第一章辦公室日常事務(wù)

本章概述

秘書是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，通過秘書的有效管理做好辦公室日常事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠從瑣碎的辦公室事務(wù)中解脫出來是秘書的職責(zé)。本章介紹了辦公室環(huán)境及辦公用品管理、印信及名片管理、值班及保密工作等內(nèi)容，是秘書工作的基礎(chǔ)，雖然有些瑣碎、繁雜，但凡是從事秘書工作的人都必須予以重視。學(xué)習(xí)目標(biāo)

1.了解辦公室環(huán)境管理內(nèi)容。2.掌握印信管理的方法。3.了解保密工作的內(nèi)容和要求。重點難點

1.如何做好辦公室安全管理工作。2.印章的使用及審批流程。3.秘書保密工作內(nèi)容。李小姐是永順公司的總經(jīng)理秘書。早上上班時，她提前10分鐘來到公司，首先把辦公室的窗簾拉起，窗戶打開，桌面的文件按照柜架上貼的標(biāo)簽分類碼放，把電腦下纏亂電線梳理清楚，把領(lǐng)導(dǎo)一到公司就要審閱的重要文件放在辦公桌中間。然后，她用酒精擦拭自己辦公桌上的電話話筒和傳真機(jī)磁頭，清潔自己辦公區(qū)域的地面、桌面、柜臺的衛(wèi)生，整理自己保管的各類文件。之后，她又到接待室把書架上供閱覽的宣傳品擺放整齊。做完這些，領(lǐng)導(dǎo)和同事也陸續(xù)來到公司，開始一天的工作。第一節(jié)辦公室環(huán)境及辦公用品管理知識講解思考題案例分析實踐訓(xùn)練本講內(nèi)容一、辦公室環(huán)境的含義辦公室環(huán)境有廣義和狹義之分。廣義是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；狹義是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門所處的環(huán)境。

一、辦公室環(huán)境的含義它包含人文環(huán)境和自然環(huán)境。人文環(huán)境包括文化、教育、人際關(guān)系等因素；自然環(huán)境包括建筑設(shè)計、室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備和辦公室的布置、布局等。

辦公室環(huán)境的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計、組織和控制，使其達(dá)到最符合秘書工作的需要，進(jìn)而提高工作效率，完成組織欲達(dá)到的使命。二、辦公室環(huán)境管理的原則

（一）方便省時（二）舒適整潔（三）和諧統(tǒng)一（四）健康安全（一）辦公室的空間設(shè)計1．辦公室的布局按格式分：

可分為封閉式布局、開放式布局、混合式布局。按數(shù)量分：

可分成單間式辦公室、單元式辦公室、公寓式辦公室。三、辦公室環(huán)境管理的內(nèi)容（1）布置要點

力求整齊、清潔。

營造一個安靜的工作環(huán)境；

保證良好的采光、照明條件；

合理安排座位；2、辦公室的布置辦公室，采用一個大間。桌子，使用同一大小。檔案柜，應(yīng)與其他柜子的高度一致。布置，采用直線對稱。有許多客戶來訪的部門，通常置于入口處。（2）布置的原則：主管的辦公區(qū)域，需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間。主管的工作區(qū)域，位于部屬座位之后方。全體職員的座位，應(yīng)面對同一方向布置。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。公共空間和私人空間，應(yīng)保持一定的獨立性。（2）布置的原則：桌與桌之間，應(yīng)留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。最常用的辦公物品，應(yīng)放在伸手可及的地方。辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨立的空間。（2）布置的原則：1．覆蓋物包括墻壁、天花板、地面、門窗、支柱等上面的覆蓋物。（1）有效地使用顏色。（2）顏色協(xié)調(diào)一致。（二）辦公室的視覺環(huán)境2．照明指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。

（1）光線的量。（2）光線的質(zhì)。（3）光的設(shè)計。（二）辦公室的視覺環(huán)境管理聽覺環(huán)境是指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。控制噪音的有效辦法：1、消除噪音的來源；2、用吸音的材料以減少噪音的影響；3、播放適量的音樂。（三）辦公室的聽覺環(huán)境管理辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室。1．溫度20～25℃。2．濕度40％一60％。3．新鮮度45立方米。0.25米/秒的流速。4．清潔度空氣的凈化（四）辦公室的空氣環(huán)境管理1．增強(qiáng)保健意識保健，又叫健康保護(hù)。＊定期健康檢查；＊普及衛(wèi)生知識；

＊采取疾病預(yù)防；＊保持環(huán)境整潔；

＊推行健康運動；＊舉辦康樂活動。（五）辦公室的保健與安全環(huán)境2．做好安全管理工作（1）樹立健康安全意識。掌握基本的法律知識；上崗前認(rèn)真學(xué)習(xí)并自覺遵守有關(guān)規(guī)章制度；細(xì)心檢查并主動識別隱患，并及時排除或向領(lǐng)導(dǎo)報告，盡快解決。（五）辦公室的保健與安全管理辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。?）識別辦公室安全隱患辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜頂端堆放太多東西有傾斜等。辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露、拖曳電話線或電線、電腦顯示器擺放不當(dāng)造成反光、復(fù)印機(jī)的輻射、違規(guī)操作等。（2）識別辦公室安全隱患工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品、女士的長頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備、復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上、在辦公室里抽煙、不能識別有關(guān)的安全標(biāo)識等。消防隱患：如亂扔煙頭、滅火設(shè)備已損壞或過時、滅火器上堆放物品、火災(zāi)警報失靈等。（2）識別辦公室安全隱患具體包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分的安全檢查。＊

防盜＊

防火

＊

防止意外傷亡

（3）進(jìn)行安全檢查企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是:1.確定檢查周期，定期檢查；2.發(fā)現(xiàn)隱患，及時排除危險或減少危險；3.如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直至解決；4.認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。（3）進(jìn)行安全檢查表1-1

隱患記錄及處理表序號時間地點發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因隱患的危害和后果處理人采取的措施111月4日研發(fā)部靠窗一排電腦屏幕耀眼無窗簾遮陽有損眼睛行政主管張強(qiáng)安裝窗簾211月19日研發(fā)部一名外來人員沒有訪客胸卡接待人員離崗有安全和失密隱患行政主管張強(qiáng)強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求311月25日研發(fā)部周末5號文件資料柜未鎖負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開會失密隱患研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)周一部務(wù)會上強(qiáng)調(diào)表1-2設(shè)備故障表時間發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱故障原因維修要求維修負(fù)責(zé)人（一）辦公用品的計劃1．辦公用品的分類（1）紙簿類：（2）筆尺類：（3）裝訂類：（4）歸檔類：（5）小型設(shè)備及耗材類：四、日常辦公用品管理采購前要做一個采購計劃，填寫計劃表。遵循貨比三家、物美價廉的原則。采購中，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，做到單據(jù)、賬目、手續(xù)清楚。2．辦公用品的計劃與采購

辦公用品采購計劃年月

編號：版本：流水號：序號名稱規(guī)格單位數(shù)量申請部門庫存實需購買量完成情況表1-3表1-3采購計劃表1．專人管理發(fā)放；2．規(guī)定發(fā)放時間；3．急需物品處理；4．印制領(lǐng)用辦公用品申請表；5．填寫申請表，主管批準(zhǔn)；6．清點核實物品；7．提醒節(jié)約使用。

（二）辦公用品發(fā)放程序領(lǐng)用單

位領(lǐng)用人領(lǐng)用時間用途部門負(fù)責(zé)人簽字管理部門負(fù)責(zé)人簽字

品種數(shù)量單價

總價發(fā)放人簽字表1-3表1-4辦公用品申請表1．復(fù)印需專人管理，注意核算成本；2．專人管理傳真機(jī)使用并做記錄；3．按需使用計算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)，加強(qiáng)監(jiān)督；4．減少打私人電話，控制國內(nèi)、國際長途電話；5、設(shè)立耐用辦公用品檔案，定期檢查使用情況；6、收回單位調(diào)離人員移交的辦公用品和物品；7．節(jié)約使用紙筆等辦公用品。（三）節(jié)約用品措施第二節(jié)印信及名片管理知識講解思考題案例分析實踐訓(xùn)練本講內(nèi)容李小姐是永順公司總經(jīng)理的秘書。這天，銷售部的老張說為方便工作需要，再三要求小李給多開幾張介紹信。于是，小李在三張空白介紹信上編好介紹信編號，并蓋了公章交給老張。老張走后，小李越想越后悔，趕緊向辦公室陳主任匯報了這件事，陳主任對她進(jìn)行了嚴(yán)肅的批評，并責(zé)成她立即追回那三封介紹信。李秘書的錯誤在哪呢？你對印信管理工作怎么看？案例導(dǎo)入一、印信管理印章和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。1．印章的刻制及啟用

單位印章是單位對外行使權(quán)力的標(biāo)志。其作用是：標(biāo)志作用，權(quán)威作用，法律作用，憑證作用。秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章（含鋼?。粏挝活I(lǐng)導(dǎo)人“公用”私章；秘書部門的公章。（一）印章的使用與管理

單位印章的規(guī)格、尺寸、文字、圖案等要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定刻制，不得擅自更改；印章的刻制必須執(zhí)單位證明及公安部門的批準(zhǔn)證明，到指定的刻字單位刻制。任何人不得擅自刻制公章。（一）印章的使用與管理

頒發(fā)印章時，應(yīng)嚴(yán)格履行頒發(fā)手續(xù)，特別是頒發(fā)正式印章時，要鄭重其事，安全可靠。頒發(fā)其他印章，也要按程序辦理。印章啟用時一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油，以示首次使用。（一）印章的使用與管理

印章啟用工作流程圖:

機(jī)構(gòu)成立申報→上級審核批準(zhǔn)→印章啟用申報→公安局審核批準(zhǔn)指定單位刻制→啟用公章通知→上級機(jī)關(guān)備案2．印章的審批和使用

（1）印章的審批。嚴(yán)格管理，健全制度嚴(yán)格審批程序:一是嚴(yán)格手續(xù)，按規(guī)定的制度辦事。二是對所蓋印章的文字內(nèi)容必須認(rèn)真審閱。

表1-5用印申請單

文件標(biāo)題發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)有印日期用印申請人批準(zhǔn)人備注

（2）印章的使用

對需留存的材料應(yīng)在加蓋印章后，留存一份立卷歸檔。不得在空白憑證上加蓋印章。當(dāng)用印文件內(nèi)容需要修改，或用印文件失效時，應(yīng)標(biāo)明“作廢”或回收原文件。蓋章必須保證位置恰當(dāng)、文字端正、圖形清晰。蓋章要領(lǐng)：把握標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)。

表1-6用印登記表

編號用印日期用印單位用印事由用印數(shù)批準(zhǔn)人經(jīng)手人監(jiān)印人備注專人負(fù)責(zé)。確保安全。防止污損。嚴(yán)禁偽造。3．印章的保管

印章停用，應(yīng)發(fā)出停用印章通知書，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及時辦理停用印章的登記、上交、清退、處理、銷毀等工作。4．印章的停用（二）介紹信的使用與管理

介紹信是本單位工作人員外出履行公務(wù)、聯(lián)系工作、商洽事宜的重要憑證。具有介紹與證明雙重作。一般單位的介紹信可分為：通用介紹信、專用介紹信兩種。

1．介紹信的格式應(yīng)符合要求

NO.××××××××公司介紹信（存根）

×介字【20】第×號＿＿＿＿＿＿＿：茲介紹我公司＿＿＿＿＿＿＿等＿＿＿位同志前往你處聯(lián)系＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿事宜。

××××年××月××日（有效期×天）……………………………NO.××××

××××公司介紹信

×介字【20】第×號＿＿＿＿＿＿＿：茲介紹我公司＿＿＿＿＿＿等＿＿位同志前往你處聯(lián)系＿＿＿＿＿＿＿＿事宜，請接洽并予協(xié)助。此致敬禮?。ㄓ≌拢?/p>

××××年××月××日（有效期×天）介紹信應(yīng)由專人管理；認(rèn)真履行審批手續(xù)；內(nèi)容要明確具體不能含糊籠統(tǒng)；要填寫有效時間；一份介紹信只能用于一個單位；2．介紹信的管理與使用要嚴(yán)格要填寫持信人的真實姓名和身份；妥善保管好介紹信的存根；存根內(nèi)容要與正文內(nèi)容相符；書寫工整清楚不涂改，如有涂改須在涂改處加蓋公章。2．介紹信的管理與使用要嚴(yán)格

二、名片管理

（一）名片的格式和內(nèi)容用于工作的公用名片，其風(fēng)格要求大體上是簡樸、大方。名片的版式主要有普通（單張）式和折卡式；也可以是橫式或豎式。一般來說，普通式名片為55mm×90mm，折卡式為95mm×90mm。圖1-1、圖1-2名片樣式（正反面）

××××××公司

×××總經(jīng)理地址：××××××××××

電話：×××××××郵編：××××××

傳真：×××××××E-mail:×××××××

××××××××COMPANY

×××GeneralManagerAdd:××××××××××Tel:×××××××××ZEPCODE:×××××××Fax:×××××××××E-mail:××××××××××

組織徽記組織徽記公司在職員工均可通過填寫《印制名片申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政、人事部門核準(zhǔn)；秘書嚴(yán)格檢查名片的版式規(guī)格、數(shù)量、內(nèi)容信息,確認(rèn)無誤后再送印。

（二）名片的印制公司名片只能用于與業(yè)務(wù)相關(guān)的場合，嚴(yán)禁濫用；交往中，掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則；員工離職后不得持本公司名片與他人聯(lián)系；員工在業(yè)務(wù)交往過程中收到的公務(wù)、客戶名片屬公司客戶資料，不得占為己有。員工離職、調(diào)職均需按規(guī)定程序移交。及時更新名片，失效的名片要及時清理。（三）名片的使用與管理

（四）名片申請流程

申請人填寫→申請部門負(fù)責(zé)人審核→行政部審核→行政經(jīng)理核準(zhǔn)→秘書下單印制→申請人到秘書處領(lǐng)取。第三節(jié)值班及保密工作知識講解思考題案例分析實踐訓(xùn)練本講內(nèi)容李小姐是永順公司總經(jīng)理的秘書。10月1日這天她有值班任務(wù)。下午13：00李秘書來到值班室值班。上一班的小張正在處理一份文件，是經(jīng)理16：00要用的材料。與小李交接工作完畢后，小張下班離去。李秘書繼續(xù)處理文件，15：30分時完成。李秘書在值班記錄上填上值班的基本信息。16：00把文件送到經(jīng)理辦公室。此后，又收到5封郵件，接待了一位來訪者。李秘書都在值班記錄表上做了詳細(xì)的記錄。17：00時，李秘書在公司巡查了一遍，重點檢查了辦公室里的電源、門窗是否關(guān)好。填寫值班記錄，18：00時，下一班值班人員來到，兩人交接完工作，李秘書下班。案例導(dǎo)入值班工作是為了保證組織及時獲得準(zhǔn)確的信息，進(jìn)行正確決策，以及出于安全防范的需要而開展的經(jīng)常性工作。值班應(yīng)設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。一、值班工作1．文電處理。2．信息傳遞。3．接待來訪。4．處理臨時性、突發(fā)性事務(wù)。5．值班記錄。6．交接班工作。（一）值班工作的主要任務(wù)

值班記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整。1．值班日志：內(nèi)容簡明扼要，語言規(guī)范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。

（二）值班記錄表的編寫

表1-8值班日志表

時間

日時分-日時分值班人記事代辦事項內(nèi)容承辦事項處理結(jié)果2.接待記錄：序號

來訪時間來訪人單位來訪人姓名來訪目的要求接見人員的部門、姓名是否預(yù)約實際接見人備注

表1-9來訪登記表日期：值班人：主要記錄來電時間、來電單位、來電者姓名、來電內(nèi)容等。電話記錄中應(yīng)確保信息的正確。日期、時間、數(shù)字等重要信息，要非常仔細(xì)地記錄。3．電話記錄：

（三）值班安排

時間人員日期上午7：30——12：30下午12：30——17：30晚上17：30——22：30……×月×日王芳陳飛李文……×月×日…………………………值班地點×××××××××……表1-10值班安排表注意事項每天按時值班，按時交接班，不遲到，不早退，不留空擋。認(rèn)真填寫值班記錄。有急事、要事可與×××聯(lián)系，電話：×××××××（宅）手機(jī)：×××××××××××××

值班任務(wù)1.及時傳遞信息，作好電話記錄。2.對來訪者詢問登記。3.處理突發(fā)事件。4.提高警惕，加強(qiáng)巡邏：做好“四防”?！?/p>

備注

年月日——月日值班表常用在：日常值班室，節(jié)假日值班辦公室，特殊任務(wù)值班辦公室。值班人員必須做到以下幾點：具有服務(wù)精神和高度責(zé)任心；提高警惕，遵守值班紀(jì)律；認(rèn)真做好保密工作；接待來訪來電要熱情；要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平；認(rèn)真填寫值班日志，做好交接工作。

李小姐是永順公司總經(jīng)理的秘書。一天，李秘書接到一個電話，是要找市場部的王經(jīng)理，王經(jīng)理不在公司。小李不假思索的就回答對方：“對不起，王經(jīng)理不在公司，他正在忙著準(zhǔn)備26號的新產(chǎn)品發(fā)布會?！睅滋旌?，永順公司的競爭對手興盛公司在25號召開了同一類型的新產(chǎn)品發(fā)布會，搶占了市場。案例導(dǎo)入二、保密工作1．秘密及保密工作秘密是一個集團(tuán)、政黨、國家或個人為保護(hù)自身的利益和安全，在一定的時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。我國《保密法》（2010年4月29日修訂）對國家秘密的明確定義是：“國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項?！?/p>

（一）保密的概念與種類

2．秘密的種類及范圍（1）按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，秘密可以分為以下幾種：按秘密的范圍可分為：國家機(jī)密、組織機(jī)密、個人機(jī)密等。按秘密的產(chǎn)生可分為：原始秘密、再生秘密。按秘密的性質(zhì)可分為：政治秘密、軍事秘密、經(jīng)濟(jì)秘密、科技秘密、商業(yè)秘密、人事秘密等。

2．秘密的種類及范圍

按秘密的形態(tài)可分為：有形秘密、無形秘密。按秘密的等級可分為：秘密級、機(jī)密級、絕密級等。按秘密的存在方式可分為：口頭類、文獻(xiàn)類、物體類、聲像類、電子類、技術(shù)類等。（2）按照《保密法》，國家秘密的基本范圍主要有七個方面：

國家事務(wù)重大決策中的秘密事項；國防建設(shè)和武裝力量活動中的秘密事項；外交和外事活動中的秘密事項以及對外承擔(dān)保密義務(wù)的秘密事項；（2）按照《保密法》，國家秘密的基本范圍主要有七個方面：

國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中的秘密事項；科學(xué)技術(shù)中的秘密事項；維護(hù)國家安全活動和追查刑事犯罪中的秘密事項；經(jīng)國家保密行政管理部門確定的其他秘密事項。（1）會議保密會場選擇具備保密條件的地點，采取保密措施；與會人員要嚴(yán)格控制，會前進(jìn)行保密紀(jì)律教育；會議文件統(tǒng)一發(fā)放、回收或管理；會議內(nèi)容不得以任何形式對外泄露；會后清場區(qū)域包括會場及住所。

（二）保密工作的內(nèi)容與要求1．保密工作的內(nèi)容（2）文件保密印制密件前應(yīng)按規(guī)定標(biāo)明，確定發(fā)放范圍；印制密件由專人、專門印刷廠負(fù)責(zé)；復(fù)制密件必須履行審批；傳送密件應(yīng)注意加密裝置。收發(fā)、借閱密件要嚴(yán)格簽收、登記制度；保管密件應(yīng)有專人專柜，并定期清退；銷毀密件要履行審批、登記、簽字手續(xù)，至少兩人監(jiān)銷。

（3）計算機(jī)保密計算機(jī)房應(yīng)設(shè)置在有安全保障的地方；計算機(jī)在安裝使用前應(yīng)進(jìn)行安全保密技術(shù)檢查；秘密信息及數(shù)據(jù)軟件，應(yīng)建立健全的保密制度；對進(jìn)出機(jī)房的工作人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查；對操作人員進(jìn)行經(jīng)常性的保密教育。

（4）通信保密使用前應(yīng)對通信線路和設(shè)備采取防竊措施；秘密信息不得在普通的固定電話、無繩電話等傳遞；秘密信函等不準(zhǔn)通過普通郵政部門傳遞；秘密文件不得使用普通傳真機(jī)傳遞和接收；秘密事項必須使用密碼傳送。

（5）宣傳報道保密對外宣傳報道；對于如財政金融貿(mào)易數(shù)字等；對通過非公開渠道引進(jìn)的尖端技術(shù)設(shè)備等；凡在公共場合（如消息發(fā)布會）發(fā)布、發(fā)表的信息；邀請或接受外國報刊的記者進(jìn)行新聞采訪。

（6）涉外保密涉外活動；涉密單位；接待境外人員參觀、訪問。參加外事活動人員。凡有外國人常駐的單位。

（7）企業(yè)保密涉及國家及組織機(jī)密的文件；涉及組織利益的商業(yè)信息；屬于組織內(nèi)部的重要材料；對于組織未曾公開的事項；對知密者加強(qiáng)管理。

1．積極防范。2．突出重點。3．依法管理。4．內(nèi)外有別。我國《保密法》規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范、突出重點、依法管理的方針，既確保國家秘密安全，又便利信息資源合理利用?！?/p>

（二）保密工作方針

（四）秘書與保密工作

1．秘書在保密工作中的作用秘書工作與保密工作有著密不可分的聯(lián)系。秘書的工作有著知密時間早、知密內(nèi)容多、知密程度高的特點。（1）口頭保密（2）文件保密（3）會議保密

2．保密工作中的重點環(huán)節(jié)

3．保密工作的責(zé)任

《保密法》第三條規(guī)定：“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務(wù)?！薄叭魏挝：颐孛馨踩男袨椋急仨毷艿椒勺肪??！薄吨腥A人民共和國憲法》也規(guī)定，保守國家機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)。

（1）遵守《國家工作人員保密守則》

不該說的機(jī)密，絕對不說；不該問的機(jī)密，絕對不問；不該看的機(jī)密，絕對不看；不該記錄的機(jī)密，絕對不記錄；不在非保密本上記錄機(jī)密；

（1）遵守《國家工作人員保密守則》不在私人通信中涉及機(jī)密；不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料；不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親訪友和出入公共場所。

（2）泄密的追查和處罰

泄密和竊密的方式：泄密的現(xiàn)象主要有：人員泄密、辦公設(shè)備泄密、傳媒泄密、科技泄密。

（2）泄密的追查和處罰竊密的方式主要有：通過竊聽和截取通訊網(wǎng)絡(luò)搜集情報；利用考察、參觀的機(jī)會搜集情報；竊取出差技術(shù)人員的資料；收買內(nèi)部人員搜集情報；以簽訂優(yōu)惠合同為誘餌騙取情報；打入企業(yè)內(nèi)部搜集情報；內(nèi)部人員盜竊出賣情報；通過形形色色的國際展覽會搜集情報。

泄密的追查和處罰

秘書人員發(fā)現(xiàn)有失密、泄密、被竊密的情況，應(yīng)立即報告直接領(lǐng)導(dǎo)，以便及時采取補(bǔ)救或應(yīng)急措施。隨后應(yīng)迅速查明泄密事項的性質(zhì)，查清其涉及的內(nèi)容和密級，造成或者可能造成危害的范圍和嚴(yán)重程度，搞清事件的主要情節(jié)和有關(guān)責(zé)任者，并及時采取補(bǔ)救措施，同時報告有關(guān)保密部門和上級機(jī)關(guān)。對泄密人員的處罰，按照《保密法》的規(guī)定，主要有兩種：一種是故意或過失泄露國家秘密，不夠刑事處罰的，可以酌情給予行政處分；另一種是故意或過失泄露國家秘密，情節(jié)嚴(yán)重的，要依法追究刑事責(zé)任。思考題1．辦公環(huán)境管理的內(nèi)容包括哪些？2.封閉式布局、開放式布局和混合式布局各有哪些優(yōu)缺點？3．值班工作的主要任務(wù)有哪些？4．保密工作的方針主要有哪些？5．

總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小陳，小陳應(yīng)該怎樣做？思考題6．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?案例分析1．一個女秘書的危險回憶：剛剛的那一幕想起來，依然讓我后怕！看似很安全的辦公室工作，其實存在著用電這個大大的安全隱患：就在剛才我要打印文件，我準(zhǔn)備插上打印機(jī)插頭的時候，我的插座突然冒出了火花，之后突然“吧嗒”一聲，整個辦公室斷電了，我也被電的余光嚇到了，呆立幾秒才回過神來，手有點麻痹！隨后電工趕來。當(dāng)他們一切恢復(fù)正常的時候，我這邊依然處于斷電狀態(tài)，看著辦公桌下一堆的電線，我知道是該重新整理的時候了，而且要立即換掉那個漏電的插座，以絕后患。其實這個插座早該換了，只是我一直存有僥幸心理，終于在今天它真的發(fā)威了，謝天謝地，我還活著……頭還是有點暈，下次真的要更加小心了……【思考】這個案例對秘書做好辦公環(huán)境管理有什么啟示？案例分析2．秘書謝英到思圖公司任職已一周了，一周來她發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在不少安全隱患。例如：領(lǐng)導(dǎo)傳閱后，公司文件就被放置在公共辦公室的桌上；秘書張正報銷的現(xiàn)金就隨手放在抽屜里；辦公室無人時也經(jīng)常不鎖門；辦公室電腦任何部門的同志都可以隨便使用……。她把這些情況向行政主管做了匯報，行政主管文東讓她給秘書科同志講一次課。【思考】如果你是秘書謝英，你打算做哪些講課的準(zhǔn)備工作？1）列出辦公室安全工作易出現(xiàn)的問題；

2）辦公室安全工作應(yīng)注意哪些事項；

3）機(jī)要文件的處理過程中應(yīng)注意哪些事項。實踐訓(xùn)練1．某公司準(zhǔn)備在當(dāng)?shù)亻_辦一所銷售分公司，租用了某寫字樓的一層大廳。該銷售分公司的負(fù)責(zé)人要求將整個一層大廳全部設(shè)計為當(dāng)今很流行的全開放式辦公室和半開放式辦公室，用站立并能夠移動的間隔物來分隔，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。負(fù)責(zé)人說，這種設(shè)計能夠降低成本，提高工作效率，也易于職工溝通。要求：請按領(lǐng)導(dǎo)要求設(shè)計辦公室，包括總經(jīng)理辦公室、副經(jīng)理辦公室、接待區(qū)、銷售部、財務(wù)部、會議室(六個空間）。實踐訓(xùn)練2．秘書決定為自己的辦公室購買一臺新的計算機(jī)，