的完整性和準(zhǔn)確性等。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、人員詢問(wèn)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到