2026年口碑服務公司應付賬款管理制度第一章總則第一條為規(guī)范口碑服務公司（以下簡稱“公司”）應付賬款管理工作，保障應付賬款核算真實準確、支付合規(guī)及時，維護公司與供應商（含調(diào)研合作方、物料供應商、技術服務提供商等）的良好合作關系，防范資金風險、法律風險與信用風險，提升資金使用效率，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準則》《支付結(jié)算辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)財務規(guī)范，結(jié)合公司口碑服務業(yè)務特性與財務管理實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有應付賬款的確認、核算、支付、對賬、核銷及風險管控等全流程工作。涵蓋的應付賬款類型包括：采購存貨（含調(diào)研物料）應付賬款、服務外包（含調(diào)研服務、技術服務）應付賬款、廣告推廣應付賬款、辦公費用應付賬款、其他經(jīng)營活動產(chǎn)生的應付未付款項。公司財務部門、采購部門、業(yè)務部門、調(diào)研部門、運營部門、法務部門及所有參與應付賬款管理的內(nèi)部人員、外包合作人員，均需遵守本制度規(guī)定。第三條應付賬款管理遵循“合規(guī)優(yōu)先、真實準確、及時高效、風險可控、權責明晰”的核心原則，堅持“誰經(jīng)辦、誰負責，誰審核、誰把關，誰支付、誰擔責”的責任機制，確保應付賬款從確認到核銷的全流程規(guī)范有序，賬實相符、動態(tài)可控。第四條公司建立應付賬款協(xié)同管理體系，明確各部門核心職責：財務部門為應付賬款管理歸口部門，負責應付賬款核算、賬務處理、支付審核、對賬管理、資金統(tǒng)籌、風險監(jiān)控；采購部門負責供應商資質(zhì)審核、采購合同簽訂、發(fā)票初審、付款申請?zhí)釄?、供應商關系維護；業(yè)務部門負責本部門相關應付賬款對應的業(yè)務真實性確認、驗收證明提供；調(diào)研部門負責調(diào)研服務類應付賬款的業(yè)務真實性核實、成果驗收確認；運營部門負責協(xié)調(diào)應付賬款管理過程中的跨部門協(xié)同問題；法務部門負責審核采購合同合規(guī)性、處理應付賬款相關法律糾紛；各部門負責人為本部門相關應付賬款管理工作的第一責任人，確保職責落實到位。第二章應付賬款確認與核算管理第五條應付賬款確認前提。應付賬款確認需同時滿足以下條件：業(yè)務真實發(fā)生，已簽訂合法有效的采購合同或服務協(xié)議；貨物已驗收合格入庫（存貨類）或服務已完成并驗收合格（服務類）；取得合法、合規(guī)、完整的原始憑證（主要為增值稅發(fā)票，特殊情況需附相關證明材料）；相關費用金額已明確并經(jīng)雙方確認。第六條原始憑證審核規(guī)范。各部門經(jīng)辦人員需在業(yè)務完成后及時收集相關原始憑證，提交財務部門審核：采購部門提交存貨采購相關憑證時，需附采購合同、入庫驗收單、供應商發(fā)票，三者信息（名稱、規(guī)格、金額、數(shù)量等）需一致；調(diào)研部門提交調(diào)研服務相關憑證時，需附服務協(xié)議、調(diào)研成果驗收單、供應商發(fā)票；業(yè)務部門提交服務外包相關憑證時，需附服務合同、成果確認單、供應商發(fā)票。財務部門對原始憑證的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性進行嚴格審核，不符合要求的退回相關部門補充完善。第七條應付賬款核算要求。財務部門審核通過原始憑證后，需在3個工作日內(nèi)完成應付賬款核算，準確錄入財務核算系統(tǒng)，建立應付賬款明細臺賬，詳細記錄供應商名稱、金額、款項性質(zhì)、合同編號、發(fā)票號碼、入賬日期、到期日、支付狀態(tài)等信息。明細臺賬需定期更新，確保與財務賬務、實際業(yè)務一致；調(diào)研服務、項目合作等專項應付賬款需按項目維度單獨核算，便于成本歸集與追溯。第八條入賬調(diào)整與更正。因業(yè)務變更、發(fā)票錯誤、驗收調(diào)整等原因需調(diào)整應付賬款入賬金額的，相關部門需提供書面說明及補充證明材料，經(jīng)部門負責人審核后提交財務部門。財務部門核實后，按規(guī)定進行賬務調(diào)整，調(diào)整記錄需完整留存，確保調(diào)整過程可追溯；發(fā)現(xiàn)應付賬款入賬錯誤的，需及時查明原因，按規(guī)定更正，避免長期掛賬或錯賬風險。第三章應付賬款支付管理第九條支付申請?zhí)釄?。各部門根據(jù)應付賬款到期情況及合同約定，填寫《應付賬款支付申請表》，明確供應商名稱、支付金額、款項性質(zhì)、合同編號、發(fā)票號碼、支付方式、銀行賬戶信息等核心內(nèi)容，附相關原始憑證（已審核通過的合同、發(fā)票、驗收單等），經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交財務部門。第十條支付審核流程。財務部門收到支付申請后，啟動多級審核流程：首先由財務核算人員審核申請信息與應付賬款臺賬、原始憑證的一致性，核查款項到期情況；審核通過后，提交財務部門負責人審核，重點審核支付金額準確性、支付方式合規(guī)性、資金預算匹配度；財務部門負責人審核通過后，按支付金額分級提交審批：單次支付金額5萬元以下的，報分管財務領導審批；單次支付金額5萬元（含）至20萬元的，報總經(jīng)理審批；單次支付金額20萬元（含）以上的，經(jīng)總經(jīng)理審核后提交總經(jīng)理辦公會審議通過。第十一條支付審批規(guī)范。審批人員需嚴格審核支付申請的合規(guī)性、真實性、合理性，對存在疑問的及時核實；發(fā)現(xiàn)不符合支付條件（如原始憑證不全、業(yè)務未驗收、存在糾紛等）的，駁回支付申請，要求相關部門整改完善。審批過程中若調(diào)整支付金額或支付方式，需經(jīng)原申請部門確認。第十二條支付執(zhí)行與記錄。財務部門根據(jù)最終審批意見，在2個工作日內(nèi)完成支付執(zhí)行：通過公司指定銀行賬戶辦理支付，嚴格核對供應商銀行賬戶信息，確保資金準確劃轉(zhuǎn)；支付完成后，及時更新應付賬款明細臺賬，標注支付狀態(tài)，留存支付憑證（銀行回單等）；將支付結(jié)果反饋至申請部門，確保信息同步。嚴禁無審批支付、超額支付、違規(guī)支付應付賬款。第十三條支付時限要求。財務部門需嚴格按照合同約定的付款期限安排支付，避免逾期付款產(chǎn)生違約金或損害合作關系：對于有明確付款期限的，需在到期前3個工作日完成審核審批，確保按期支付；對于無明確付款期限的，需在確認應付賬款后15個工作日內(nèi)完成支付（特殊情況需經(jīng)分管領導審批延期）；因資金緊張需延期支付的，財務部門需提前與供應商溝通協(xié)商，簽訂延期付款協(xié)議，明確延期期限與利息（若有），并將協(xié)議備案歸檔。第四章應付賬款對賬與核銷管理第十四條對賬周期與方式。公司建立定期應付賬款對賬機制，確保賬賬相符、賬實相符：月度對賬，財務部門每月末與各部門核對應付賬款明細，確認未支付款項的真實性與準確性；季度對賬，財務部門每季度末與主要供應商（年合作金額10萬元及以上）開展書面對賬，發(fā)送對賬函，雙方核對無誤后簽字蓋章確認；年度對賬，財務部門在每年12月底組織全面對賬，與所有供應商核對全年應付賬款發(fā)生額、支付額、余額，形成年度對賬報告。第十五條對賬差異處理。對賬過程中發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異的，財務部門牽頭組織相關部門（采購部門、業(yè)務部門等）查明原因，區(qū)分差異類型（如入賬時間差異、金額計算差異、業(yè)務理解差異等）：對于入賬時間差異，需明確調(diào)整方向與時間；對于金額計算差異，需重新核對原始憑證與合同，更正錯誤賬目；對于業(yè)務理解差異，需與供應商溝通確認，達成一致意見后調(diào)整。差異處理完成后，重新核對確認，確保差異閉環(huán)。第十六條應付賬款核銷條件。符合以下條件的應付賬款可啟動核銷流程：應付賬款已全額支付，支付憑證完整，臺賬記錄清晰；因供應商注銷、失聯(lián)等原因無法支付的應付賬款（需附相關證明材料，如工商注銷證明、溝通記錄等）；經(jīng)法律程序確認無法支付的應付賬款；其他符合核銷條件的應付賬款。第十七條核銷申請與審批。對于符合核銷條件的應付賬款，財務部門填寫《應付賬款核銷申請表》，注明核銷金額、供應商名稱、核銷原因、證明材料清單，經(jīng)財務部門負責人審核后，按金額分級審批：核銷金額5萬元以下的，報分管財務領導審批；核銷金額5萬元（含）以上的，經(jīng)總經(jīng)理審核后提交總經(jīng)理辦公會審議通過。對于無法支付的應付賬款，需同時經(jīng)法務部門審核合規(guī)性。第十八條核銷后續(xù)管理。核銷審批通過后，財務部門及時進行賬務核銷處理，更新應付賬款臺賬，留存核銷申請、審批文件、證明材料等相關資料；對于無法支付的應付賬款，按相關稅法規(guī)定進行稅務處理，確保合規(guī)；核銷資料需單獨歸檔保管，歸檔期限不少于5年。第五章應付賬款風險防控第十九條供應商信用風險防控。采購部門建立供應商信用管理體系，對供應商開展資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報告等）、合作歷史評估，建立合格供應商名錄；定期對供應商信用狀況進行復評，淘汰信用不良、履約能力不足的供應商；對于首次合作或金額較大的供應商，可要求提供履約擔保，降低合作風險。第二十條合同與發(fā)票風險防控。法務部門嚴格審核采購合同、服務協(xié)議的合規(guī)性，重點核查付款條款、違約責任、爭議解決方式等，避免合同漏洞；財務部門加強發(fā)票審核，通過稅務系統(tǒng)查驗發(fā)票真?zhèn)?，核查發(fā)票信息與業(yè)務、合同的一致性，嚴禁使用虛假發(fā)票、不合規(guī)發(fā)票入賬；發(fā)現(xiàn)發(fā)票異?；蚝贤m紛的，立即暫停支付，啟動核查程序。第二十一條資金與支付風險防控。財務部門統(tǒng)籌規(guī)劃資金，合理安排應付賬款支付計劃，確保資金鏈安全；建立應付賬款逾期預警機制，對即將到期的款項提前3個工作日提醒相關部門，對已逾期的款項及時分析原因，協(xié)調(diào)解決；嚴格執(zhí)行支付審批流程，防范無審批支付、虛假支付、重復支付等風險；定期開展應付賬款資金使用合規(guī)性核查，確保資金使用規(guī)范。第二十二條糾紛與應急處置。應付賬款管理過程中發(fā)生供應商投訴、合同糾紛、付款爭議等情況時，相關部門需立即上報：采購部門牽頭與供應商溝通協(xié)商，了解訴求；法務部門提供法律支持，分析糾紛性質(zhì)與責任；財務部門暫停相關款項支付，配合核查。協(xié)商無法解決的，按合同約定的爭議解決方式處理（如仲裁、訴訟），確保公司合法權益不受損害；處置完成后，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善風險防控措施。第六章監(jiān)督考核與獎懲第二十三條監(jiān)督檢查機制。財務部門聯(lián)合內(nèi)部審計部門，定期對應付賬款管理工作開展監(jiān)督檢查，檢查頻率為每季度抽查、每年度全面檢查。檢查內(nèi)容包括：應付賬款確認的真實性與合規(guī)性、原始憑證審核的完整性、支付審批流程的規(guī)范性、支付時限的執(zhí)行情況、對賬與核銷的及時性、風險防控措施的落實情況、資料歸檔的完整性等。檢查完成后形成檢查報告，明確問題及整改要求，跟蹤整改落實情況，確保問題閉環(huán)管理。第二十四條考核指標體系。公司將應付賬款管理工作納入相關部門及人員的績效考核，核心考核指標包括：應付賬款確認準確率（不低于99%）、支付審批及時率（不低于98%）、按期支付率（不低于95%）、對賬完成率（100%）、核銷合規(guī)率（100%）、風險事件發(fā)生率（不高于1%）、資料歸檔完整率（100%）。第二十五條表彰獎勵。對在應付賬款管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司給予表彰獎勵：嚴格遵守制度規(guī)定，應付賬款管理規(guī)范有序，無違規(guī)記錄的；及時發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票、重復支付等風險隱患，避免公司損失的；優(yōu)化應付賬款管理流程，提升工作效率或降低資金成本的；積極配合監(jiān)督檢查，整改工作成效顯著的。獎勵方式包括現(xiàn)金獎勵、榮譽表彰、績效考核加分等。第二十六條責任追究。對在應付賬款管理工作中存在以下行為的部門或個人，公司將按相關規(guī)定追究責任：（一）使用虛假發(fā)票、不合規(guī)發(fā)票入賬，或虛構(gòu)應付賬款業(yè)務套取資金的；（二）未按規(guī)定履行審核審批流程，擅自支付應付賬款的；（三）審核把關失職，未發(fā)現(xiàn)應付賬款業(yè)務虛假、憑證不全或發(fā)票異常的；（四）未按合同約定或制度要求及時支付，導致公司產(chǎn)生違約金、損害合作關系的；（五）對賬不及時、核銷不規(guī)范，導致應付賬款長期掛賬或賬實不符的；（六）泄露供應商信息、應付賬款數(shù)據(jù)等商業(yè)秘密的；（七）在應付賬款糾紛處置中失