公司歸檔文件管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司歸檔文件的管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司的歸檔文件由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.齊全完整原則：歸檔文件應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證文件的完整性。3.準(zhǔn)確分類原則：按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保文件信息不泄露。二、歸檔文件的范圍（一）行政管理文件1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司對(duì)外發(fā)文、收文、函件等文件。5.公司人事檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利等文件。6.公司行政事務(wù)管理文件，如辦公用品采購、車輛管理、固定資產(chǎn)管理等文件。（二）業(yè)務(wù)管理文件1.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件。2.公司市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、客戶資料等文件。3.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制等文件。4.公司財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等文件。5.公司項(xiàng)目管理文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等文件。（三）其他文件1.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件。2.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目文件。3.公司員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材等文件。4.公司重要活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、歸檔文件的形成與收集（一）文件形成1.各部門及員工在工作中應(yīng)及時(shí)形成各類文件，并確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件形成過程中應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張、字體、字號(hào)等，保證文件的規(guī)范性。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，定期對(duì)本部門形成的文件進(jìn)行整理和收集。2.文件收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)退回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。四、歸檔文件的整理（一）分類1.按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將歸檔文件分為行政管理文件、業(yè)務(wù)管理文件和其他文件三大類。2.在每大類下，再根據(jù)文件的具體內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類目。（二）編號(hào)1.為便于文件的管理和查找，對(duì)歸檔文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號(hào)方法可采用“年度+類別+順序號(hào)”的形式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理文件類別，“001”表示該類別下的順序號(hào)。（三）裝訂1.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，以保證文件的整齊和牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝方式。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其大小一致。（四）編目1.歸檔文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰、工整，一式兩份，一份隨文件裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。五、歸檔文件的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放歸檔文件。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.歸檔文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要文件或珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限1.歸檔文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文件主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程，重要會(huì)議紀(jì)要，重大合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的文件主要包括公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件，一般業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件，員工人事檔案等。保管期限為10年至50年。4.短期保管的文件主要包括一般性的行政事務(wù)管理文件，臨時(shí)性的工作計(jì)劃、總結(jié)等文件。保管期限為1年至10年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充文件、修復(fù)損壞文件、調(diào)整保管方式等。六、歸檔文件的利用（一）利用原則1.歸檔文件的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保文件的安全和保密。2.利用歸檔文件應(yīng)填寫利用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。（二）查閱1.因工作需要查閱歸檔文件的，應(yīng)到檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在文件上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換文件等。3.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，如查閱設(shè)備、桌椅等，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。（三）借閱1.因工作需要借閱歸檔文件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印或摘錄文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.借閱人員歸還文件時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、歸檔文件的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的歸檔文件進(jìn)行鑒定，確定文件是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，綜合評(píng)估文件的價(jià)值。（二）銷毀1.對(duì)于經(jīng)鑒定確定已無保存價(jià)值的歸檔文件，應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀歸檔文件應(yīng)采用安全可靠