公司用車油卡管理制度一、總則（一）目的為加強公司用車油卡的管理，規(guī)范油卡的使用流程，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備公務用車的部門及個人。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：油卡的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.預算控制原則：嚴格按照公司車輛油耗預算使用油卡，確保費用支出在預算范圍內(nèi)。3.實名使用原則：油卡實行實名登記，專人專用，嚴禁轉借他人。4.安全保密原則：妥善保管油卡密碼等信息，防止信息泄露和被盜用。二、油卡的申請與審批（一）申請1.各部門因工作需要使用車輛，需提前預估油耗，并填寫《油卡申請表》，詳細注明申請油卡的金額、預計使用時間、車輛車牌號等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）審批1.行政部門收到《油卡申請表》后，對申請信息進行審核，核實車輛狀況、油耗情況等。2.審核通過后，報財務部門進行預算審核。財務部門根據(jù)公司車輛油耗預算及各部門實際需求，對申請金額進行審批。3.經(jīng)財務部門審批同意后，行政部門負責統(tǒng)一辦理油卡申請手續(xù)，并將油卡發(fā)放至指定車輛使用人。三、油卡的使用與管理（一）使用規(guī)范1.油卡使用人應嚴格按照車輛實際行駛里程和油耗情況合理使用油卡，不得浪費。2.在加油時，應選擇正規(guī)加油站，并要求加油站工作人員開具正規(guī)發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應詳細注明加油日期、加油金額、車牌號等信息。3.加油后，油卡使用人應及時在車輛加油記錄簿上記錄加油時間、加油金額、加油站名稱等信息，并簽字確認。4.嚴禁使用油卡為非公司車輛加油，嚴禁將油卡用于私人消費。（二）保管1.油卡由車輛使用人負責保管，不得隨意交予他人。如因特殊情況需要委托他人代加油，需經(jīng)部門負責人批準，并在加油記錄簿上注明代加油人姓名及相關信息。2.油卡使用人應妥善保管油卡密碼，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，應立即向行政部門報告，并采取相應措施防止損失擴大。3.行政部門應定期對油卡使用情況進行檢查，核實油卡是否存在異常使用情況。（三）充值1.當油卡余額不足時，油卡使用人應及時向行政部門提出充值申請，并填寫《油卡充值申請表》。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門審核通過后，報財務部門進行充值操作。3.財務部門根據(jù)充值申請金額，從公司車輛油耗預算中扣除相應款項，并將充值金額充值至油卡賬戶。四、油卡的報銷與結算（一）報銷流程1.油卡使用人在每次加油后，應及時整理加油發(fā)票，并按照公司財務報銷制度的要求粘貼好發(fā)票。2.填寫《油卡費用報銷單》，詳細注明加油日期、加油金額、車牌號、行駛里程等信息，并簽字確認。3.將《油卡費用報銷單》及加油發(fā)票提交至部門負責人進行審核。部門負責人應核實加油信息的真實性和合理性，并簽字審批。4.經(jīng)部門負責人審批通過后，報銷單提交至財務部門進行報銷審核。財務部門根據(jù)公司財務制度及油卡使用記錄，對報銷金額進行審核。5.審核通過后，財務部門將報銷款項支付至油卡使用人指定的銀行賬戶。（二）結算1.行政部門每月定期對公司所有車輛的油卡使用情況進行統(tǒng)計匯總，編制《油卡使用情況統(tǒng)計表》。2.《油卡使用情況統(tǒng)計表》應詳細列出每輛車的加油日期、加油金額、行駛里程、油耗等信息，并與加油記錄簿及報銷記錄進行核對。3.行政部門將《油卡使用情況統(tǒng)計表》提交至財務部門，財務部門根據(jù)統(tǒng)計表對公司車輛油耗費用進行結算，并與各部門車輛油耗預算進行對比分析。4.如發(fā)現(xiàn)某部門車輛油耗費用超出預算，財務部門應及時通知該部門負責人，分析原因并采取相應措施進行控制。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負責對油卡的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期抽查車輛加油記錄簿及報銷憑證，核實油卡使用的真實性和合規(guī)性。2.財務部門負責對油卡費用報銷進行審核監(jiān)督，嚴格按照公司財務制度進行報銷審批，確保費用支出的合理性和準確性。3.審計部門有權對公司油卡管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合相關政府部門及監(jiān)管機構的檢查，如實提供油卡使用情況及相關資料。2.接受社會公眾的監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)公司油卡使用存在違規(guī)行為，歡迎社會各界人士向公司舉報。公司將對舉報信息進行認真核實，并對舉報人給予適當獎勵。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用油卡或超出審批額度使用油卡。2.將油卡轉借他人或用于私人消費。3.偽造加油記錄或報銷憑證，騙取油卡費用。4.因保管不善導致油卡丟失或被盜用，造成公司經(jīng)濟損失。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，給予警告處分，并責令其立即改正違規(guī)行為，退還違規(guī)所得費用。2.對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴重的員工，除責令其退還違規(guī)所得費用外，還將視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣除績效獎金、降低工資級別等。3.對于因違規(guī)行為給公司造成重大經(jīng)濟損失的員工，公司將依法追究其法律責任。4.部門負責人對本部門員工的油卡使用情況負有管理責任。如部門員工出現(xiàn)違規(guī)行為，部門負責人將視情節(jié)輕重承擔相應的管理責任，如扣減部門負責人績效分數(shù)等。七、附則（一）解釋權