試驗(yàn)資料員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司試驗(yàn)資料管理，規(guī)范試驗(yàn)資料員工作流程，確保試驗(yàn)資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高公司項(xiàng)目管理水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及試驗(yàn)資料管理的項(xiàng)目及相關(guān)工作人員，包括但不限于工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等各類試驗(yàn)項(xiàng)目。（三）職責(zé)分工1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)試驗(yàn)項(xiàng)目的整體規(guī)劃與組織實(shí)施，協(xié)調(diào)各方資源，確保試驗(yàn)工作順利進(jìn)行。對(duì)試驗(yàn)資料的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性負(fù)責(zé)，審核試驗(yàn)資料員提交的資料，并及時(shí)反饋意見(jiàn)。2.試驗(yàn)資料員負(fù)責(zé)試驗(yàn)資料的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作，確保資料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。協(xié)助試驗(yàn)人員進(jìn)行試驗(yàn)數(shù)據(jù)的記錄和整理，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。定期對(duì)試驗(yàn)資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決資料管理中存在的問(wèn)題。3.質(zhì)量管理人員對(duì)試驗(yàn)資料的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料符合質(zhì)量管理體系要求。參與試驗(yàn)資料的審核工作，提出質(zhì)量改進(jìn)意見(jiàn)和建議。4.檔案管理人員負(fù)責(zé)試驗(yàn)資料的最終歸檔和保管工作，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放和檢索。協(xié)助試驗(yàn)資料員做好資料的整理和移交工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。二、試驗(yàn)資料的分類與編號(hào)（一）分類原則試驗(yàn)資料應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目類型、試驗(yàn)內(nèi)容、資料性質(zhì)等因素進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于查找和管理。（二）具體分類1.項(xiàng)目文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同等。項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、技術(shù)交底等。2.試驗(yàn)方案各類試驗(yàn)的總體方案、專項(xiàng)方案等。試驗(yàn)方案的評(píng)審記錄、修改說(shuō)明等。3.原始記錄試驗(yàn)過(guò)程中的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)記錄，包括試驗(yàn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、設(shè)備參數(shù)、試驗(yàn)條件、試驗(yàn)結(jié)果等。原始記錄的圖表、照片、視頻等相關(guān)資料。4.檢測(cè)報(bào)告委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的檢測(cè)報(bào)告。公司內(nèi)部自行檢測(cè)生成的報(bào)告。檢測(cè)報(bào)告的審核、批準(zhǔn)記錄。5.質(zhì)量證明文件原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等的質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。質(zhì)量證明文件的收集、整理和驗(yàn)證記錄。6.驗(yàn)收資料試驗(yàn)項(xiàng)目的驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收記錄等。驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的整改記錄。7.其他資料與試驗(yàn)項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、工作總結(jié)等。法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文件中要求的其他試驗(yàn)資料。（三）編號(hào)規(guī)則試驗(yàn)資料編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于資料的標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)格式如下：[項(xiàng)目編號(hào)][資料類別編號(hào)][年份][流水號(hào)]其中：1.項(xiàng)目編號(hào)：按照公司項(xiàng)目管理規(guī)定編制，用于標(biāo)識(shí)具體的試驗(yàn)項(xiàng)目。2.資料類別編號(hào)：根據(jù)上述資料分類，分別用不同的兩位數(shù)字表示，如01表示項(xiàng)目文件，02表示試驗(yàn)方案等。3.年份：資料形成的年份，用四位數(shù)字表示。4.流水號(hào)：同一類別資料按照形成時(shí)間先后順序編制的順序號(hào)，用三位數(shù)字表示。例如：[XM202301]022023001，表示2023年第1號(hào)項(xiàng)目（XM202301）下的試驗(yàn)方案類資料。三、試驗(yàn)資料的收集與整理（一）收集要求1.試驗(yàn)資料員應(yīng)在試驗(yàn)項(xiàng)目啟動(dòng)初期，制定詳細(xì)的資料收集計(jì)劃，明確資料收集的范圍、內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.按照資料收集計(jì)劃，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各類試驗(yàn)資料。收集過(guò)程中，應(yīng)確保資料的原件或有效復(fù)印件，資料內(nèi)容應(yīng)完整、清晰、真實(shí)。3.對(duì)于外部提供的資料，如委托檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等，應(yīng)要求提供方加蓋公章，并注明提供日期和有效期。4.試驗(yàn)過(guò)程中，試驗(yàn)人員應(yīng)及時(shí)將原始記錄提交給試驗(yàn)資料員，試驗(yàn)資料員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)記錄內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）整理要求1.試驗(yàn)資料員應(yīng)對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并建立資料目錄清單。2.資料應(yīng)按照順序排列，同一類資料應(yīng)按照時(shí)間先后順序或重要程度進(jìn)行排序。3.對(duì)于原始記錄，應(yīng)確保記錄內(nèi)容完整、字跡清晰，并由試驗(yàn)人員簽字確認(rèn)。如有修改，應(yīng)在修改處簽字并注明修改日期。4.對(duì)資料中的圖表、照片、視頻等應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在相應(yīng)位置注明資料名稱、日期、來(lái)源等信息。5.整理后的資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。四、試驗(yàn)資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.試驗(yàn)項(xiàng)目完成后，試驗(yàn)資料員應(yīng)及時(shí)將整理好的資料進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)包括項(xiàng)目文件、試驗(yàn)方案、原始記錄、檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量證明文件、驗(yàn)收資料等各類相關(guān)資料。2.歸檔資料應(yīng)一式兩份，一份由項(xiàng)目組留存，用于日常查閱和項(xiàng)目總結(jié)；另一份移交公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一保管。3.歸檔時(shí)，試驗(yàn)資料員應(yīng)填寫(xiě)《試驗(yàn)資料歸檔清單》，詳細(xì)列出歸檔資料的名稱、編號(hào)、份數(shù)、日期等信息，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員簽字確認(rèn)。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保試驗(yàn)資料的安全保管。2.試驗(yàn)資料應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和檢索。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)授權(quán)，不得擅自查閱、復(fù)制、出借試驗(yàn)資料。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照公司檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。五、試驗(yàn)資料的借閱與使用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱試驗(yàn)資料的，應(yīng)填寫(xiě)《試驗(yàn)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的資料，并在《試驗(yàn)資料借閱登記冊(cè)》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱資料名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員說(shuō)明情況，并盡快歸還。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的試驗(yàn)資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）使用規(guī)定1.借閱人在使用試驗(yàn)資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照資料的使用范圍和目的進(jìn)行使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.如需對(duì)借閱的資料進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的資料應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并與原件一同歸還。3.在使用試驗(yàn)資料過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料內(nèi)容存在疑問(wèn)或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與試驗(yàn)資料員或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通核實(shí)，不得擅自修改資料內(nèi)容。六、試驗(yàn)資料的保密管理（一）保密范圍試驗(yàn)資料涉及公司的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密、項(xiàng)目信息等，均屬于保密范圍。具體包括但不限于試驗(yàn)方案、原始記錄、檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量證明文件、項(xiàng)目合同等。（二）保密措施1.公司所有涉及試驗(yàn)資料管理的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.試驗(yàn)資料員應(yīng)妥善保管試驗(yàn)資料，不得將資料帶出公司指定場(chǎng)所。如需在公司外使用資料，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.對(duì)涉及保密的試驗(yàn)資料，應(yīng)在資料上加蓋“保密”標(biāo)識(shí)，并按照公司保密制度進(jìn)行管理。4.在試驗(yàn)資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止資料泄露。如發(fā)現(xiàn)資料有泄露跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向公司相關(guān)部門(mén)報(bào)告。七、試驗(yàn)資料的信息化管理（一）信息化平臺(tái)建設(shè)公司應(yīng)建立試驗(yàn)資料信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)試驗(yàn)資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、共享和管理。信息化管理平臺(tái)應(yīng)具備以下功能：1.資料錄入與編輯：試驗(yàn)資料員可通過(guò)平臺(tái)錄入和編輯各類試驗(yàn)資料，包括文字、圖表、照片、視頻等。2.資料分類與編號(hào)：平臺(tái)應(yīng)按照資料分類和編號(hào)規(guī)則，自動(dòng)對(duì)錄入的資料進(jìn)行分類和編號(hào)管理。3.資料檢索與查詢：用戶可通過(guò)平臺(tái)按照資料編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行快速檢索和查詢。4.資料共享與權(quán)限管理：平臺(tái)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，實(shí)現(xiàn)試驗(yàn)資料在不同部門(mén)和人員之間的安全共享。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：平臺(tái)應(yīng)定期對(duì)試驗(yàn)資料進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。如遇數(shù)據(jù)丟失或損壞，可及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.試驗(yàn)資料員應(yīng)及時(shí)將新形成的試驗(yàn)資料錄入信息化管理平臺(tái)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)已錄入平臺(tái)的資料，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有誤或需要修改，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并在平臺(tái)上記錄修改日期和修改人。3.定期對(duì)信息化管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過(guò)期或無(wú)用的資料，確保平臺(tái)數(shù)據(jù)的有效性和及時(shí)性。八、試驗(yàn)資料的審核與審批（一）審核流程1.試驗(yàn)資料員完成資料的收集、整理后，應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、格式規(guī)范。2.自我審核通過(guò)后，試驗(yàn)資料員將資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)資料內(nèi)容提出修改意見(jiàn)或批準(zhǔn)通過(guò)。3.對(duì)于重要的試驗(yàn)資料或涉及質(zhì)量、安全等關(guān)鍵問(wèn)題的資料，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，還應(yīng)提交質(zhì)量管理人員進(jìn)行審核。質(zhì)量管理人員應(yīng)從質(zhì)量管理角度對(duì)資料進(jìn)行審核，提出質(zhì)量改進(jìn)意見(jiàn)和建議。4.審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在問(wèn)題，審核人員應(yīng)及時(shí)反饋給試驗(yàn)資料員，試驗(yàn)資料員應(yīng)按照審核意見(jiàn)進(jìn)行修改，修改完成后重新提交審核，直至審核通過(guò)。（二）審批流程1.經(jīng)過(guò)審核通過(guò)的試驗(yàn)資料，如需提交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)審批的，應(yīng)按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.試驗(yàn)資料員應(yīng)填寫(xiě)《試驗(yàn)資料審批申請(qǐng)表》，注明資料名稱、編號(hào)、審核情況、審批理由等信息，并附上相關(guān)資料。3.審批申請(qǐng)表經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后，提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。審批領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見(jiàn)。4.審批通過(guò)的資料，試驗(yàn)資料員應(yīng)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行存檔或執(zhí)行；審批未通過(guò)的資料，試驗(yàn)資料員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后，重新提交審批。九、試驗(yàn)資料的銷毀（一）銷毀條件1.試驗(yàn)資料已超過(guò)保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.試驗(yàn)項(xiàng)目已終止，相關(guān)資料不再需要的。3.因其他原因，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)需要銷毀的試驗(yàn)資料。（二）銷毀流程1.試驗(yàn)資料員應(yīng)定期對(duì)試驗(yàn)資料進(jìn)行清查，確定需要銷毀的資料清單，并填寫(xiě)《試驗(yàn)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明資料名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、銷毀原因等信息。2.《試驗(yàn)資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核、公司相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后，方可