PAGEPAGE6房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度

第一章

總則

第一條

為了加強(qiáng)檔案管理、收集和整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本制度。

第二條

本制度所稱檔案指我公司在工程建設(shè)、質(zhì)量管控、銷售招商、設(shè)備器械、人事、財(cái)務(wù)及培訓(xùn)、會(huì)議等工作活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的圖表、文字、聲像資料等不同形式的歷史記錄。

第三條

我公司各類檔案是公司發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，是全體員工的智慧結(jié)晶，全公司各部門和員工都有保護(hù)的義務(wù)。

第四條

為了維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮其作用，由公司綜合辦公室對(duì)各部門產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和集中管理，其它任何部門和個(gè)人不得以任何理由分散保管或據(jù)為己有。

第二章

公司檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第五條

綜合辦負(fù)責(zé)公司的檔案統(tǒng)一管理工作，對(duì)公司各種檔案進(jìn)行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。

第六條

公司各部門、個(gè)人根據(jù)制度規(guī)定定期或不定期將需歸檔文件交綜合辦統(tǒng)一立卷歸檔，任何部門和個(gè)人不得自行留存。

第七條檔案管理人員的職責(zé)

1、負(fù)責(zé)公司文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)公司不同類別文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

4、在保管好歸檔案卷的同時(shí)，要注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠?qū)崿F(xiàn)快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案。

第三章歸檔范圍

第八條公司資料歸檔范圍是指公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者相關(guān)政府部門下發(fā)的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、信函、紀(jì)要、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、影音資料等)。

1、公司內(nèi)部各項(xiàng)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。

2、會(huì)同關(guān)系單位召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。

3、公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件。

4、各項(xiàng)規(guī)章制度。

5、向主管部門請(qǐng)示的文件以及上級(jí)批復(fù)的各類文件。

6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報(bào)告。

7、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。備份，最大限度地延長(zhǎng)檔案的保存和使用壽命。

第二十五條檔案資料需單獨(dú)存放保管，要防盜、防潮、防蟲、防高溫、防日光直射，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。

第二十六條每年要進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、物相符，對(duì)破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

第二十七條認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。對(duì)檔案的收進(jìn)、借閱、整理、保管等情況要嚴(yán)格登記，所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。

第八章檔案的鑒定和銷毀

第二十八條

公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動(dòng)的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)本公司工作查考有利用價(jià)值的各種資料，為長(zhǎng)期保存；凡是在較短時(shí)間內(nèi)，對(duì)本公司有查考利用價(jià)值的資料，為短期保存。

第二十九條

對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)綜合辦經(jīng)理確認(rèn)簽字后，報(bào)總經(jīng)理簽字