檔案存放與管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司各類檔案的存放、保管、借閱、查閱、銷毀等流程，保障公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類重要信息得到妥善管理，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)研發(fā)、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、市場(chǎng)營(yíng)銷等各個(gè)方面產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等檔案。包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺，不得擅自篡改或銷毀檔案信息。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司各部門對(duì)檔案利用的需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立獨(dú)立的檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理工作。檔案管理中心隸屬于行政部，接受行政部總監(jiān)的直接領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管，建立檔案存儲(chǔ)環(huán)境的日常維護(hù)機(jī)制，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱管理，嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱審批流程，做好相關(guān)記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問(wèn)題。6.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案保管期限，負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作。7.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索利用。8.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分為以下十大類：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，行政公文、函件，證照、印章管理文件，辦公環(huán)境管理文件，安全保衛(wèi)文件等。2.人力資源類涵蓋員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、保險(xiǎn)、勞動(dòng)合同、離職等人力資源管理全過(guò)程的文件資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿，稅務(wù)申報(bào)及繳納文件，資金管理文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類包含市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料、市場(chǎng)活動(dòng)記錄等。5.生產(chǎn)管理類涉及生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、生產(chǎn)安全文件等。6.研發(fā)管理類包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專利申請(qǐng)文件等。7.物資采購(gòu)類涵蓋物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收記錄、庫(kù)存管理文件等。8.合同管理類包括各類業(yè)務(wù)合同，如銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等，以及合同評(píng)審、變更、執(zhí)行、結(jié)算等相關(guān)文件。9.項(xiàng)目管理類針對(duì)公司各類專項(xiàng)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。10.其他類上述類別未涵蓋的其他重要文件資料，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、重大事件記錄等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”四級(jí)編號(hào)體系。2.全宗號(hào)：統(tǒng)一設(shè)定為公司名稱首字母縮寫，如[公司名稱首字母縮寫]。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案類別分別設(shè)定，具體如下：行政管理類：01人力資源類：02財(cái)務(wù)審計(jì)類：03市場(chǎng)營(yíng)銷類：04生產(chǎn)管理類：05研發(fā)管理類：06物資采購(gòu)類：07合同管理類：08項(xiàng)目管理類：09其他類：104.案卷號(hào)：按照檔案整理的先后順序，每形成一個(gè)案卷，依次賦予一個(gè)流水號(hào)。5.件號(hào)：在一個(gè)案卷內(nèi)，每份文件按照排列順序賦予一個(gè)流水號(hào)。例如，一份行政管理類的文件，其編號(hào)可能為：[公司名稱首字母縮寫]01001001，表示該文件屬于全宗號(hào)為[公司名稱首字母縮寫]的行政管理類檔案，是該類別下的第001本案卷中的第001份文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的收集工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等，承辦部門應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料整理后移交檔案管理部門。3.公司員工在工作中形成的個(gè)人工作成果、重要文檔等，應(yīng)按照公司要求及時(shí)提交給所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。4.外部單位發(fā)送給公司的文件、函件、資料等，由公司收發(fā)部門統(tǒng)一接收后，及時(shí)傳遞給相關(guān)部門，并督促相關(guān)部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料整理后移交檔案管理部門。5.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)未按時(shí)移交或移交不完整的部門，及時(shí)發(fā)出催辦通知。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作。編號(hào)應(yīng)按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，編目應(yīng)包括文件題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，裝訂應(yīng)牢固整齊，便于查閱。4.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)錄入等處理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、易于檢索。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，存儲(chǔ)在專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。5.對(duì)于實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)杯、證書、印章等，應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間、保管期限等信息，并妥善存放。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，如紙質(zhì)檔案區(qū)、電子檔案存儲(chǔ)區(qū)、實(shí)物檔案存放區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序，整齊排列存放在檔案架上，并建立相應(yīng)的檔案索引目錄，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，按照檔案分類目錄進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)快速檢索。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的展示柜或保險(xiǎn)柜中，確保實(shí)物檔案的安全和完整。展示柜或保險(xiǎn)柜應(yīng)具有防盜、防潮、防蟲等功能，并定期進(jìn)行檢查。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、重要的財(cái)務(wù)報(bào)表、涉及公司重大權(quán)益的合同協(xié)議、重大人事任免文件、公司歷史沿革資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為[X]年，包括公司一般性的管理制度、業(yè)務(wù)合同、重要的財(cái)務(wù)憑證、各類審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)及驗(yàn)收文件、員工基本信息檔案等。4.短期保管的檔案為[X]年，主要包括一般性的行政文件、日常業(yè)務(wù)報(bào)表、臨時(shí)性的工作記錄等。5.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案的存毀。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案管理系統(tǒng)記錄一致。2.清查和盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、存儲(chǔ)位置、保管狀況、借閱情況等。3.清查和盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案丟失、損壞、霉變等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案借閱與查閱（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，由檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并開(kāi)具《檔案借閱單》。（二）借閱審批1.一般檔案的借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及重要事項(xiàng)的檔案借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日內(nèi)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后方可延期。（三）借閱管理1.借閱人員應(yīng)按照《檔案借閱單》上注明的檔案名稱、編號(hào)等信息，到檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案準(zhǔn)確無(wú)誤后，將檔案交給借閱人員。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。對(duì)于無(wú)故逾期不還的借閱人員，檔案管理部門有權(quán)暫停其借閱檔案的權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，由檔案管理人員安排查閱場(chǎng)所，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。（五）查閱管理1.查閱人員只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并使用檔案管理部門提供的摘錄工具進(jìn)行摘錄。3.查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)全程在場(chǎng)監(jiān)督，查閱完畢后，及時(shí)收回檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、公司檔案管理制度以及檔案的實(shí)際利用價(jià)值等因素進(jìn)行。2.對(duì)于涉及公司歷史沿革、重大權(quán)益、重要決策等方面的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存或永久保存；對(duì)于一般性的行政文件、日常業(yè)務(wù)記錄等檔案，根據(jù)保管期限規(guī)定進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管狀況等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的存毀意見(jiàn)。（三）銷毀審批1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后確定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.在銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀申請(qǐng)表》、銷毀記錄等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案管理的重要資料進(jìn)行留存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。八、檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。（二）電子檔案管理1.公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)錄入等處理，及時(shí)歸檔到檔案信息化管理系統(tǒng)中。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的索引關(guān)系。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別，確保電子檔案信息不被非法訪問(wèn)和篡改。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，安裝