秘書股日常管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范秘書股日常工作秩序，提高工作效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司秘書股全體成員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.秉持高效、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。3.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，相互支持配合。4.保守公司機(jī)密，維護(hù)公司利益。二、崗位職責(zé)（一）秘書股股長1.全面負(fù)責(zé)秘書股的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，確保信息暢通。3.審核重要文件和文稿，提出修改意見。4.組織安排重要會(huì)議和活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。5.對(duì)秘書股成員的工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。（二）秘書1.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。2.起草、打印、校對(duì)一般性文件和文稿。3.協(xié)助股長組織會(huì)議和活動(dòng)，做好相關(guān)服務(wù)工作。4.收集、整理各類信息，及時(shí)反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性任務(wù)。三、工作流程（一）文件管理1.收文公司外部來文由專人負(fù)責(zé)簽收，填寫《文件簽收登記表》，注明文件名稱、文號(hào)、來文單位、日期等信息。對(duì)收文進(jìn)行初步審核，檢查文件是否完整、有無破損等。將收文及時(shí)呈送股長，股長根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程度進(jìn)行批示，確定傳閱范圍和處理意見。2.發(fā)文各部門起草文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交秘書股。秘書對(duì)文件進(jìn)行格式檢查、內(nèi)容校對(duì)，確保文件準(zhǔn)確無誤。將文件送股長審核，股長審核通過后進(jìn)行編號(hào)、打印。文件打印后，由秘書加蓋公司印章，并按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)做好發(fā)文登記。3.文件傳閱根據(jù)股長批示，秘書將文件按照傳閱順序呈遞給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。傳閱人員在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，閱后及時(shí)將文件退回秘書股。秘書定期對(duì)傳閱文件進(jìn)行清理，確保文件不丟失、不延誤。4.文件歸檔文件辦理完畢后，秘書按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。將文件裝訂成冊(cè)，填寫檔案目錄，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。將檔案移交公司檔案室統(tǒng)一保管，同時(shí)建立電子檔案索引，便于查詢。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議要求，秘書股確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并提前通知相關(guān)人員。準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、發(fā)言稿、匯報(bào)材料等，確保資料齊全、準(zhǔn)確。布置會(huì)議場(chǎng)地，調(diào)試音響、投影儀等設(shè)備，確保會(huì)議正常進(jìn)行。2.會(huì)議記錄安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等信息。會(huì)議記錄要準(zhǔn)確、完整，能夠真實(shí)反映會(huì)議討論情況和決議結(jié)果。會(huì)議記錄采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式，會(huì)后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要。3.會(huì)議紀(jì)要整理秘書根據(jù)會(huì)議記錄，對(duì)會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)進(jìn)行歸納總結(jié)，形成會(huì)議紀(jì)要初稿。將會(huì)議紀(jì)要初稿送參會(huì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)股長簽發(fā)后，及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門，并做好存檔工作。（三）信息管理1.信息收集秘書股成員要關(guān)注公司內(nèi)部動(dòng)態(tài)和外部行業(yè)信息，及時(shí)收集與公司相關(guān)的各類信息。通過多種渠道收集信息，如公司內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、行業(yè)報(bào)告、新聞媒體等。對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類整理，建立信息臺(tái)賬，注明信息來源、內(nèi)容摘要、日期等信息。2.信息分析對(duì)收集到的信息進(jìn)行分析研究，提取有價(jià)值的信息，為公司決策提供參考依據(jù)。定期撰寫信息分析報(bào)告，對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢(shì)等進(jìn)行分析預(yù)測(cè)。將信息分析報(bào)告及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。3.信息傳遞根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，將信息及時(shí)傳遞給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。重要信息要采用書面報(bào)告、郵件等形式進(jìn)行傳遞，并做好簽收記錄。定期組織信息交流會(huì)議，促進(jìn)公司內(nèi)部信息共享。四、工作紀(jì)律（一）考勤制度1.秘書股成員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.請(qǐng)假需提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。請(qǐng)假期間要保持通訊暢通，以便及時(shí)處理工作。3.遲到、早退一次，扣除當(dāng)月績效獎(jiǎng)金[X]元；曠工一次，扣除當(dāng)月績效獎(jiǎng)金[X]元，并按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處罰。（二）保密制度1.秘書股成員要嚴(yán)格遵守公司保密制度，保守公司機(jī)密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料、會(huì)議內(nèi)容等要妥善保管，不得隨意丟棄、外傳。3.在使用辦公設(shè)備時(shí)，要注意保護(hù)公司信息安全，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下將公司文件拷貝到外部存儲(chǔ)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)上。4.違反保密制度的，將按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。（三）廉潔制度1.秘書股成員要廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.不得接受供應(yīng)商、客戶等的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益。3.在工作中要堅(jiān)持公正、公平、公開的原則，不得偏袒任何一方。4.違反廉潔制度的，將按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)秘書股成員的工作需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等信息。3.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋業(yè)務(wù)知識(shí)、辦公技能、溝通技巧、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。2.培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作等多種形式。3.培訓(xùn)結(jié)束后，組織學(xué)員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工績效評(píng)估和職業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)。（三）職業(yè)發(fā)展1.為秘書股成員提供職業(yè)發(fā)展通道，鼓勵(lì)員工不斷提升自己的能力和素質(zhì)。2.根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和能力水平，適時(shí)進(jìn)行崗位調(diào)整和晉升。3.為員工提供學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，組織參加行業(yè)研討會(huì)、學(xué)術(shù)講座等活動(dòng)，拓寬員工視野。六、績效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開原則。2.定量與定性相結(jié)合原則。3.激勵(lì)與約束相結(jié)合原則。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：主要考核秘書股成員完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、效率等情況。2.工作能力：考核員工的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等。3.工作態(tài)度：考核員工的工作責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)等。（三）考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核在每季度末進(jìn)行，年度考核在每年年末進(jìn)行。（四）考核流程1.員工自評(píng)：?jiǎn)T工根據(jù)本季度工作表現(xiàn)，填寫《績效考核自評(píng)表》，對(duì)自己的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。2.上級(jí)評(píng)價(jià)：股長根據(jù)員工的工作表現(xiàn)，對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《績效考核評(píng)價(jià)表》。3.綜合評(píng)價(jià)：人力資源部門匯總員工自評(píng)和上級(jí)評(píng)價(jià)結(jié)果，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定員工績效考核成績。4.反