歐盟原輔包管理制度一、總則（一）目的為加強公司對歐盟市場原輔包的有效管理，確保原輔包的質(zhì)量、供應(yīng)穩(wěn)定性以及符合歐盟相關(guān)法規(guī)要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍1.本制度適用于公司涉及歐盟市場產(chǎn)品生產(chǎn)過程中所使用的原輔包的采購、驗收、儲存、使用等環(huán)節(jié)。2.涉及的部門包括采購部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守歐盟的相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及行業(yè)要求，確保原輔包從采購到使用全過程合法合規(guī)。2.質(zhì)量至上原則將原輔包質(zhì)量作為首要考量因素，從源頭把控質(zhì)量，保證投入生產(chǎn)的原輔包符合產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和歐盟市場需求。3.供應(yīng)鏈穩(wěn)定原則建立穩(wěn)定可靠的原輔包供應(yīng)鏈，保障生產(chǎn)的連續(xù)性，避免因原輔包供應(yīng)問題導(dǎo)致生產(chǎn)停滯或延誤。4.成本效益原則在確保質(zhì)量和合規(guī)的前提下，合理控制原輔包采購成本和管理成本，提高公司經(jīng)濟效益。二、術(shù)語定義（一）原輔包指公司生產(chǎn)歐盟市場產(chǎn)品所需的原材料、輔助材料和包裝材料。原材料如各類化工原料、金屬材料等；輔助材料如催化劑、溶劑等；包裝材料如塑料包裝、紙質(zhì)包裝、玻璃包裝等。（二）歐盟相關(guān)法規(guī)包括但不限于歐盟化學(xué)品注冊、評估、授權(quán)和限制法規(guī)（REACH）、食品接觸材料法規(guī)等涉及原輔包質(zhì)量、安全、環(huán)保等方面的法規(guī)要求。（三）供應(yīng)商評估對原輔包供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽等方面進行全面審查和評價的過程。三、采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)要求：具有合法經(jīng)營資質(zhì)，具備生產(chǎn)符合歐盟標(biāo)準(zhǔn)原輔包的能力，持有相關(guān)生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照等有效證件。生產(chǎn)能力：生產(chǎn)設(shè)備先進、生產(chǎn)工藝成熟，能夠滿足公司對原輔包的產(chǎn)量和交貨期要求。質(zhì)量控制體系：擁有完善的質(zhì)量管理體系，通過相關(guān)質(zhì)量管理認(rèn)證，如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證等。信譽：在行業(yè)內(nèi)具有良好的信譽，無不良記錄，過往產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，與其他客戶合作良好。2.供應(yīng)商開發(fā)通過各種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等。對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查和評估，篩選出符合基本要求的供應(yīng)商進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉庫、質(zhì)量檢測實驗室等，了解其生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備狀況、質(zhì)量控制措施等。3.供應(yīng)商評估與選擇采購部會同質(zhì)量部等相關(guān)部門組成評估小組，按照供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)對實地考察后的供應(yīng)商進行綜合評估。評估方式包括文件審核、樣品檢測、現(xiàn)場打分等，根據(jù)評估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。合格供應(yīng)商名單定期更新，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（二）采購合同簽訂1.采購部應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確原輔包的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.確保采購合同符合歐盟相關(guān)法規(guī)要求，避免因合同條款漏洞導(dǎo)致法律風(fēng)險。3.在合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同草本提交給法務(wù)部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。（三）采購訂單下達1.根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，采購部及時向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、原輔包名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購部應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。3.如因特殊情況需要變更采購訂單，采購部應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。四、驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照歐盟相關(guān)法規(guī)和公司產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對原輔包進行驗收。原輔包應(yīng)符合相應(yīng)的質(zhì)量指標(biāo)，如純度、粒度、重金屬含量、微生物限度等。對于有特殊質(zhì)量要求的原輔包，如食品接觸材料，應(yīng)符合食品接觸材料法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，確保在與食品接觸過程中不會遷移有害物質(zhì)。2.文件標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商應(yīng)提供原輔包的質(zhì)量合格證明文件，如質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品合格證等。質(zhì)量合格證明文件應(yīng)清晰、完整、真實，并符合歐盟法規(guī)和公司要求的格式。對于進口原輔包，還應(yīng)提供原產(chǎn)地證明、報關(guān)單、檢驗檢疫證明等相關(guān)文件。（二）驗收流程1.原輔包到貨前，倉庫管理部門應(yīng)提前做好驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收場地、準(zhǔn)備驗收工具和設(shè)備等。2.原輔包到貨時，倉庫管理部門應(yīng)核對送貨單與采購訂單的一致性，確認(rèn)無誤后通知質(zhì)量部進行檢驗。3.質(zhì)量部按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對原輔包進行抽樣檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、理化指標(biāo)等。對于需要進行微生物檢測或其他特殊檢測的原輔包，應(yīng)按照相應(yīng)的檢測方法進行檢測。4.質(zhì)量部在規(guī)定時間內(nèi)出具驗收報告，驗收報告應(yīng)明確原輔包是否合格。如驗收合格，質(zhì)量部在送貨單上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，質(zhì)量部應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、退貨等措施，直至原輔包符合要求。對于因不合格原輔包導(dǎo)致的損失，采購部應(yīng)按照采購合同的約定向供應(yīng)商索賠。（三）不合格處理1.對于驗收不合格的原輔包，倉庫管理部門應(yīng)將其單獨存放，并做好標(biāo)識，防止不合格原輔包混入合格產(chǎn)品中。2.質(zhì)量部應(yīng)詳細(xì)記錄不合格原輔包的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、不合格原因等信息，并建立不合格原輔包臺賬。3.采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通不合格情況，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)分析原因并提供整改措施。供應(yīng)商整改完成后，應(yīng)重新送樣進行檢驗，直至合格。4.對于無法整改或整改后仍不合格的原輔包，采購部應(yīng)根據(jù)采購合同的約定辦理退貨手續(xù)，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的損失。五、儲存管理（一）儲存環(huán)境要求1.根據(jù)原輔包的特性和質(zhì)量要求，設(shè)置專門的儲存?zhèn)}庫或儲存區(qū)域。儲存?zhèn)}庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.對于易受潮的原輔包，如某些粉狀原料，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的倉庫內(nèi)，并采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.對于易燃易爆的原輔包，如部分溶劑，應(yīng)存放在專門的危險化學(xué)品倉庫內(nèi)，嚴(yán)格按照危險化學(xué)品儲存管理規(guī)定進行存放，設(shè)置明顯的警示標(biāo)識。4.控制儲存?zhèn)}庫的溫度、濕度等環(huán)境條件，定期進行監(jiān)測和記錄，確保儲存環(huán)境符合要求。對于有特殊溫度要求的原輔包，如一些生物制品原料，應(yīng)配備相應(yīng)的溫度控制設(shè)備，保證其儲存溫度穩(wěn)定在規(guī)定范圍內(nèi)。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立完善的原輔包庫存管理制度，對原輔包的出入庫進行詳細(xì)記錄。庫存記錄應(yīng)包括原輔包名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、入庫日期、出庫日期、領(lǐng)用部門等信息。2.定期對原輔包庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。3.對于庫存時間較長的原輔包，倉庫管理部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部進行質(zhì)量復(fù)查。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)按照不合格處理流程進行處理。4.根據(jù)庫存情況和生產(chǎn)計劃，倉庫管理部門應(yīng)合理安排原輔包的補貨計劃，確保庫存水平能夠滿足生產(chǎn)需求，同時避免庫存積壓。（三）標(biāo)識與防護1.在原輔包儲存區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明原輔包的名稱、規(guī)格、批次、檢驗狀態(tài)等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色。2.對不同規(guī)格、不同批次的原輔包應(yīng)進行分區(qū)存放，并做好隔離防護措施，防止相互混淆或污染。3.對于易損壞、易變質(zhì)的原輔包，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，如易碎品應(yīng)輕拿輕放、易變質(zhì)品應(yīng)密封保存并控制儲存時間等。六、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填寫原輔包領(lǐng)用申請單，注明領(lǐng)用原輔包的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用日期等信息。2.領(lǐng)用申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門根據(jù)庫存情況進行發(fā)貨，并在領(lǐng)用申請單上簽字確認(rèn)。3.倉庫管理部門應(yīng)按照先進先出的原則發(fā)放原輔包，確保原輔包在有效期內(nèi)使用。對于有保質(zhì)期要求的原輔包，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免過期浪費。（二）使用過程控制1.生產(chǎn)部門在使用原輔包過程中，應(yīng)按照操作規(guī)程進行操作，確保原輔包的正確使用和合理消耗。2.質(zhì)量部應(yīng)定期對生產(chǎn)過程中使用的原輔包進行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時通知生產(chǎn)部門停止使用，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.對于使用過程中產(chǎn)生的原輔包廢棄物，生產(chǎn)部門應(yīng)按照環(huán)保要求進行分類收集和處理，防止對環(huán)境造成污染。（三）剩余原輔包管理1.生產(chǎn)結(jié)束后，生產(chǎn)部門應(yīng)及時清理剩余的原輔包，并將其退回到倉庫管理部門。倉庫管理部門應(yīng)對退回的剩余原輔包進行驗收，確認(rèn)其質(zhì)量和數(shù)量無誤后辦理入庫手續(xù)。2.對于因生產(chǎn)計劃變更等原因?qū)е虏辉偈褂玫脑o包，倉庫管理部門應(yīng)及時與采購部溝通，按照相關(guān)規(guī)定進行處理，如退貨、換貨或報廢等。七、追溯管理（一）追溯體系建立1.建立完善的原輔包追溯體系，確保從原輔包的采購、驗收、儲存、使用到產(chǎn)品銷售的全過程信息可追溯。2.追溯信息應(yīng)包括原輔包的供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、采購日期、驗收報告編號、入庫日期、存放位置、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、使用情況、銷售流向等。（二）追溯實施1.在原輔包采購、驗收、儲存、使用等環(huán)節(jié)，相關(guān)部門應(yīng)及時記錄和更新追溯信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量問題或其他需要追溯的情況時，能夠通過追溯體系快速準(zhǔn)確地查詢到原輔包的來源、去向以及相關(guān)質(zhì)量信息，以便及時采取措施進行處理。3.定期對追溯體系進行檢查和維護，確保追溯系統(tǒng)的正常運行，數(shù)據(jù)的安全可靠。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.針對涉及歐盟原輔包管理的相關(guān)人員，如采購人員、質(zhì)量檢驗人員、倉庫管理人員、生產(chǎn)操作人員等，定期組織專業(yè)培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括歐盟相關(guān)法規(guī)、原輔包質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購流程、驗收規(guī)范、儲存要求、使用注意事項、追溯管理等方面的知識和技能。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）考核1.建立培訓(xùn)考核制度