學(xué)校公共郵箱管理制度總則目的為規(guī)范學(xué)校公共郵箱的使用，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于學(xué)校全體教職員工?；驹瓌t1.安全保密原則：嚴(yán)格保護郵箱信息安全，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。2.規(guī)范使用原則：按照規(guī)定的流程和方式使用公共郵箱，確保郵件內(nèi)容的合法性、規(guī)范性和有效性。3.及時處理原則：對收到的郵件應(yīng)及時進行查看和處理，避免延誤工作。郵箱設(shè)置與管理郵箱申請與開通1.新入職員工由學(xué)校辦公室統(tǒng)一為其申請開通公共郵箱，郵箱賬號格式為：姓名全拼+工號@學(xué)校域名。2.員工離職時，學(xué)校辦公室應(yīng)及時注銷其公共郵箱賬號。郵箱密碼管理1.員工應(yīng)妥善保管郵箱密碼，不得將密碼告知他人。2.為確保賬戶安全，密碼應(yīng)定期更換，建議每[X]個月更換一次。3.如發(fā)現(xiàn)密碼可能泄露，應(yīng)立即登錄郵箱修改密碼，并及時向?qū)W校辦公室報告。郵箱權(quán)限設(shè)置1.學(xué)校辦公室負責(zé)公共郵箱的整體管理和維護，可根據(jù)工作需要設(shè)置不同的郵箱權(quán)限。2.一般情況下，員工擁有自己郵箱的讀寫權(quán)限，部分重要郵箱可根據(jù)工作安排設(shè)置多人共享讀寫權(quán)限或特定人員的只讀權(quán)限。3.涉及學(xué)校機密信息的郵箱，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。郵件使用規(guī)范郵件主題1.郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件主要內(nèi)容，避免使用模糊或無意義的主題。2.主題中應(yīng)包含關(guān)鍵信息，如事項名稱、重要程度等，以便收件人快速了解郵件主旨。郵件正文1.郵件正文應(yīng)條理清晰，語言規(guī)范，表達準(zhǔn)確。開頭應(yīng)簡要說明發(fā)件人及郵件目的，結(jié)尾應(yīng)注明發(fā)件人姓名及日期。2.對于重要事項或復(fù)雜內(nèi)容，應(yīng)分段闡述，避免長篇大論，確保收件人能夠輕松閱讀和理解。3.如郵件涉及多個事項或附件，應(yīng)在正文中逐一說明，以便收件人查閱。郵件附件1.附件應(yīng)確保內(nèi)容完整、清晰，格式正確，且與郵件主題相關(guān)。2.附件名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映附件內(nèi)容，避免使用過于簡單或容易混淆的文件名。3.對于較大的附件，應(yīng)盡量壓縮后再發(fā)送，以減少網(wǎng)絡(luò)傳輸時間和占用收件人郵箱空間。4.發(fā)送多個附件時，應(yīng)將附件打包成一個壓縮文件，并在郵件正文中注明附件內(nèi)容及解壓密碼（如有）。郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件前，應(yīng)仔細核對收件人地址、主題、正文及附件等信息，確保準(zhǔn)確無誤。2.根據(jù)郵件內(nèi)容的重要程度和緊急程度，合理選擇發(fā)送方式。對于重要且緊急的郵件，可通過即時通訊工具或電話提醒收件人查收。3.嚴(yán)禁發(fā)送垃圾郵件、廣告郵件或含有惡意代碼的郵件。郵件接收與處理1.員工應(yīng)定期登錄公共郵箱，及時查看郵件，并根據(jù)郵件內(nèi)容進行相應(yīng)處理。2.對于需要回復(fù)的郵件，應(yīng)在收到郵件后的[X]個工作日內(nèi)給予回復(fù)，如有特殊情況不能及時回復(fù)，應(yīng)向發(fā)件人說明原因。3.對重要郵件應(yīng)進行分類整理，可根據(jù)郵件主題、發(fā)件人、時間等因素建立文件夾，以便日后查詢和管理。4.對于不需要的郵件，應(yīng)及時刪除，以保持郵箱空間整潔，提高郵件處理效率。信息安全與保密保密意識教育1.學(xué)校應(yīng)定期組織教職員工進行信息安全與保密意識培訓(xùn)，提高員工對郵箱信息安全重要性的認識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、郵箱使用規(guī)范、保密法律法規(guī)等，使員工了解如何保護學(xué)校和個人的信息安全。保密措施1.涉及學(xué)校機密信息的郵件，應(yīng)按照學(xué)校保密制度進行加密處理，并嚴(yán)格控制收件人范圍。2.嚴(yán)禁在公共郵箱中存儲、傳輸國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私等敏感信息。3.員工在使用公共郵箱過程中，如發(fā)現(xiàn)信息安全問題或可疑情況，應(yīng)立即停止操作，并及時向?qū)W校辦公室報告。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致學(xué)校信息泄露或造成不良影響的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因員工個人疏忽或故意行為，給學(xué)?；蛩嗽斐山?jīng)濟損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.學(xué)校辦公室負責(zé)對公共郵箱的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查員工郵箱的使用是否符合本制度規(guī)定。2.設(shè)立郵箱使用監(jiān)督舉報渠道，鼓勵全體教職員工對違規(guī)使用郵箱的行為進行監(jiān)督舉報。檢查內(nèi)容1.檢查郵箱賬號的使用情況，包括是否存在長期未登錄、異常登錄等情況。2.抽查郵件內(nèi)容，檢查郵件主題、正文、附件等是否符合規(guī)范要求，是否存在違規(guī)信息。3.檢查郵箱權(quán)限設(shè)置是否合理，是否存在權(quán)限濫用的情況。問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，學(xué)校辦公室應(yīng)及時通知相關(guān)責(zé)任人進行整改，并跟蹤整改情況。2.對多次違反規(guī)定且拒不整改的