甲方收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位之間的文件收發(fā)管理。（三）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)公司收發(fā)文的統(tǒng)一管理工作，包括文件的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、歸檔等。制定和完善收發(fā)文管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對(duì)收發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、簽發(fā)，并按規(guī)定及時(shí)送交行政部收發(fā)。配合行政部做好文件的傳閱、催辦、歸檔等工作。明確專人負(fù)責(zé)本部門文件的收發(fā)管理，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。二、收文管理（一）文件簽收1.行政部收到外部來文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、名稱、密級(jí)等信息，確保文件完整無缺。2.對(duì)于掛號(hào)信、特快專遞等有回執(zhí)的文件，要在回執(zhí)上簽字并注明收到日期。3.如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁、錯(cuò)發(fā)等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，查明原因并妥善處理。（二）文件登記1.簽收后的文件要及時(shí)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、日期、附件等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，做到字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、登記及時(shí)。3.對(duì)于緊急文件，要在登記時(shí)注明“急件”字樣，并優(yōu)先處理。（三）文件分發(fā)1.行政部根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。2.分發(fā)文件時(shí)要填寫文件分發(fā)清單，注明分發(fā)部門、文件名稱、份數(shù)等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，要組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，并根據(jù)會(huì)審意見進(jìn)行分發(fā)。（四）文件傳閱1.行政部將分發(fā)給部門的文件，及時(shí)送部門負(fù)責(zé)人傳閱。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱日期。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，組織本部門人員進(jìn)行傳閱，并確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱完畢。3.傳閱文件時(shí)要注意保密，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不得在文件上亂涂亂畫。4.對(duì)于需要回復(fù)的文件，傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件退回行政部，并附上書面意見或處理結(jié)果。（五）文件催辦1.行政部對(duì)傳閱的文件要進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)處理。2.對(duì)于超過規(guī)定傳閱時(shí)間仍未處理的文件，行政部要及時(shí)向相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出催辦通知，督促其盡快辦理。3.催辦通知應(yīng)明確催辦事項(xiàng)、要求和期限，并記錄催辦情況。（六）文件承辦1.各部門收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)進(jìn)行承辦。承辦人要認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)文件精神，提出具體的辦理意見和措施。2.對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門要主動(dòng)與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究制定辦理方案，并明確各部門的職責(zé)和分工。3.承辦人在辦理文件過程中，要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保辦理結(jié)果合法合規(guī)。4.承辦人辦理完畢后，要及時(shí)將文件及辦理結(jié)果送回行政部歸檔。（七）文件歸檔1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)收文進(jìn)行歸檔管理，確保文件資料的完整性和可查性。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件要裝訂整齊、編目準(zhǔn)確、裝盒規(guī)范，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.檔案管理人員要定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。三、發(fā)文管理（一）文件起草1.各部門需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的起草工作。起草人要深入了解發(fā)文目的和要求，認(rèn)真收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件起草應(yīng)使用公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙，注明文件標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、抄送單位、擬稿人、審核人、簽發(fā)人等信息。3.文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，語言表達(dá)要簡(jiǎn)潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。2.對(duì)于涉及公司重要決策、重大事項(xiàng)或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文件，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，確保文件質(zhì)量。3.審核人應(yīng)在發(fā)文稿紙上簽署審核意見，并注明審核日期。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通修改。（三）文件簽發(fā)1.經(jīng)審核后的文件，由部門負(fù)責(zé)人送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，根據(jù)公司實(shí)際情況簽署簽發(fā)意見。2.重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)?？偨?jīng)理簽發(fā)后，文件方可生效。3.簽發(fā)人應(yīng)在發(fā)文稿紙上簽署簽發(fā)意見，并注明簽發(fā)日期。（四）文件編號(hào)1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行編號(hào)管理，確保文件編號(hào)的唯一性和規(guī)范性。2.發(fā)文編號(hào)應(yīng)按照年度、部門、流水號(hào)的順序編制，格式為：[年份][部門簡(jiǎn)稱][流水號(hào)]。例如：2023年行政部第1號(hào)文件，編號(hào)為“2023XZ01”。3.編號(hào)應(yīng)在發(fā)文稿紙上注明，并在文件首頁右上角標(biāo)注。（五）文件印制1.行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件稿，安排專人進(jìn)行文件印制。印制前要對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行再次核對(duì)，確保印制質(zhì)量。2.文件印制應(yīng)使用公司統(tǒng)一的紙張和格式，按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷。印刷過程中要注意保密，防止文件內(nèi)容泄露。3.印制完成后的文件要進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保文字準(zhǔn)確、排版整齊、裝訂牢固。（六）文件蓋章1.文件印制完成后，由行政部負(fù)責(zé)加蓋公司公章。蓋章時(shí)要嚴(yán)格按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行操作，確保印章使用的合法性和嚴(yán)肅性。2.對(duì)于需要加蓋多個(gè)印章的文件，要按照規(guī)定的順序和要求進(jìn)行蓋章，確保印章位置準(zhǔn)確、清晰。3.蓋章后的文件要進(jìn)行登記，并妥善保管，防止文件丟失或損壞。（七）文件分發(fā)1.行政部根據(jù)文件的主送單位和抄送單位，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或單位。分發(fā)時(shí)要填寫文件分發(fā)清單，注明分發(fā)部門、文件名稱、份數(shù)等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，要組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，并根據(jù)會(huì)審意見進(jìn)行分發(fā)。3.行政部要通過適當(dāng)?shù)姆绞綄⑽募瓦_(dá)收件人，如專人送達(dá)、郵寄、電子郵件等。對(duì)于緊急文件，要優(yōu)先處理，確保文件及時(shí)送達(dá)。（八）文件存檔1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文進(jìn)行存檔管理，確保文件資料的完整性和可查性。2.存檔文件應(yīng)包括文件的定稿、發(fā)文稿紙、審核意見、簽發(fā)意見、印制文件、分發(fā)清單等相關(guān)資料。3.存檔文件要按照文件形成的時(shí)間順序、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制存檔目錄。4.檔案管理人員要定期對(duì)存檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。四、文件保密管理（一）保密原則公司文件管理遵循“嚴(yán)格保密、確保安全”的原則，防止文件內(nèi)容泄露，維護(hù)公司的利益和形象。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，要嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，明確密級(jí)，限定知悉范圍。2.收發(fā)文過程中，要注意對(duì)文件的保管和傳遞，防止文件丟失、被盜或被篡改。3.對(duì)文件的閱讀、使用和復(fù)制要進(jìn)行嚴(yán)格的審批，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自擴(kuò)大文件的知悉范圍。4.對(duì)于不再使用或已過期的文件，要按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止文件信息泄露。（三）保密責(zé)任1.公司全體員工都有保守公司文件秘密的義務(wù)，不得擅自泄露公司文件內(nèi)容。2.對(duì)于違反文件保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.公司鼓勵(lì)采用電子文件形式進(jìn)行文件收發(fā)管理，提高工作效率和信息化水平。2.行政部負(fù)責(zé)建立公司電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索和管理。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理和上傳工作，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。4.電子文件的格式應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，文件命名要規(guī)范，便于查找和管理。（二）文件共享與權(quán)限設(shè)置1.行政部根據(jù)工作需要，在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)置文件共享文件夾和權(quán)限，方便相關(guān)人員查閱和使用文件。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子文件，要嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.定期對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部定期對(duì)公司收發(fā)文管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的收發(fā)登記、傳閱催辦、歸檔保管等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.對(duì)違反收發(fā)文管理制度的行為，要及時(shí)進(jìn)行糾正，并記錄在案。（二）考核評(píng)價(jià)1.將收發(fā)文管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括文件處理的及時(shí)性