公司采購(gòu)保密管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)活動(dòng)中的保密行為，保護(hù)公司的商業(yè)秘密和利益，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有參與采購(gòu)活動(dòng)的部門、人員，包括但不限于采購(gòu)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等工作人員，以及與公司采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的供應(yīng)商、合作伙伴等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保采購(gòu)保密工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋采購(gòu)活動(dòng)的全過程，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)教育，建立健全保密防范措施，預(yù)防泄密事件的發(fā)生。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、保密內(nèi)容（一）采購(gòu)信息1.采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算、需求清單等涉及公司采購(gòu)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)安排的信息。2.潛在供應(yīng)商名單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、商務(wù)條款、技術(shù)方案等供應(yīng)商相關(guān)信息。3.采購(gòu)談判記錄、議價(jià)策略、合同草案等采購(gòu)過程中的敏感信息。（二）商業(yè)秘密1.公司獨(dú)特的采購(gòu)渠道、采購(gòu)模式、供應(yīng)鏈優(yōu)勢(shì)等商業(yè)秘密。2.與采購(gòu)相關(guān)的未公開的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)分析報(bào)告、成本核算資料等。（三）其他敏感信息1.公司內(nèi)部關(guān)于采購(gòu)決策的討論記錄、審批文件等。2.涉及公司利益的采購(gòu)相關(guān)的特殊要求、特殊安排等信息。三、保密措施（一）人員管理1.入職培訓(xùn)：新員工入職時(shí)，將采購(gòu)保密制度納入入職培訓(xùn)內(nèi)容，使其明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.定期教育：定期組織采購(gòu)人員及相關(guān)人員進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、公司保密制度、保密案例分析等。3.簽訂協(xié)議：與參與采購(gòu)活動(dòng)的員工、供應(yīng)商及合作伙伴簽訂保密協(xié)議，明確保密范圍、期限、違約責(zé)任等。4.背景審查：對(duì)涉及采購(gòu)核心業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。（二）文件管理1.分類存放：采購(gòu)文件按照機(jī)密、秘密、普通等類別進(jìn)行分類存放，明確標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。2.專人保管：指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的保管，確保文件的安全。保管人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。3.借閱登記：建立文件借閱登記制度，嚴(yán)格記錄借閱文件的名稱、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露文件內(nèi)容。4.銷毀處理：對(duì)過期、作廢的采購(gòu)文件進(jìn)行嚴(yán)格的銷毀處理，防止信息泄露。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等。（三）信息系統(tǒng)管理1.權(quán)限設(shè)置：對(duì)采購(gòu)相關(guān)信息系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，授予相應(yīng)的操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)訪問。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)采購(gòu)信息系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。3.審計(jì)監(jiān)控：建立信息系統(tǒng)審計(jì)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購(gòu)信息系統(tǒng)的操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。（四）辦公區(qū)域管理1.物理隔離：對(duì)涉及采購(gòu)保密工作的辦公區(qū)域進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.設(shè)備管理：對(duì)采購(gòu)工作中使用的計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置開機(jī)密碼、數(shù)據(jù)加密等安全措施。嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理采購(gòu)敏感信息。3.會(huì)議管理：在涉及采購(gòu)保密內(nèi)容的會(huì)議中，嚴(yán)格控制參會(huì)人員范圍，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄和保密。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議資料，防止信息泄露。四、保密責(zé)任（一）公司員工責(zé)任1.嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)保密制度，履行保密義務(wù)。2.不得私自復(fù)制、傳播、泄露采購(gòu)保密信息。3.在工作中妥善保管采購(gòu)文件和資料，不得擅自將其帶出公司或交予無關(guān)人員。4.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)保密信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的防范措施。（二）供應(yīng)商及合作伙伴責(zé)任1.嚴(yán)格遵守與公司簽訂的保密協(xié)議，對(duì)在合作過程中知悉的公司采購(gòu)保密信息予以保密。2.不得利用公司采購(gòu)保密信息謀取不正當(dāng)利益，不得向第三方泄露公司采購(gòu)保密信息。3.在合作結(jié)束后，應(yīng)按照保密協(xié)議的要求，妥善處理公司采購(gòu)保密信息。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反采購(gòu)保密制度的公司員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，依法要求其賠償損失；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。2.對(duì)于違反保密協(xié)議的供應(yīng)商及合作伙伴，公司有權(quán)按照協(xié)議約定追究其違約責(zé)任，要求其賠償公司因此遭受的損失；情節(jié)嚴(yán)重的，終止合作關(guān)系，并依法追究其法律責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立采購(gòu)保密工作監(jiān)督小組，定期對(duì)采購(gòu)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。監(jiān)督小組由公司高層管理人員、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)本部門的采購(gòu)保密工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并將自查情況報(bào)告公司采購(gòu)保密工作監(jiān)督小組。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司采購(gòu)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，確保制度的有效執(zhí)行。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，公司應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)進(jìn)行整改。六、保密協(xié)議（一）協(xié)議簽訂1.公司與參與采購(gòu)活動(dòng)的員工、供應(yīng)商及合作伙伴簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)明確保密的范圍、期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.保密協(xié)議應(yīng)作為雙方合作的重要組成部分，在合作開始前簽訂，并確保雙方充分理解協(xié)議條款。（二）協(xié)議變更與解除1.在合作過程中，如因業(yè)務(wù)需要變更保密協(xié)議內(nèi)容的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合作結(jié)束后，保密協(xié)議自行解除，但雙方應(yīng)按照協(xié)議約定繼續(xù)履行保密義務(wù)。（三）違約責(zé)任1.如一方違反保密協(xié)議約定，應(yīng)按照協(xié)議約定承擔(dān)違約責(zé)任，向?qū)Ψ街Ц哆`約金，并賠償對(duì)方因此遭受的損失。2.如違約行為給對(duì)方造成重大損失或惡劣影響的，受損方有權(quán)依法追究違約