山東大廈采購管理制度總則目的為加強(qiáng)山東大廈采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于山東大廈內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務(wù)采購等?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.效益原則：在滿足大廈運營需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.公平競爭原則：通過公平競爭選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購質(zhì)量和價格合理。5.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行合同約定。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)成立采購管理委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進(jìn)行決策。采購管理委員會由大廈高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購計劃。3.決策重大采購項目的采購方式、供應(yīng)商選擇等。采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部，作為采購活動的執(zhí)行部門。采購部的職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗收、付款等工作。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。5.收集市場信息，分析采購成本，提出降低成本的建議。需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購部進(jìn)行采購工作，包括提供技術(shù)要求、參與驗收等。監(jiān)督部門審計部負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等，確保采購活動合法、合規(guī)、公正。采購計劃與預(yù)算采購計劃編制1.各需求部門應(yīng)于每年年底前向采購部提交下一年度的采購需求計劃，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等。2.采購部根據(jù)各部門的采購需求計劃，結(jié)合大廈的運營情況和庫存狀況，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計劃應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。如遇特殊情況需要臨時采購，需求部門應(yīng)填寫《臨時采購申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后交采購部執(zhí)行。采購預(yù)算管理1.采購部根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算，采購預(yù)算應(yīng)與大廈年度財務(wù)預(yù)算相銜接。2.采購預(yù)算經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報財務(wù)部門備案。3.在采購過程中，采購部應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購支出不超過預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機(jī)制，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和評估，建立供應(yīng)商檔案。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。3.根據(jù)采購項目的要求，從合格供應(yīng)商中選擇若干家進(jìn)行詢價或招標(biāo)。對于重要物資和服務(wù)的供應(yīng)商選擇，應(yīng)采用招標(biāo)方式進(jìn)行，確保公平競爭。4.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。供應(yīng)商考核1.采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少采購份額、暫停合作等措施，直至取消其供應(yīng)商資格。3.建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對于連續(xù)兩個季度考核不合格的供應(yīng)商，或出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、違約行為的供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并在供應(yīng)商檔案中注明。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作中出現(xiàn)的問題。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對于供應(yīng)商的投訴和建議，應(yīng)及時受理并進(jìn)行調(diào)查處理，反饋處理結(jié)果，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.通過與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏，共同推動大廈采購工作的順利開展。采購流程采購申請1.需求部門根據(jù)實際需要填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購申請表》應(yīng)提交至采購部，采購部對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)入采購流程。采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的金額、性質(zhì)、緊急程度等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、涉及公共利益的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式；對于金額較小、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的采購項目，可采用詢價采購方式；對于緊急采購項目，可采用競爭性談判采購方式；對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，可采用單一來源采購方式。采購實施1.招標(biāo)采購采購部發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項目的基本情況、投標(biāo)要求、投標(biāo)截止時間等內(nèi)容。供應(yīng)商報名后，采購部對其進(jìn)行資格審查，確定合格投標(biāo)人名單。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。采購部向中標(biāo)候選人發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)人簽訂采購合同。2.詢價采購采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，詢價函應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。3.競爭性談判采購采購部成立談判小組，談判小組由采購部人員、需求部門代表、相關(guān)技術(shù)專家等組成。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評價標(biāo)準(zhǔn)等。邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判，談判過程中，談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判，要求供應(yīng)商進(jìn)行報價和承諾。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購采購部填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的原因、唯一供應(yīng)商名稱及選擇該供應(yīng)商的理由等內(nèi)容，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同文本提交法律部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。驗收付款1.驗收采購物資或服務(wù)到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。到貨后，需求部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，填寫《驗收報告》。驗收合格的，需求部門負(fù)責(zé)人在《驗收報告》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購部對驗收情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保驗收工作的順利進(jìn)行。2.付款采購部根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交財務(wù)部門。財務(wù)部門審核《付款申請表》及相關(guān)憑證后，按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進(jìn)行等級劃分，確定重點風(fēng)險領(lǐng)域和風(fēng)險控制點。風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，可在合同中約定違約責(zé)任和賠償條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和考核；對于質(zhì)量問題風(fēng)險，可加強(qiáng)驗收環(huán)節(jié)的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件等。2.建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，采購部應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，降低風(fēng)險損失。風(fēng)險監(jiān)控與改進(jìn)1.采購部應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和評估，檢查風(fēng)險是否得到有效控制。2.根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控和評估結(jié)果，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，持續(xù)改進(jìn)采購風(fēng)險管理工作，提高采購活動的安全性和穩(wěn)定性。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購部應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購過程的自我監(jiān)督。采購部負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.審計部定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。審計部有權(quán)調(diào)閱采購相關(guān)文件和資料，對采購人員進(jìn)行詢問和調(diào)查。外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，及時整改存在的問題。信息管理采購信息收集采購部應(yīng)廣泛收集采購相關(guān)信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)期刊、供應(yīng)商提供、實地調(diào)研等。采購信息分析與利用對收集到的采購信息進(jìn)行分析和整理，為采購決策提供依據(jù)。例如，通過分析市場價格走勢，合理安排采購時機(jī)；通過分析供應(yīng)商信息，優(yōu)化供應(yīng)商選擇等