設備件申購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設備件申購流程，確保設備的正常運行，提高設備使用效率，合理控制設備采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設備件的申購管理，包括生產(chǎn)設備、辦公設備、研發(fā)設備等各類設備所需的零部件、耗材等。（三）基本原則1.按需申購原則：設備件申購應基于設備的實際需求，以滿足設備正常運行、維修保養(yǎng)及生產(chǎn)經(jīng)營活動為前提，避免盲目申購和浪費。2.預算控制原則：申購設備件需納入公司預算管理，嚴格控制采購成本，確保在預算范圍內(nèi)完成申購。3.流程規(guī)范原則：明確設備件申購各環(huán)節(jié)的職責和流程，確保申購過程公開、公正、透明，提高工作效率。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：所申購的設備件應符合質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、性價比高的產(chǎn)品。二、申購流程（一）申購申請1.使用部門提出申請：設備使用部門根據(jù)設備運行狀況、維修保養(yǎng)計劃等，填寫《設備件申購申請表》，詳細注明申購設備件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、申購原因、預計到貨時間等信息。2.部門負責人審核：使用部門負責人對申購申請進行審核，確認申購的必要性和合理性，簽字后提交至相關(guān)歸口管理部門。（二）歸口管理部門審核1.技術(shù)審核：對于專業(yè)性較強的設備件，歸口管理部門（如技術(shù)部門、設備管理部門等）進行技術(shù)審核，評估申購設備件的技術(shù)參數(shù)是否符合設備要求，是否有可替代的產(chǎn)品等。2.庫存查詢：歸口管理部門查詢公司庫存系統(tǒng)，核實是否已有庫存。若有庫存，應優(yōu)先使用庫存設備件，避免重復申購。3.審核意見反饋：歸口管理部門根據(jù)審核情況，在《設備件申購申請表》上簽署審核意見，同意申購的，提交至采購部門；不同意申購的，注明原因并反饋給使用部門。（三）采購部門執(zhí)行采購1.采購計劃制定：采購部門根據(jù)已審核通過的申購申請，結(jié)合市場供應情況、采購周期等因素，制定采購計劃，明確采購方式（如招標采購、詢價采購、單一來源采購等）、采購時間安排等。2.供應商選擇：采購部門按照公司供應商管理相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應商進行采購。對于重要設備件或金額較大的采購項目，應通過招標、詢價等方式，選擇多家供應商進行比較，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。3.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括設備件的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。（四）到貨驗收1.到貨通知：采購部門在設備件到貨前，通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備。2.數(shù)量驗收：質(zhì)量檢驗部門會同使用部門對到貨設備件的數(shù)量進行清點，確保與采購合同一致。3.質(zhì)量驗收：質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)質(zhì)量標準對設備件進行質(zhì)量檢驗，檢查設備件的外觀、性能、規(guī)格等是否符合要求。對于驗收不合格的設備件，采購部門應及時與供應商溝通，協(xié)商退換貨等事宜。4.驗收記錄：驗收合格后，質(zhì)量檢驗部門和使用部門在《設備件到貨驗收單》上簽字確認，作為設備件入庫及后續(xù)付款的依據(jù)。（五）入庫管理1.辦理入庫手續(xù)：設備件驗收合格后，倉庫管理人員根據(jù)《設備件到貨驗收單》辦理入庫手續(xù)，將設備件錄入庫存系統(tǒng)，建立庫存臺賬。2.庫存保管：倉庫管理人員按照設備件的特性和保管要求，對入庫設備件進行妥善保管，確保設備件不受損壞、變質(zhì)等。（六）付款結(jié)算1.發(fā)票審核：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、準確性、完整性進行審核，確保發(fā)票與采購合同一致。2.付款申請：采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《設備件付款申請表》，附上發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，提交至財務部門申請付款。3.財務審核與付款：財務部門對付款申請進行審核，核實相關(guān)憑證和手續(xù)是否齊全，金額是否準確等。審核通過后，按照公司資金支付流程進行付款。三、職責分工（一）使用部門1.負責提出設備件申購申請，詳細說明申購原因、設備運行狀況及所需設備件的規(guī)格型號、數(shù)量等信息。2.參與設備件的到貨驗收工作，對驗收合格的設備件辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.配合采購部門、質(zhì)量檢驗部門等做好設備件采購、驗收等相關(guān)工作。（二）歸口管理部門1.負責對設備件申購申請進行技術(shù)審核，評估申購設備件的技術(shù)參數(shù)是否符合設備要求，是否有可替代的產(chǎn)品等。2.查詢公司庫存系統(tǒng)，核實是否已有庫存，并在申購申請表上注明庫存情況。3.參與設備件的到貨驗收工作，對設備件的技術(shù)性能等進行驗收。（三）采購部門1.根據(jù)審核通過的申購申請，制定采購計劃，選擇合格供應商進行采購。2.與供應商簽訂采購合同，跟蹤采購進度，確保設備件按時、按質(zhì)、按量到貨。3.負責采購發(fā)票的審核及付款申請的提交等工作。（四）質(zhì)量檢驗部門1.制定設備件質(zhì)量檢驗標準和流程。2.對到貨設備件進行質(zhì)量檢驗，確保設備件符合質(zhì)量要求。3.出具質(zhì)量檢驗報告，對驗收不合格的設備件提出處理意見。（五）財務部門1.負責審核設備件采購合同的付款條款，確保付款符合公司財務制度和資金安排。2.審核采購發(fā)票及付款申請，辦理設備件采購的付款結(jié)算工作。3.對設備件采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。（六）倉庫管理部門1.負責設備件的入庫、保管和發(fā)放工作。2.建立庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。3.配合相關(guān)部門做好設備件的驗收、領(lǐng)用等工作。四、預算管理（一）預算編制1.每年末，各部門根據(jù)下一年度設備運行狀況、維修保養(yǎng)計劃、業(yè)務發(fā)展需求等，編制本部門設備件申購預算，詳細列出各類設備件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購金額等。2.設備管理部門匯總各部門設備件申購預算，結(jié)合公司整體預算安排和設備更新改造計劃，編制公司年度設備件采購預算草案，提交至財務部門審核。3.財務部門對設備件采購預算草案進行審核，綜合考慮公司資金狀況、成本控制目標等因素，提出調(diào)整意見，報公司管理層審批。（二）預算執(zhí)行1.設備件申購應嚴格按照預算執(zhí)行，各部門不得超預算申購設備件。如有特殊情況需要超預算申購，應提前向公司管理層提交書面申請，說明超預算原因及解決方案，經(jīng)審批通過后方可執(zhí)行。2.財務部門定期對設備件采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的偏差，并采取相應措施進行調(diào)整。（三）預算調(diào)整1.在預算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、設備運行狀況變化等原因，導致原預算無法滿足實際需求，需要調(diào)整預算的，由使用部門提出預算調(diào)整申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預算安排。2.設備管理部門對預算調(diào)整申請進行審核，評估調(diào)整的必要性和合理性，簽署審核意見后提交至財務部門。3.財務部門根據(jù)公司預算管理規(guī)定和資金狀況，對預算調(diào)整申請進行審核，報公司管理層審批。預算調(diào)整經(jīng)審批通過后，方可執(zhí)行。五、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對設備件庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括核對庫存賬目、整理庫存物資等。盤點過程中，應如實記錄盤點結(jié)果，發(fā)現(xiàn)賬實不符的，要及時查明原因，并編制《庫存盤點差異報告》。3.財務部門、設備管理部門等相關(guān)人員應參與庫存盤點工作，對盤點結(jié)果進行監(jiān)督和審核。對于盤點差異較大的情況，應組織專項調(diào)查，分析原因，提出處理意見，報公司管理層審批。（二）庫存積壓處理1.倉庫管理部門定期對庫存設備件進行清查，發(fā)現(xiàn)有積壓、閑置的設備件，應及時填寫《庫存積壓設備件清單》，通知使用部門和采購部門。2.使用部門如有需求，可優(yōu)先領(lǐng)用庫存積壓設備件。對于確實不再使用的庫存積壓設備件，采購部門應根據(jù)實際情況，通過降價銷售、報廢處理等方式進行處置，減少庫存積壓，盤活資金。3.庫存積壓設備件的處置應按照公司資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進行，確保處置過程合法合規(guī)，處置收入及時足額入賬。（三）庫存安全管理1.倉庫管理部門應加強庫存設備件的安全管理，制定安全管理制度和應急預案，確保庫存設備件不受火災、水災、盜竊等災害影響。2.倉庫應配備必要的安全設施和消防器材，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全操作規(guī)程，嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火等，確保庫存安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對設備件申購、采購、驗收、庫存管理等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保各項工作符合本制度規(guī)定和公司相關(guān)要求。2.審計部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違規(guī)行為，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）考核評價1.人力資源部門將設備件申購管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，制定明確的考核指標和評價標準。2.考核指標可包括申購申請的準確性、采購成本控制、到貨及時性、驗收合格率、庫存管理水平等方面