軍品科研物資管理制度一、總則1.目的為加強軍品科研物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、儲存、使用、報廢等環(huán)節(jié)的工作流程，確保物資供應的及時性、準確性和安全性，提高物資使用效益，保障軍品科研任務的順利完成，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內參與軍品科研項目的所有部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產部門、質量部門、采購部門、倉儲部門等。3.基本原則歸口管理原則：軍品科研物資管理工作由公司指定的部門歸口負責，統(tǒng)一協調和管理物資的采購、供應、使用等環(huán)節(jié)。計劃管理原則：根據軍品科研任務的需求，制定科學合理的物資需求計劃，確保物資供應與科研進度相匹配。質量第一原則：嚴格把控物資質量，確保采購的物資符合軍品科研的質量要求，從源頭上保障軍品質量。成本控制原則：在保證物資質量和滿足科研需求的前提下，合理控制物資采購成本和使用成本，提高物資使用效益。責任追究原則：對在軍品科研物資管理工作中出現的違規(guī)行為和責任事故，追究相關部門和人員的責任。二、職責分工1.采購部門負責根據軍品科研物資需求計劃，制定采購計劃并組織實施采購工作。選擇合格的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理。簽訂采購合同，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更和糾紛。負責采購物資的催交、運輸、到貨驗收等工作，協調解決采購過程中的問題。2.倉儲部門負責軍品科研物資的入庫、儲存、保管、發(fā)放等工作，確保物資的安全和完好。建立物資庫存臺賬，定期盤點庫存物資，做到賬實相符。按照物資保管要求，對不同物資采取相應的保管措施，防止物資損壞、變質、丟失等情況發(fā)生。根據物資發(fā)放憑證，及時、準確地發(fā)放物資，做好發(fā)放記錄。3.使用部門負責編制本部門軍品科研物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數量、質量要求等，并提交給采購部門。按照規(guī)定的程序領用物資，合理使用物資，確保物資用于軍品科研項目，不得挪作他用。對領用的物資進行使用管理，定期檢查物資的使用情況，及時反饋物資使用過程中出現的問題。協助倉儲部門做好物資盤點工作，配合處理物資報廢等相關事宜。4.質量部門負責對采購的軍品科研物資進行質量檢驗和驗收，確保物資質量符合相關標準和要求。制定物資檢驗計劃和檢驗標準，對物資的外觀、尺寸、性能等進行檢驗，出具檢驗報告。對物資質量問題進行跟蹤和處理，協助采購部門與供應商協商解決質量糾紛。參與物資采購合同中質量條款的審核，提出質量方面的意見和建議。5.財務部門負責軍品科研物資采購資金的預算編制、審核和支付管理，確保資金的合理使用。對物資采購成本進行核算和分析，控制物資采購費用，參與物資采購合同的審核，提出財務方面的意見和建議。負責物資庫存的財務核算，定期與倉儲部門核對賬目，確保賬賬相符。對物資報廢等相關財務事項進行審核和處理，按照規(guī)定進行賬務處理。6.項目管理部門負責統(tǒng)籌協調軍品科研項目的物資管理工作，監(jiān)督物資管理制度的執(zhí)行情況。對物資需求計劃進行審核，確保計劃與項目進度相匹配，協調解決物資管理過程中的跨部門問題。參與物資采購合同的審核，對合同中與項目相關的條款提出意見和建議。定期對軍品科研物資管理工作進行總結和評估，提出改進措施和建議。三、物資需求計劃管理1.需求計劃編制使用部門應根據軍品科研項目的任務要求和進度安排，提前編制物資需求計劃。需求計劃應明確物資的名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、預計到貨時間等詳細信息。物資需求計劃應按照項目階段進行分解，確保需求的準確性和及時性。對于大型復雜項目，應制定滾動需求計劃，根據項目實際進展情況及時調整需求。需求計劃編制完成后，使用部門應提交給項目管理部門進行審核。項目管理部門審核通過后，將需求計劃轉發(fā)給采購部門。2.需求計劃審核采購部門收到需求計劃后，應進行初步審核。審核內容包括需求的合理性、準確性、完整性等。對于不符合要求的需求計劃，采購部門應及時與使用部門溝通，要求其進行修改和完善。采購部門在審核需求計劃時，應結合庫存情況進行綜合考慮。對于庫存中已有足夠數量的物資，應避免重復采購；對于庫存不足但近期無需求的物資，應合理安排采購時機，避免過早采購造成庫存積壓。財務部門應對需求計劃進行資金預算審核，確保采購資金的合理性和可行性。對于超出預算的需求計劃，應提出調整意見，經相關部門審批后執(zhí)行。3.需求計劃調整在軍品科研項目實施過程中，如因項目變更、技術調整等原因導致物資需求計劃發(fā)生變化，使用部門應及時填寫物資需求計劃變更申請表，詳細說明變更原因、變更內容等，并提交給項目管理部門審核。項目管理部門審核通過后，將變更申請表轉發(fā)給采購部門。采購部門根據變更后的需求計劃，及時調整采購計劃，并通知相關部門。物資需求計劃調整后，相關部門應按照新的計劃執(zhí)行物資采購、驗收、儲存、使用等工作，確保物資供應與項目變更后的需求相匹配。四、采購管理1.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量等進行評估和審核。選擇供應商時，應優(yōu)先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同簽訂前，應提交給法務部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。采購部門應定期對供應商進行評價和考核，評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。對于評價不合格的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等，確保供應商提供的物資符合公司要求。2.采購計劃制定與執(zhí)行采購部門根據審核通過的物資需求計劃，結合庫存情況和供應商供貨能力，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數量、采購時間、交貨地點等詳細信息。采購計劃制定后，采購部門應及時下達采購訂單給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。對于重要物資或緊急采購項目，應安排專人負責跟蹤，確保物資按時、按質、按量到貨。在采購過程中，如因供應商原因導致交貨延遲或物資質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其采取措施解決問題。如協商無果，應按照合同約定追究供應商的責任。3.采購合同管理采購合同簽訂后，采購部門應建立合同臺賬，對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和記錄。合同臺賬應包括合同編號、供應商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨期、付款方式、合同執(zhí)行情況等信息。采購部門應按照合同約定及時支付貨款，確保公司的信譽。在支付貨款前，應核對發(fā)票、驗收報告等相關憑證，確保支付金額準確無誤。如采購合同需要變更或解除，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂變更或解除協議。變更或解除協議應經法務部門審核后生效，同時采購部門應及時調整合同臺賬和相關記錄。五、驗收管理1.驗收標準制定質量部門應根據軍品科研物資的相關標準和要求，制定物資驗收標準。驗收標準應明確物資的外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面的要求。對于特殊物資或有特殊質量要求的物資，質量部門應會同使用部門、技術部門等共同制定驗收標準，確保驗收工作的科學性和準確性。2.驗收流程物資到貨后，倉儲部門應及時通知質量部門進行驗收。質量部門接到通知后，應組織相關人員按照驗收標準對物資進行驗收。驗收人員應核對物資的名稱、規(guī)格型號、數量、質量證明文件等是否與采購合同一致。對物資的外觀、尺寸、性能等進行檢查，填寫驗收報告。對于驗收合格的物資，質量部門應在驗收報告上簽字確認，倉儲部門辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，質量部門應出具不合格報告，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收記錄與檔案管理驗收人員應做好驗收記錄，驗收記錄應包括物資名稱、規(guī)格型號、數量、供應商名稱、驗收時間、驗收人員、驗收結果等信息。驗收記錄應妥善保存，以備查閱。質量部門應建立物資驗收檔案，將驗收報告、驗收記錄、質量證明文件等相關資料歸檔保存。物資驗收檔案應按照項目和物資類別進行分類管理，便于查詢和追溯。六、儲存管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉儲部門應根據軍品科研物資的特點和儲存要求，合理規(guī)劃倉庫布局。倉庫應劃分為不同的區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、貴重物資區(qū)等，確保物資分類存放，便于管理和查找。倉庫內應設置必要的貨架、貨柜等儲存設備，確保物資存放整齊、有序。對于特殊物資，如易燃易爆物資、有毒有害物資等，應設置專門的儲存區(qū)域，并采取相應的安全防護措施。2.物資入庫管理物資到貨后，倉儲部門應按照驗收結果辦理入庫手續(xù)。對于驗收合格的物資，應及時放入合格品區(qū)，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號、數量、供應商名稱等信息。對于驗收不合格的物資，應放入不合格品區(qū)，并做好標識。倉儲部門應及時通知采購部門與供應商協商處理，在未處理完畢前，不得擅自使用或處置不合格物資。3.物資保管與養(yǎng)護倉儲部門應按照物資保管要求，對不同物資采取相應的保管措施。對于易受潮、易生銹、易變質的物資，應采取防潮、防銹、防腐等措施；對于易燃易爆物資、有毒有害物資等，應嚴格按照相關安全規(guī)定進行保管。倉儲部門應定期對庫存物資進行檢查和盤點，確保物資的安全和完好。對于發(fā)現的問題，如物資損壞、變質、丟失等，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。倉儲部門應做好倉庫的清潔衛(wèi)生工作，保持倉庫環(huán)境整潔，防止物資受到污染。4.物資發(fā)放管理使用部門應按照規(guī)定的程序領用物資。領用物資時，應填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、用途等信息，并提交給項目管理部門審核。項目管理部門審核通過后，領用申請表轉發(fā)給倉儲部門。倉儲部門根據領用申請表發(fā)放物資，并在庫存臺賬上記錄發(fā)放日期、領用部門、物資名稱、規(guī)格型號、數量等信息。物資發(fā)放應遵循先進先出、急用先供的原則，確保物資的合理使用。對于貴重物資、限量物資等，應嚴格控制發(fā)放數量，并做好發(fā)放記錄。七、使用管理1.物資領用與使用使用部門應按照批準的物資需求計劃和領用申請表領用物資，不得超計劃領用或擅自挪用物資。領用物資時，應核對物資的名稱、規(guī)格型號、數量等信息，確保領用的物資符合要求。使用部門應合理使用物資，按照物資的使用說明書和操作規(guī)程進行操作，確保物資的正常使用和安全。對于貴重物資、關鍵設備等，應指定專人負責使用和管理。在物資使用過程中，如發(fā)現物資質量問題或其他異常情況，使用部門應及時停止使用，并通知質量部門和采購部門進行處理。2.物資使用記錄與統(tǒng)計使用部門應建立物資使用記錄臺賬，詳細記錄物資的領用時間、使用情況、使用人員等信息。物資使用記錄臺賬應定期進行核對和統(tǒng)計，確保記錄的準確性和完整性。使用部門應定期對物資使用情況進行統(tǒng)計分析，掌握物資的消耗規(guī)律和使用效益，為物資需求計劃的編制和調整提供依據。3.物資回收與再利用對于已使用完畢或不再使用的物資，使用部門應及時清理并交回倉儲部門。倉儲部門對回收的物資進行檢查和鑒定，對于可再利用的物資，應進行分類存放，并按照相關規(guī)定進行處理。鼓勵使用部門對可再利用的物資進行修復和改造，提高物資的使用效益，減少資源浪費。對于物資回收與再利用過程中產生的費用，應按照公司相關規(guī)定進行核算和處理。八、報廢管理1.報廢申請與審批當軍品科研物資因損壞、變質、過期等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫物資報廢申請表，詳細說明報廢原因、物資名稱、規(guī)格型號、數量等信息，并提交給項目管理部門審核。項目管理部門審核通過后，將報廢申請表轉發(fā)給質量部門、財務部門等相關部門進行會簽。各部門應根據職責對報廢申請進行審核，提出意見和建議。經相關部門會簽同意后，報廢申請表提交給公司主管領導審批。公司主管領導審批通過后，物資報廢申請生效。2.報廢物資處置倉儲部門根據批準的物資報廢申請表，對報廢物資進行清理和登記。報廢物資應單獨存放，并做好標識，防止與其他物資混淆。對于有回收價值的報廢物資，如廢舊金屬、廢舊設備等，倉儲部門應按照公司相關規(guī)定進行回收處理，回收款項應及時上繳財務部門。對于無回收價值的報廢物資，如過期藥品、有毒有害物資等，倉儲部門應按照國家相關法律法規(guī)的要求進行妥善處置，防止對環(huán)境造成污染。3.報廢記錄與檔案管理倉儲部門應做好物資報廢記錄，記錄內容包括報廢物資名稱、規(guī)格型號、數量、報廢原因、報廢日期、處置方式等信息。報廢記錄應妥善保存，以備查閱。財務部門應按照公司財務制度的規(guī)定，對物資報廢進行賬務處理，確保賬實相符。同時，財務部門應建立物資報廢財務檔案，將相關憑證、報表等資料歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門應定期對軍品科研物資管理工作進行審計監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、物資采購、驗收、儲存、使用、報廢等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范、物資管理相關資料是否齊全等。內部審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發(fā)現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。2.定期檢查與不定期抽查項目管理部門應定期組織對軍品科研物資管理工作進行檢查，檢查內容包括物資需求計劃執(zhí)行情況、采購合同履行情況、物資驗收情況、庫存管理情況、物資使用情況等。公司相關部門應不定期對軍品科研物資管理工作進行抽查，及時發(fā)現和糾正物資管理過程中存在的問題。對于抽查中發(fā)