完善辦公耗材管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，節(jié)約成本，提高辦公效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公耗材的管理。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公耗材，避免浪費(fèi)。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等流程，確保管理有序。3.責(zé)任原則：明確各部門及相關(guān)人員在辦公耗材管理中的責(zé)任，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)辦公耗材管理制度的制定、修訂和完善。2.匯總各部門辦公耗材需求計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行采購。3.建立辦公耗材庫存臺賬，定期盤點(diǎn)庫存。4.對辦公耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公耗材需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)。2.合理使用辦公耗材，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.配合行政部門做好辦公耗材的管理工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)辦公耗材采購費(fèi)用的審核和報(bào)銷。2.對辦公耗材管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。三、采購管理（一）需求計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，每月[具體日期]前填寫《辦公耗材需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，制定月度辦公耗材采購計(jì)劃。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)月度采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.辦公耗材到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門和倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系換貨或退貨。（三）采購審批1.辦公耗材采購金額在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.辦公耗材采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公耗材采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。四、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公耗材的領(lǐng)用，并填寫《辦公耗材領(lǐng)用登記表》。2.領(lǐng)用人員應(yīng)根據(jù)工作需要，合理領(lǐng)用辦公耗材，不得超量領(lǐng)用。3.對于貴重辦公耗材（如高檔打印機(jī)墨盒、硒鼓等），應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制使用數(shù)量。（二）使用要求1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公耗材，正確使用辦公設(shè)備和辦公用品，避免因使用不當(dāng)造成浪費(fèi)和損壞。2.提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。3.對于可重復(fù)使用的辦公耗材（如文件夾、檔案袋等），應(yīng)妥善保管，以便再次使用。（三）節(jié)約措施1.開展節(jié)約辦公耗材的宣傳教育活動，提高員工的節(jié)約意識。2.定期對辦公耗材的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，找出浪費(fèi)原因，采取針對性措施加以改進(jìn)。3.對節(jié)約辦公耗材表現(xiàn)突出的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。五、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公耗材倉庫，用于存放辦公耗材。2.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保辦公耗材的質(zhì)量不受影響。3.辦公耗材應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)每月對辦公耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)填寫《辦公耗材盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.對于盤盈或盤虧的辦公耗材，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。盤盈的辦公耗材應(yīng)及時入賬，盤虧的辦公耗材應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）庫存安全1.加強(qiáng)倉庫安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保庫存辦公耗材的安全。3.嚴(yán)格限制非倉庫管理人員進(jìn)入倉庫，如需進(jìn)入，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。六、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃，編制辦公耗材年度預(yù)算。2.辦公耗材年度預(yù)算應(yīng)分解到各季度和各月份，作為控制辦公耗材費(fèi)用的依據(jù)。3.行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制辦公耗材的采購和使用，不得超預(yù)算支出。如因特殊情況需要超預(yù)算采購辦公耗材的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行追加預(yù)算。（二）報(bào)銷規(guī)定1.辦公耗材采購費(fèi)用報(bào)銷時，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購合同、驗(yàn)收單等憑證。2.報(bào)銷憑證應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度審核辦公耗材采購費(fèi)用報(bào)銷，對不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證予以退回。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對各部門辦公耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對辦公耗材的費(fèi)用支出情況進(jìn)行審計(jì)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。（二）考核辦法1.將辦公耗材管理情況納入各部門績效考核體系，對辦公耗材管理工作成績突出的部門給予加分獎勵，對管理不善的部門給予扣分