公司文件借用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件的管理，規(guī)范文件借用行為，確保文件的安全與完整，提高文件的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中借用公司文件的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：文件借用需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保借用用途合理、必要。2.限期歸還原則：明確規(guī)定借用文件的歸還期限，以保證文件的正常流轉(zhuǎn)和使用。3.安全保密原則：借用人員應(yīng)妥善保管文件，不得泄露文件內(nèi)容，確保文件的安全與保密。二、文件分類(lèi)及借用范圍（一）文件分類(lèi)1.公司制度文件：包括公司章程、各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的策劃方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告等。3.技術(shù)文件：技術(shù)研發(fā)資料、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.其他文件：如會(huì)議紀(jì)要、通知公告、往來(lái)信函等。（二）借用范圍1.因工作需要，在職責(zé)范圍內(nèi)確需查閱、使用相關(guān)文件的公司內(nèi)部員工。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，因合作項(xiàng)目、調(diào)研等事宜需要借用文件的外部單位人員。三、借用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.借用人員需填寫(xiě)《文件借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借用文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借用用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。（二）審批權(quán)限1.部門(mén)內(nèi)部文件借用，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.跨部門(mén)文件借用，需經(jīng)借用部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人共同審批。3.涉及重要文件或機(jī)密文件的借用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.外部單位借用公司文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批結(jié)果通知申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，由行政部門(mén)或文件管理部門(mén)通知借用人員辦理文件借用手續(xù)。如審批未通過(guò)，應(yīng)向借用人員說(shuō)明原因。四、文件借用手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借用人員憑審批通過(guò)的《文件借用申請(qǐng)表》到文件管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。2.文件管理部門(mén)工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在《文件借用登記簿》上詳細(xì)記錄借用文件的相關(guān)信息、借用人員姓名、部門(mén)、借用日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。（二）文件交付1.文件管理部門(mén)工作人員按照《文件借用申請(qǐng)表》和《文件借用登記簿》的記錄，向借用人員交付所借文件，并要求借用人員當(dāng)場(chǎng)核對(duì)文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要文件或機(jī)密文件，文件管理部門(mén)可采取復(fù)印、掃描等方式提供副本供借用人員使用，原件原則上不外借。如確需外借原件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。（三）借閱憑證文件管理部門(mén)向借用人員發(fā)放《文件借用憑證》，借用人員需妥善保管，作為歸還文件的憑證。五、借用期限與歸還（一）借用期限1.一般文件的借用期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借用期限的，借用人員應(yīng)提前向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.重要文件或機(jī)密文件的借用期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需繼續(xù)使用，必須重新辦理借用手續(xù)。（二）歸還要求1.借用人員應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將所借文件歸還至文件管理部門(mén)。歸還時(shí)，借用人員需確保文件的完整性和整潔性，如有損壞或遺失，應(yīng)照價(jià)賠償。2.文件管理部門(mén)工作人員在接收歸還文件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息，與《文件借用登記簿》和《文件借用憑證》進(jìn)行比對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《文件借用登記簿》上注明歸還日期，并收回《文件借用憑證》。3.如發(fā)現(xiàn)歸還文件有損壞或遺失情況，借用人員應(yīng)立即向文件管理部門(mén)報(bào)告，并按照以下規(guī)定進(jìn)行處理：對(duì)于一般性文件損壞，借用人員應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或承擔(dān)相應(yīng)的修復(fù)費(fèi)用。對(duì)于重要文件或機(jī)密文件損壞或遺失，借用人員應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，防止文件內(nèi)容泄露，并按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)文件的重要性、損失程度等因素確定，最低賠償金額不低于文件的制作成本。六、文件保管與使用（一）保管要求1.借用人員應(yīng)妥善保管所借文件，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定的使用范圍。如需在公司外使用，必須提前經(jīng)文件管理部門(mén)和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。2.文件借用期間，借用人員應(yīng)將文件存放在安全、保密的地方，防止文件被盜、丟失、損壞或泄露。不得擅自對(duì)文件進(jìn)行涂改、復(fù)印、拍照、掃描等操作，如需進(jìn)行上述操作，必須提前向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）使用要求1.借用人員應(yīng)按照申請(qǐng)用途使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或挪作他用。如需變更使用用途，必須提前向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。2.在文件使用過(guò)程中，借用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度和文件管理規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的文件，借用人員應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.文件管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)借用文件的歸還情況進(jìn)行檢查，對(duì)于逾期未還的文件，及時(shí)通知借用人員歸還。如借用人員因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)督促其辦理延期手續(xù)。2.公司行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)文件借用情況進(jìn)行抽查，檢查文件借用手續(xù)是否齊全、借用期限是否合規(guī)、文件保管是否妥善等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定借用文件的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對(duì)于未按規(guī)定辦理借用手續(xù)、擅自借用文件的，給予警告處分，并責(zé)令其補(bǔ)辦手續(xù)。對(duì)于逾期未還文件、轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定使用范圍的，給予通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其立即歸還文件。如造成文件損壞或遺失的，按照本制度第五條第（三）款規(guī)定進(jìn)行賠償。對(duì)于泄露文件內(nèi)容、擅自對(duì)文件進(jìn)行涂改、復(fù)印、拍照、掃描等違規(guī)操作的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、降職、撤職等處分，并依法追究其法律責(zé)任。2.因借用人員違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法要求借用人員承擔(dān)相應(yīng)