公司電話使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司電話的使用，確保通訊暢通，提高工作效率，減少費用支出，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則（1）公司電話主要用于工作聯(lián)系，員工應(yīng)確保電話使用的合理性和必要性。（2）員工應(yīng)愛護公司電話設(shè)備，不得隨意損壞或私自改裝。（3）嚴格控制電話費用，杜絕浪費。二、電話使用規(guī)定1.工作電話使用（1）員工應(yīng)在上班時間保持工作電話暢通，不得隨意關(guān)機或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移。如有特殊情況需要離開座位，應(yīng)告知同事代為接聽。（2）接聽工作電話時，應(yīng)使用禮貌用語，如“您好，[公司名稱]”，并及時記錄重要信息。（3）撥打電話時，應(yīng)明確對方身份，確認電話號碼無誤后再進行通話。通話內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，避免冗長和無關(guān)緊要的話題。（4）嚴禁使用工作電話撥打私人電話，如遇緊急情況需要撥打私人電話，應(yīng)盡量縮短通話時間，并確保不影響工作。2.長途電話使用（1）因工作需要撥打長途電話，應(yīng)提前填寫《長途電話申請表》，注明通話事由、對方電話號碼、預(yù)計通話時長等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后交行政部備案。（2）行政部根據(jù)審批后的申請表開通長途電話權(quán)限，并在通話結(jié)束后及時關(guān)閉。（3）員工應(yīng)嚴格按照申請表上的內(nèi)容使用長途電話，不得擅自更改通話對象或延長通話時長。如因特殊情況需要變更，應(yīng)重新填寫申請表并再次審批。3.國際電話使用（1）國際電話的使用必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批流程同長途電話。（2）使用國際電話時，應(yīng)嚴格控制通話費用，選擇經(jīng)濟實惠的通話方式。（3）通話結(jié)束后，應(yīng)及時向行政部提交通話記錄，以便核對費用。三、電話費用管理1.費用核算（1）公司電話費用由行政部統(tǒng)一核算，每月根據(jù)各部門的實際使用情況進行分攤。（2）行政部應(yīng)定期打印電話費用清單，與各部門核對通話記錄和費用明細，確保費用核算準確無誤。2.費用控制（1）各部門應(yīng)合理控制電話使用量，避免不必要的通話費用支出。如發(fā)現(xiàn)某個部門電話費用過高，行政部將與該部門負責(zé)人溝通，查找原因并采取相應(yīng)措施。（2）員工應(yīng)自覺遵守電話費用管理制度，如發(fā)現(xiàn)有浪費或違規(guī)使用電話的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.費用報銷（1）員工因工作需要使用個人手機產(chǎn)生的通訊費用，可按照公司相關(guān)規(guī)定進行報銷。報銷時應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明通話事由和時間。（2）行政部負責(zé)審核員工的通訊費用報銷申請，對不符合規(guī)定的報銷申請予以退回。四、電話設(shè)備管理1.設(shè)備配置（1）公司根據(jù)工作需要為員工配備辦公電話，員工應(yīng)妥善保管和使用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（2）如因工作調(diào)動或離職，員工應(yīng)及時將電話設(shè)備交回行政部，辦理交接手續(xù)。2.設(shè)備維護（1）員工發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時向行政部報修。行政部接到報修后，應(yīng)盡快安排維修人員進行維修。（2）員工不得私自拆卸或維修電話設(shè)備，如因個人原因造成設(shè)備損壞，應(yīng)照價賠償。3.設(shè)備更新（1）隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進步，行政部將根據(jù)實際情況適時更新電話設(shè)備。（2）新設(shè)備到位后，行政部應(yīng)及時組織員工進行培訓(xùn)，確保員工能夠正確使用。五、違規(guī)處理1.對違反本制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予以下處罰：（1）首次違規(guī)，給予口頭警告，并責(zé)令改正。（2）再次違規(guī)，給予書面警告，并扣除當(dāng)月通訊補貼的[X]%。（3）多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，給予記過處分，并扣除當(dāng)月通訊補貼的[X]%，同時取消當(dāng)年評優(yōu)評先資格。（4）如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.員工對處罰決定如有異議，可在接到處罰通知后的[X]個工作日內(nèi)，向行政部提出申訴。行政部應(yīng)在接到申訴后的[X]個工作日