規(guī)劃院采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)規(guī)劃院采購工作的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃院內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備儀器、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公正。4.誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)規(guī)劃院業(yè)務(wù)需求，合理安排采購活動。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合規(guī)劃院利益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。負(fù)責(zé)采購物資的驗收工作，確保物資符合質(zhì)量要求。定期進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進(jìn)建議。2.采購人員崗位要求具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，誠實守信，廉潔奉公。熟悉采購業(yè)務(wù)流程，具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和談判技巧。掌握市場動態(tài)，了解相關(guān)物資和服務(wù)的價格、質(zhì)量等信息。具備一定的財務(wù)知識，能夠進(jìn)行采購成本核算和控制。（二）需求部門1.需求部門職責(zé)提出采購需求，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。參與采購供應(yīng)商的評估和選擇，提供相關(guān)意見和建議。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的簽訂和執(zhí)行，配合驗收工作。對采購物資或服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋，提出改進(jìn)意見。2.需求部門負(fù)責(zé)人職責(zé)審核本部門采購需求的合理性和必要性。協(xié)調(diào)本部門與采購部門之間的工作，確保采購活動順利進(jìn)行。（三）審批部門1.審批流程采購預(yù)算在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購預(yù)算在[X]元至[X]元之間的，由分管副院長審批。采購預(yù)算在[X]元以上的，由院長審批。2.審批職責(zé)審批部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購申請，確保采購符合規(guī)劃院的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求和財務(wù)預(yù)算，對采購的必要性、合理性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、用途等信息。2.《采購申請表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況和采購預(yù)算，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報審批部門審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等信息。2.供應(yīng)商篩選與評估根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，篩選出若干符合要求的供應(yīng)商。采購部門會同需求部門等相關(guān)人員，對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、售后服務(wù)能力等。采用評分法對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，設(shè)定各項評估指標(biāo)的權(quán)重，計算供應(yīng)商的綜合得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。3.供應(yīng)商檔案建立與維護(hù)對選定的供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、評估情況、合作歷史、交易記錄等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資或服務(wù)的價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件，維護(hù)規(guī)劃院的利益。談判結(jié)果形成《采購談判紀(jì)要》，雙方簽字確認(rèn)。2.合同簽訂根據(jù)《采購談判紀(jì)要》，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報審批部門審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，并加蓋規(guī)劃院公章。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單應(yīng)及時傳遞給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運輸情況等。2.對于即將到期的采購訂單，采購部門應(yīng)提前提醒供應(yīng)商按時交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應(yīng)商等。（七）驗收與付款1.驗收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備。物資到貨后，由需求部門會同采購部門等相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。驗收合格后，填寫《采購驗收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換物資或采取其他補(bǔ)救措施。2.付款采購部門根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料?！陡犊钌暾埍怼方?jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報審批部門審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門每年年底根據(jù)規(guī)劃院下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和工作任務(wù)，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括各類采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購金額等內(nèi)容，并按項目或部門進(jìn)行分類匯總。3.采購預(yù)算草案經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核。（二）預(yù)算審核與調(diào)整1.財務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，重點審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性以及與規(guī)劃院財務(wù)狀況的匹配性。2.根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，采購部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整，形成正式的采購預(yù)算方案。3.采購預(yù)算方案經(jīng)院長辦公會審議通過后，報上級主管部門備案。4.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要等原因確需調(diào)整采購預(yù)算的，由需求部門提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。采購部門會同財務(wù)部門對申請進(jìn)行審核，提出審核意見，報審批部門審批。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度。對重要供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和監(jiān)控，提前發(fā)現(xiàn)潛在的違約風(fēng)險，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施。建立供應(yīng)商違約應(yīng)急預(yù)案，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等，以降低違約風(fēng)險對規(guī)劃院業(yè)務(wù)的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對關(guān)鍵物資可進(jìn)行實地考察或抽檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如更換物資、賠償損失等。3.價格波動風(fēng)險關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機(jī)制，及時掌握價格波動信息。在采購合同中合理約定價格調(diào)整條款，如采用固定價格、浮動價格等方式，降低價格波動風(fēng)險。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、集中采購等方式，爭取更有利的采購價格。4.法律風(fēng)險采購人員應(yīng)熟悉國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，避免法律漏洞。加強(qiáng)對采購人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識，防范法律風(fēng)險。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.規(guī)劃院內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向?qū)徲嫴块T報送采購業(yè)務(wù)報表和相關(guān)資料，接受審計部門的監(jiān)督。3.審計部門對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）外部審計1.規(guī)劃院定期接受上級