檔案法規(guī)定管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。公司全體員工在檔案形成、積累、整理、保管、利用等過程中均應(yīng)遵守本制度。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：各部門、各崗位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理本部門形成的各類檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，能夠客觀反映公司各項(xiàng)工作的歷史全貌。3.分類管理原則：依據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保管措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制查閱范圍。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部，作為公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)主持檔案管理部門的全面工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案管理工作合法合規(guī)。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。審核重要檔案的保管期限、密級(jí)劃分等，確保檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。2.檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。按照檔案保管期限和分類要求，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時(shí)催還借閱檔案。協(xié)助公司各部門開展文件材料的收集、整理工作，指導(dǎo)各部門兼職檔案員做好檔案管理工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、設(shè)備管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙、設(shè)備說明書等。3.會(huì)計(jì)檔案：是公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各類會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.人事檔案：主要包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、獎(jiǎng)懲情況、工資待遇等方面的材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的特點(diǎn)，分別設(shè)立各類業(yè)務(wù)檔案，如市場(chǎng)營銷檔案、合同檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案等，用于記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程和結(jié)果。6.聲像檔案：包括公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料，如重大活動(dòng)照片、產(chǎn)品宣傳視頻、會(huì)議錄音等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“全宗號(hào)檔案門類代碼年度保管期限件號(hào)/卷號(hào)”的結(jié)構(gòu)形式。1.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司這一全宗單位，是公司檔案的唯一標(biāo)識(shí)。2.檔案門類代碼：按照檔案分類類別，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如文書檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示等。3.年度：以公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.保管期限：分為永久、長期（16年50年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。5.件號(hào)/卷號(hào)：按照檔案整理順序，依次編寫件號(hào)或卷號(hào)。例如，一份2023年形成的永久保管的文書檔案，其編號(hào)為：全宗號(hào)WS2023Y001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理工作，指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常文件材料的收集、積累，并定期移交至檔案管理部門。兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的齊全、完整。2.收集范圍凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等，均應(yīng)收集歸檔。具體收集范圍按照公司各類檔案歸檔范圍的規(guī)定執(zhí)行。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.紙質(zhì)檔案整理對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類，按照分類順序依次排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂。編寫頁號(hào)，在文件材料的右上角或左上角用鉛筆編寫頁號(hào)，單面書寫的文件材料只編正面頁號(hào)，雙面書寫的文件材料兩面均編頁號(hào)。填寫卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或用碳素墨水填寫，字跡工整清晰。裝訂備考表，備考表置于卷尾，主要記錄卷內(nèi)文件材料的整理情況、缺損情況、修改補(bǔ)充情況等。裝盒，將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫全宗號(hào)、檔案門類代碼、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。3.電子檔案整理電子文件應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性原則，便于識(shí)別和查找。電子文件命名一般采用“文件題名+日期+文件編號(hào)”的格式，如“關(guān)于召開年度工作總結(jié)會(huì)議的通知20230115WS001”。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、責(zé)任者、日期、文件格式、大小、密級(jí)等信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.庫房建設(shè)要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、光線適宜、防火防盜的地點(diǎn)建設(shè)。庫房應(yīng)具備良好的防潮、防蟲、防鼠、防塵、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備。庫房內(nèi)配備空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房布局庫房應(yīng)分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持一定的距離，便于檔案管理工作的開展。檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別、保管期限等分類存放檔案。檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的查找和存取。3.庫房安全管理檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好巡查記錄。加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的消防管理，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通，檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，定期參加消防安全培訓(xùn)和演練。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司組織沿革、重要會(huì)議記錄、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。2.長期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年50年。主要包括一般性會(huì)議文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、重要業(yè)務(wù)文件、設(shè)備檔案等。3.短期保管：對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括一般性文件材料、日常工作記錄、臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件等。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組應(yīng)依據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。2.檔案銷毀經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用安全環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。六、檔案的利用（一）查閱利用1.查閱范圍公司員工因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.查閱審批檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)查閱內(nèi)容和檔案密級(jí)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱方式檔案查閱應(yīng)在檔案查閱區(qū)內(nèi)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)提供服務(wù)，監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。查閱人員不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、撤換或損壞檔案原件，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（二）借閱利用1.借閱范圍公司員工因工作需要，確需將檔案借出使用的，可以辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.借閱審批檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)借閱內(nèi)容和檔案密級(jí)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的借閱，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.檔案著錄：對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，包括文件題名、責(zé)任者、日期、文件格式、大小、密級(jí)等信息，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.分類存儲(chǔ)：按照檔案分類方案，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于檔案的管理和查找。3.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按日期檢索、按檔案類別檢索等，方便用戶快速查詢所需檔案。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)電子檔案的訪問、查閱、下載等操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息安全。5.備份恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)具備電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理1.公司在檔案整理過程中，應(yīng)將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步