檔案室設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室所有設(shè)備的管理，包括但不限于檔案存儲設(shè)備、檔案檢索設(shè)備、檔案整理設(shè)備、檔案安全防護(hù)設(shè)備等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：檔案室設(shè)備由公司統(tǒng)一規(guī)劃、采購、調(diào)配和管理。2.合理使用原則：設(shè)備使用部門應(yīng)按照設(shè)備的性能和用途，合理使用設(shè)備，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.定期維護(hù)原則：定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時排除設(shè)備故障，延長設(shè)備使用壽命。4.安全保密原則：設(shè)備管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。二、設(shè)備采購與驗收（一）采購計劃1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實際需求，每年制定設(shè)備采購計劃。采購計劃應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購實施1.公司采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，按照公司采購管理制度的規(guī)定，組織設(shè)備采購工作。2.采購設(shè)備時，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，確保設(shè)備的質(zhì)量和性能符合要求。3.采購合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)益。（三）驗收1.設(shè)備到貨后，采購部門應(yīng)及時通知檔案室組織驗收。2.檔案室應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)備進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、外觀、性能等。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，并簽字確認(rèn)。驗收報告應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收情況等內(nèi)容。4.對驗收不合格的設(shè)備，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商限期更換或處理。三、設(shè)備使用與操作（一）使用部門與人員1.檔案室設(shè)備由檔案室負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，各部門如需使用檔案室設(shè)備，應(yīng)提前向檔案室提出申請。2.檔案室應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況，合理安排設(shè)備的使用人員，并對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的性能和操作方法。3.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備的參數(shù)和設(shè)置。（二）操作規(guī)范1.設(shè)備使用前，使用人員應(yīng)檢查設(shè)備的外觀、性能等是否正常，如有異常情況應(yīng)及時報告檔案室。2.設(shè)備使用過程中，使用人員應(yīng)密切關(guān)注設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并報告檔案室。3.設(shè)備使用完畢后，使用人員應(yīng)及時清理設(shè)備，關(guān)閉設(shè)備電源，并將設(shè)備歸位。4.嚴(yán)禁使用人員在設(shè)備上安裝與檔案管理無關(guān)的軟件或程序，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。（三）使用記錄1.檔案室應(yīng)建立設(shè)備使用記錄臺賬，對設(shè)備的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。使用記錄臺賬應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、使用日期、使用人員、使用時長等內(nèi)容。2.使用人員應(yīng)在每次使用設(shè)備后，及時填寫設(shè)備使用記錄，確保記錄的真實性和完整性。四、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)保養(yǎng)計劃1.檔案室應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況和性能特點，制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃。維護(hù)保養(yǎng)計劃應(yīng)包括設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、周期、責(zé)任人等。2.維護(hù)保養(yǎng)計劃經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）日常維護(hù)1.設(shè)備使用人員應(yīng)做好設(shè)備的日常維護(hù)工作，包括設(shè)備的清潔、潤滑、緊固、檢查等。2.檔案室應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)和維護(hù)保養(yǎng)情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）定期保養(yǎng)1.檔案室應(yīng)按照維護(hù)保養(yǎng)計劃的要求，定期對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備的全面檢查、調(diào)試、維修、更換零部件等。2.定期保養(yǎng)應(yīng)委托具有專業(yè)資質(zhì)的維修單位進(jìn)行，確保保養(yǎng)質(zhì)量。3.每次定期保養(yǎng)后，維修單位應(yīng)填寫保養(yǎng)記錄，并提交給檔案室。保養(yǎng)記錄應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、維修更換零部件情況等。（四）故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時報告檔案室，檔案室應(yīng)及時組織維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員應(yīng)在接到維修通知后，盡快到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行維修，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。3.維修人員應(yīng)填寫維修記錄，記錄設(shè)備故障原因、維修過程、維修更換零部件情況等。維修記錄應(yīng)作為設(shè)備維護(hù)檔案的重要組成部分。五、設(shè)備安全與保密（一）安全管理1.檔案室應(yīng)加強(qiáng)設(shè)備的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保設(shè)備的安全運(yùn)行。2.設(shè)備使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，不得違規(guī)操作設(shè)備，避免發(fā)生安全事故。3.檔案室應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行安全檢查，檢查設(shè)備的安全防護(hù)裝置是否完好，消防設(shè)施是否齊全有效等。4.對存在安全隱患的設(shè)備，應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保設(shè)備的安全運(yùn)行。（二）保密管理1.檔案室應(yīng)加強(qiáng)設(shè)備的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任，確保檔案信息的安全。2.設(shè)備使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.檔案室應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、加密存儲等，防止檔案信息被非法獲取。4.對涉及國家機(jī)密或公司商業(yè)秘密的檔案設(shè)備，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。六、設(shè)備報廢與處置（一）報廢鑒定1.設(shè)備使用部門或檔案室發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在嚴(yán)重故障，無法修復(fù)或維修成本過高，已無法滿足檔案管理工作的需要時，應(yīng)及時提出設(shè)備報廢申請。2.檔案室應(yīng)組織相關(guān)人員對申請報廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定，鑒定內(nèi)容包括設(shè)備的使用年限、技術(shù)狀況、維修記錄等。3.經(jīng)鑒定確需報廢的設(shè)備，應(yīng)填寫設(shè)備報廢鑒定表，并簽字確認(rèn)。設(shè)備報廢鑒定表應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、購置日期、報廢原因等內(nèi)容。（二）報廢審批1.設(shè)備報廢鑒定表經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)設(shè)備報廢鑒定表的內(nèi)容，進(jìn)行審批。審批通過后，設(shè)備方可進(jìn)行報廢處置。（三）報廢處置1.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的設(shè)備，由檔案室負(fù)責(zé)組織處置。處置方式包括出售、捐贈、報廢拆解等。2.出售報廢設(shè)備時，應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置的合法性和合規(guī)性。3.捐贈報廢設(shè)備時，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的慈善機(jī)構(gòu)或公益組織，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.報廢拆解設(shè)備時，應(yīng)按照國家有關(guān)環(huán)保規(guī)定進(jìn)行，確保拆解過程不對環(huán)境造成污染。（四）資產(chǎn)核銷1.設(shè)備報廢處置完成后，檔案室應(yīng)及時辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)，確保公司資產(chǎn)賬實相符。2.資產(chǎn)核銷手續(xù)應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行，填寫資產(chǎn)核銷申請表，并附相關(guān)證明材料，報公司財務(wù)部門審核。3.公司財務(wù)部門審核通過后，進(jìn)行資產(chǎn)核銷處理，并在公司資產(chǎn)臺賬中予以注明。七、設(shè)備檔案管理（一）檔案建立1.檔案室應(yīng)為每臺設(shè)備建立檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備的購置合同、驗收報告、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、報廢鑒定表等。2.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備名稱、規(guī)格型號進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案保管1.設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，存放地點應(yīng)安全、干燥、通風(fēng)，防止檔案損壞、丟失。2.檔案室應(yīng)定期對設(shè)備檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完好。3.對電子設(shè)備檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。4.查