采空區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強采空區(qū)檔案管理，規(guī)范采空區(qū)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保采空區(qū)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司安全生產(chǎn)、技術(shù)管理、環(huán)境保護(hù)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及采空區(qū)相關(guān)的各類檔案管理，包括但不限于采空區(qū)地質(zhì)勘探資料、開采設(shè)計方案、安全監(jiān)測數(shù)據(jù)、治理工程資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則采空區(qū)檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映采空區(qū)的實際情況，嚴(yán)禁虛假記錄和偽造檔案。3.完整性原則全面收集采空區(qū)各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善采空區(qū)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理采空區(qū)檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好采空區(qū)檔案的收集、整理、歸檔工作。4.負(fù)責(zé)采空區(qū)檔案的保管、鑒定、銷毀等工作。5.按照規(guī)定提供采空區(qū)檔案的查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門采空區(qū)相關(guān)檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確歸檔。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)采空區(qū)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案收集（一）收集范圍1.采空區(qū)地質(zhì)勘探報告、圖紙、數(shù)據(jù)等資料。2.采空區(qū)開采設(shè)計方案、安全專篇、施工組織設(shè)計等文件。3.采空區(qū)安全監(jiān)測設(shè)備安裝、調(diào)試、運行記錄，監(jiān)測數(shù)據(jù)報表等。4.采空區(qū)治理工程的設(shè)計文件、施工方案、工程進(jìn)度報告、質(zhì)量驗收資料等。5.采空區(qū)周邊環(huán)境監(jiān)測資料，包括地表變形、建筑物沉降等情況。6.與采空區(qū)相關(guān)的事故報告、處理記錄及整改措施等。7.其他與采空區(qū)有關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門產(chǎn)生的采空區(qū)檔案資料。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。4.收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，保證檔案的精煉性。（三）收集時間1.采空區(qū)地質(zhì)勘探資料應(yīng)在勘探工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交。2.開采設(shè)計方案等文件應(yīng)在方案批準(zhǔn)后[X]個工作日內(nèi)移交。3.安全監(jiān)測數(shù)據(jù)應(yīng)每月定期整理后移交，監(jiān)測周期結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成全面移交。4.治理工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時移交，工程竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)完成全部資料移交。5.其他臨時性檔案資料應(yīng)在事件結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)采空區(qū)檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.地質(zhì)資料類：包括采空區(qū)地質(zhì)勘探報告、地質(zhì)剖面圖、柱狀圖等。2.設(shè)計文件類：開采設(shè)計方案、安全專篇、治理工程設(shè)計等。3.監(jiān)測資料類：安全監(jiān)測數(shù)據(jù)報表、監(jiān)測設(shè)備運行記錄、周邊環(huán)境監(jiān)測報告等。4.治理工程類：治理工程施工方案、工程進(jìn)度報告、質(zhì)量驗收資料、竣工報告等。5.事故處理類：采空區(qū)相關(guān)事故報告、處理決定、整改措施及落實情況等。6.其他類：與采空區(qū)有關(guān)的會議紀(jì)要、通知、函件等。（二）編號規(guī)則1.地質(zhì)資料類：以“DZ”開頭，后面依次為年份、順序號，如“DZ2023001”。2.設(shè)計文件類：以“SJ”開頭，后面依次為年份、順序號，如“SJ2023002”。3.監(jiān)測資料類：以“JC”開頭，后面依次為年份、月份、順序號，如“JC202305003”。4.治理工程類：以“ZL”開頭，后面依次為年份、工程名稱縮寫、順序號，如“ZL2023ZL01004”。5.事故處理類：以“SC”開頭，后面依次為年份、事故編號、順序號，如“SC2023005005”。6.其他類：以“QT”開頭，后面依次為年份、順序號，如“QT2023006”。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。2.對于圖紙等較大幅面的資料，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，確保存儲安全。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和檢索。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的采空區(qū)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進(jìn)行存放。（二）保管期限采空區(qū)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：涉及公司重大決策、采空區(qū)長期穩(wěn)定性監(jiān)測等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案。2.長期保管的檔案：采空區(qū)開采設(shè)計、治理工程等在較長時間內(nèi)仍有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：采空區(qū)日常安全監(jiān)測數(shù)據(jù)等時效性較強的檔案，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。4.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的保管環(huán)境。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采空區(qū)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供相應(yīng)檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱采空區(qū)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、期限等，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對采空區(qū)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司分