規(guī)范化文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的制定、審批、發(fā)布、使用、修訂、廢止等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在工作中所涉及的各類(lèi)文件，包括但不限于管理制度、工作流程、通知公告、報(bào)告報(bào)表、合同協(xié)議等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文件的性質(zhì)和涉及范圍，明確各部門(mén)在文件管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理。3.高效實(shí)用原則：文件的制定和管理應(yīng)注重實(shí)效，便于操作和執(zhí)行，避免繁瑣冗余。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件的安全和保密。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.管理制度類(lèi)：包括公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等。2.工作流程類(lèi)：涵蓋公司各類(lèi)業(yè)務(wù)的操作流程、工作程序等。3.通知公告類(lèi)：如公司內(nèi)部發(fā)布的各類(lèi)通知、通報(bào)、公告等。4.報(bào)告報(bào)表類(lèi)：包括各類(lèi)工作匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.合同協(xié)議類(lèi)：涉及公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。6.其他類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作記錄等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則管理制度類(lèi)文件編號(hào)：公司名稱(chēng)縮寫(xiě)+M+年份+序號(hào)，如[公司名稱(chēng)縮寫(xiě)]M202301，表示公司2023年第1號(hào)管理制度。工作流程類(lèi)文件編號(hào)：公司名稱(chēng)縮寫(xiě)+W+年份+序號(hào)，如[公司名稱(chēng)縮寫(xiě)]W202302，表示公司2023年第2號(hào)工作流程。通知公告類(lèi)文件編號(hào)：公司名稱(chēng)縮寫(xiě)+N+年份+序號(hào)，如[公司名稱(chēng)縮寫(xiě)]N202303，表示公司2023年第3號(hào)通知公告。報(bào)告報(bào)表類(lèi)文件編號(hào)：公司名稱(chēng)縮寫(xiě)+R+年份+序號(hào)，如[公司名稱(chēng)縮寫(xiě)]R202304，表示公司2023年第4號(hào)報(bào)告報(bào)表。合同協(xié)議類(lèi)文件編號(hào)：公司名稱(chēng)縮寫(xiě)+C+年份+序號(hào)，如[公司名稱(chēng)縮寫(xiě)]C202305，表示公司2023年第5號(hào)合同協(xié)議。其他類(lèi)文件編號(hào)：公司名稱(chēng)縮寫(xiě)+O+年份+序號(hào)，如[公司名稱(chēng)縮寫(xiě)]O202306，表示公司2023年第6號(hào)其他類(lèi)文件。2.編號(hào)說(shuō)明公司名稱(chēng)縮寫(xiě)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于識(shí)別。年份為文件制定或發(fā)布的年份，用四位數(shù)字表示。序號(hào)為該類(lèi)文件在當(dāng)年的順序號(hào)，從01開(kāi)始依次編排。三、文件制定與審批（一）制定職責(zé)1.發(fā)起部門(mén)：根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)提出文件制定的申請(qǐng)，并組織相關(guān)人員進(jìn)行文件的起草工作。2.起草人員：按照發(fā)起部門(mén)的要求，認(rèn)真撰寫(xiě)文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、完整、清晰。3.審核人員：對(duì)起草的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查文件的合法性、合理性、可行性等，提出修改意見(jiàn)。（二）審批流程1.初稿審核：起草人員完成文件初稿后，提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核通過(guò)后提交至行政部門(mén)。2.行政審核：行政部門(mén)對(duì)文件的格式、編號(hào)、內(nèi)容等進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行審批，審批通過(guò)后文件方可發(fā)布實(shí)施；如審批不通過(guò)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件返回發(fā)起部門(mén)，由發(fā)起部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行修改后重新提交審批。（三）特殊情況處理對(duì)于緊急文件，可先由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后直接提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，但事后需及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)審核手續(xù)。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)發(fā)布：對(duì)于需要全體員工知曉的重要文件，可采用紙質(zhì)形式發(fā)布，通過(guò)公司內(nèi)部公告欄、部門(mén)宣傳欄等進(jìn)行張貼。2.電子發(fā)布：利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行文件的電子發(fā)布，方便員工隨時(shí)查閱和下載。（二）發(fā)布范圍根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，明確文件的發(fā)布范圍，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取文件信息。發(fā)布范圍可分為全體員工、部分部門(mén)、特定崗位等。（三）發(fā)布記錄行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件的發(fā)布情況進(jìn)行記錄，包括發(fā)布時(shí)間、發(fā)布方式、發(fā)布范圍等，以便于查詢和追溯。五、文件使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的要求和流程進(jìn)行操作，確保文件的有效執(zhí)行。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。3.在使用文件過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要修改，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)反饋。（二）保管職責(zé)1.行政部門(mén)：負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文件的集中保管，建立文件檔案庫(kù)，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)存放，并定期進(jìn)行整理和盤(pán)點(diǎn)。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的收集、整理和歸檔，并確保文件的安全和完整。3.員工個(gè)人：負(fù)責(zé)妥善保管自己在工作中使用的文件，不得隨意丟棄或損壞。（三）保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為短期（13年）、中期（35年）、長(zhǎng)期（5年以上）。具體保管期限如下：1.管理制度類(lèi)：長(zhǎng)期。2.工作流程類(lèi)：長(zhǎng)期。3.通知公告類(lèi)：短期。4.報(bào)告報(bào)表類(lèi)：中期。5.合同協(xié)議類(lèi)：長(zhǎng)期。6.其他類(lèi)：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。六、文件修訂與廢止（一）修訂原因1.法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，需要對(duì)文件進(jìn)行修訂。2.公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、工作流程等發(fā)生調(diào)整，文件內(nèi)容需要相應(yīng)更新。3.在文件執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或存在不合理之處，需要進(jìn)行修訂。（二）修訂流程1.發(fā)起修訂：由相關(guān)部門(mén)或人員提出文件修訂申請(qǐng)，說(shuō)明修訂原因和內(nèi)容。2.修訂起草：行政部門(mén)根據(jù)修訂申請(qǐng)，組織相關(guān)人員進(jìn)行文件修訂的起草工作。3.審核審批：按照文件制定與審批流程進(jìn)行審核和審批。4.發(fā)布實(shí)施：修訂后的文件經(jīng)審批通過(guò)后，按照文件發(fā)布的要求進(jìn)行發(fā)布實(shí)施，并及時(shí)通知相關(guān)人員。（三）廢止程序1.當(dāng)文件不再適用或已被新文件替代時(shí)，由行政部門(mén)提出文件廢止申請(qǐng)。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)布文件廢止通知，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)和公告欄中進(jìn)行公示。3.文件廢止后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件進(jìn)行清理，確保文件管理的準(zhǔn)確性。七、文件保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)在文件上標(biāo)注“機(jī)密”字樣，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施。2.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)送，不得通過(guò)普通郵件、傳真等方式傳遞。3.在文件使用過(guò)程中，應(yīng)避免在公共場(chǎng)所談?wù)撐募?nèi)容，不得隨意將文件帶出公司。（二）保密責(zé)任1.所有接觸公司機(jī)密文件的人員，均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.如發(fā)現(xiàn)文件泄密事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、文件查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱原因等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門(mén)查閱。2.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件查閱區(qū)域，為員工提供便利的查閱條件，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。3.查閱文件時(shí)，應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出查閱區(qū)域，不得在文件上涂改、標(biāo)記、損壞。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借