證照與用印管理制度一、總則1.目的為加強公司證照與用印管理，規(guī)范證照的申請、保管、使用及印章的刻制、保管、使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。3.定義證照：指公司在經(jīng)營活動中依法取得的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明書、授權委托書等相關證件。印章：指公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等具有法律效力的印章。二、證照管理（一）證照的申請與辦理1.申請各部門因工作需要申請辦理證照時，應填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、辦理依據(jù)、所需資料等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.審核行政部門收到《證照申請表》后，對申請事項進行審核，核實所需資料是否齊全、真實有效。對于不符合要求的申請，及時反饋給申請部門并說明原因，要求其補充或修改相關資料。3.辦理行政部門根據(jù)審核結果，安排專人負責證照的辦理工作。辦理過程中，應積極與相關政府部門溝通協(xié)調(diào)，確保證照辦理順利進行。如遇特殊情況，需及時向公司領導匯報。4.領取與存檔證照辦理完成后，行政部門指定專人領取，并對證照進行核對、登記。核對無誤后，將證照原件妥善保管，并將復印件存檔于行政部門。同時，在《證照申請表》上注明領取日期及保管人姓名。（二）證照的保管1.專人保管公司證照實行專人保管制度，由行政部門指定專人負責證照的保管工作。保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守公司的保密制度，確保證照的安全。2.保管地點證照應存放在安全、保密的專用保險柜或文件柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。保管地點應明確標識，未經(jīng)許可，無關人員不得進入。3.建立臺賬行政部門應建立《證照管理臺賬》，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息。臺賬應定期更新，確保信息的準確性和完整性。4.定期盤點行政部門應定期對證照進行盤點，確保賬實相符。盤點工作每年至少進行一次，并形成盤點報告。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。（三）證照的使用1.使用申請各部門因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到《證照使用申請表》后，根據(jù)申請事項的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批流程進行審批：一般性事項：由行政部門負責人審批。重要事項：經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。重大事項：經(jīng)行政部門負責人、公司分管領導審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.使用登記行政部門根據(jù)審批結果，對證照的使用情況進行登記。登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門、使用人、使用事項、歸還日期等信息。使用人在使用證照時，應在《證照使用登記表》上簽字確認。4.歸還與存檔證照使用完畢后，使用人應及時將證照歸還至行政部門保管人員。保管人員在收到歸還的證照后，應進行核對，確認無誤后，在《證照使用登記表》上注明歸還日期，并將證照原件妥善保管。同時，將《證照使用申請表》及相關使用記錄復印件存檔于行政部門。（四）證照的年檢與換證1.年檢通知行政部門應及時關注各類證照的年檢與換證時間，提前通知相關部門準備年檢或換證所需資料。2.資料準備相關部門應按照行政部門的通知要求，在規(guī)定時間內(nèi)準備好年檢或換證所需資料，并提交至行政部門。行政部門對提交的資料進行審核，確保資料齊全、真實有效。3.辦理年檢與換證行政部門根據(jù)審核結果，安排專人負責證照的年檢與換證工作。辦理過程中，應嚴格按照相關政府部門的要求和規(guī)定進行操作，確保年檢與換證工作順利完成。4.結果反饋年檢或換證工作完成后，行政部門應及時將結果反饋給相關部門，并將年檢或換證后的證照原件妥善保管，復印件存檔于行政部門。（五）證照的遺失補辦1.掛失聲明如發(fā)現(xiàn)證照遺失，保管人員應立即向行政部門報告，并在當?shù)毓_發(fā)行的報刊上刊登掛失聲明，聲明內(nèi)容應包括證照名稱、編號、頒發(fā)日期等信息。2.補辦申請掛失聲明刊登后，行政部門應及時向相關政府部門申請補辦證照。申請時，應提交掛失聲明、補辦申請及其他相關資料。補辦申請應經(jīng)公司領導審批后，方可提交至相關政府部門。3.補辦流程行政部門按照相關政府部門的要求和規(guī)定，辦理證照的補辦手續(xù)。補辦過程中，應積極與相關政府部門溝通協(xié)調(diào)，確保補辦工作順利進行。如遇特殊情況，需及時向公司領導匯報。4.資料存檔證照補辦完成后，行政部門應將補辦過程中產(chǎn)生的相關資料進行整理、歸檔，并存檔于行政部門。同時，在《證照管理臺賬》上注明證照遺失及補辦情況。三、用印管理（一）印章的刻制1.申請因工作需要刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章的名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.審核行政部門收到《印章刻制申請表》后，對申請事項進行審核，核實所需資料是否齊全、真實有效。對于不符合要求的申請，及時反饋給申請部門并說明原因，要求其補充或修改相關資料。3.審批行政部門根據(jù)審核結果，按照以下審批流程進行審批：一般性印章：由行政部門負責人審批。重要印章：經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。重大印章：經(jīng)行政部門負責人、公司分管領導審核后，報公司總經(jīng)理審批。4.刻制行政部門根據(jù)審批結果，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進行印章刻制?？讨七^程中，應嚴格按照公司要求和相關規(guī)定進行操作，確保印章的質(zhì)量和安全性。5.領取與備案印章刻制完成后，行政部門指定專人領取，并對印章進行核對、登記。核對無誤后，將印章原件妥善保管，并將印章印模及相關刻制資料復印件存檔于行政部門。同時，在《印章管理臺賬》上注明印章刻制日期、保管人姓名等信息。對于需要備案的印章，行政部門應按照相關規(guī)定及時辦理備案手續(xù)。（二）印章的保管1.專人保管公司印章實行專人保管制度，由行政部門指定專人負責印章的保管工作。保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守公司的保密制度，確保印章的安全。2.保管地點印章應存放在安全、保密的專用保險柜或文件柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。保管地點應明確標識，未經(jīng)許可，無關人員不得進入。3.建立臺賬行政部門應建立《印章管理臺賬》，詳細記錄印章的名稱、編號、規(guī)格、材質(zhì)、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息。臺賬應定期更新，確保信息的準確性和完整性。4.定期盤點行政部門應定期對印章進行盤點，確保賬實相符。盤點工作每年至少進行一次，并形成盤點報告。如發(fā)現(xiàn)印章丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。（三）印章的使用1.使用申請各部門因工作需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的名稱、用途、使用期限、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到《印章使用申請表》后，根據(jù)申請事項的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批流程進行審批：一般性事項：由行政部門負責人審批。重要事項：經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。重大事項：經(jīng)行政部門負責人、公司分管領導審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.使用登記行政部門根據(jù)審批結果，對印章的使用情況進行登記。登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門、使用人、使用事項、歸還日期等信息。使用人在使用印章時，應在《印章使用登記表》上簽字確認。4.蓋章操作印章使用人應在行政部門保管人員的監(jiān)督下進行蓋章操作。蓋章時，應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋空白紙張。蓋章完成后，保管人員應對蓋章文件進行核對，確認無誤后，在《印章使用登記表》上注明蓋章日期，并將蓋章文件原件妥善保管。5.歸還與存檔印章使用完畢后，使用人應及時將印章歸還至行政部門保管人員。保管人員在收到歸還的印章后，應進行核對，確認無誤后，在《印章使用登記表》上注明歸還日期，并將印章原件妥善保管。同時，將《印章使用申請表》及相關使用記錄復印件存檔于行政部門。（四）印章的停用與銷毀1.停用申請因公司機構調(diào)整、業(yè)務變更等原因，需要停用印章時，由使用部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用印章的名稱、原因等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到《印章停用申請表》后，按照以下審批流程進行審批：一般性印章：由行政部門負責人審批。重要印章：經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。重大印章：經(jīng)行政部門負責人、公司分管領導審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.停用處理行政部門根據(jù)審批結果，對停用的印章進行封存，并在《印章管理臺賬》上注明停用日期、保管人姓名等信息。同時，通知相關部門停止使用該印章。4.銷毀申請對于不再使用或已損壞的印章，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章的名稱、原因等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。5.審批流程行政部門收到《印章銷毀申請表》后，按照以下審批流程進行審批：一般性印章：由行政部門負責人審批。重要印章：經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。重大印章：經(jīng)行政部門負責人、公司分管領導審核后，報公司總經(jīng)理審批。6.銷毀操作行政部門根據(jù)審批結果，選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進行印章銷毀。銷毀過程中，應安排專人監(jiān)督，確保印章被徹底銷毀。銷毀完成后，銷毀單位應出具銷毀證明，行政部門將銷毀證明存檔于行政部門。同時，在《印章管理臺賬》上注明印章銷毀日期、銷毀方式等信息。四、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門應定期對證照與用印管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括證照的保管、使用、年檢與換證情況，印章的刻制、保管、使用、停用與銷毀情況等。檢查工作每年至少進行一次，并形成檢查報告。2.不定期抽查公司領導及相關部門有權對證照與用印管