信息耗材管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息耗材的管理，規(guī)范信息耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保信息耗材的合理使用和有效管理，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在辦公過程中使用的信息耗材，包括但不限于打印紙、墨盒、硒鼓、色帶、文件夾、筆記本等。（三）管理原則1.按需采購原則：根據(jù)各部門及員工的實(shí)際工作需求，合理安排信息耗材的采購數(shù)量，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在滿足工作需要的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的信息耗材，降低采購成本。3.規(guī)范使用原則：明確信息耗材的使用標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保員工正確、規(guī)范地使用信息耗材。4.責(zé)任追究原則：對(duì)因管理不善或違規(guī)使用導(dǎo)致信息耗材浪費(fèi)、丟失等情況進(jìn)行責(zé)任追究。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定信息耗材的年度采購計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。2.統(tǒng)一采購公司所需的信息耗材，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和驗(yàn)收。3.建立信息耗材庫存管理制度，定期盤點(diǎn)庫存，確保庫存信息準(zhǔn)確，并及時(shí)處理積壓和過期的信息耗材。4.負(fù)責(zé)信息耗材的發(fā)放工作，根據(jù)各部門的申請(qǐng)，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放信息耗材，并做好發(fā)放記錄。5.對(duì)各部門信息耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期統(tǒng)計(jì)和分析信息耗材的使用數(shù)據(jù)，提出改進(jìn)建議。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門信息耗材的需求統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作，根據(jù)實(shí)際工作需要，每月[具體時(shí)間]前向行政部門提交下月信息耗材需求計(jì)劃。2.安排專人負(fù)責(zé)本部門信息耗材的領(lǐng)用、保管和使用，確保信息耗材的安全和合理使用，并配合行政部門做好信息耗材的盤點(diǎn)工作。3.教育和引導(dǎo)本部門員工樹立節(jié)約意識(shí)，規(guī)范信息耗材的使用行為，避免浪費(fèi)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核信息耗材采購費(fèi)用的報(bào)銷憑證，確保報(bào)銷手續(xù)合規(guī)、費(fèi)用支出合理。2.對(duì)信息耗材的采購成本、使用成本等進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，結(jié)合信息耗材的庫存狀況，每月[具體時(shí)間]前向行政部門提交下月信息耗材需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需信息耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等。2.行政部門收到各部門的需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定公司信息耗材年度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的信息耗材種類、數(shù)量、預(yù)算金額等，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.在采購過程中，如因工作任務(wù)變化、業(yè)務(wù)拓展等原因?qū)е滦畔⒑牟男枨蟀l(fā)生較大變化時(shí)，各部門應(yīng)及時(shí)向行政部門提交調(diào)整后的需求計(jì)劃，行政部門根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門負(fù)責(zé)信息耗材供應(yīng)商的選擇和管理工作。應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為公司信息耗材的合作伙伴。2.對(duì)新供應(yīng)商，行政部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等。經(jīng)審核合格后，方可納入公司供應(yīng)商名錄。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確信息耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與采購訂單不符等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行換貨或補(bǔ)貨等處理。如供應(yīng)商未能按時(shí)處理或處理結(jié)果不符合要求，行政部門有權(quán)扣除相應(yīng)的貨款或采取其他措施。4.采購?fù)瓿珊螅姓块T應(yīng)及時(shí)整理采購發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等相關(guān)資料，并按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定辦理報(bào)銷手續(xù)。四、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的信息耗材倉庫，用于存放公司采購的各類信息耗材。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.根據(jù)信息耗材的種類、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的庫存臺(tái)賬。庫存臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄信息耗材的入庫日期、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，確保庫存信息準(zhǔn)確、及時(shí)更新。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)信息耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體時(shí)間周期，如每月、每季度或半年]。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，確保盤點(diǎn)工作的準(zhǔn)確性和全面性。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括實(shí)際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和調(diào)整。3.對(duì)于盤盈的信息耗材，應(yīng)查明原因后辦理入庫手續(xù)；對(duì)于盤虧的信息耗材，應(yīng)根據(jù)責(zé)任歸屬進(jìn)行相應(yīng)的處理，如屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；如屬于人為原因?qū)е碌膩G失、損壞等，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其照價(jià)賠償。（三）庫存安全1.加強(qiáng)信息耗材倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫安全。倉庫管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。2.嚴(yán)格限制非倉庫管理人員進(jìn)入倉庫，倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要進(jìn)入倉庫，應(yīng)進(jìn)行登記，并在倉庫管理人員的陪同下進(jìn)行。3.做好信息耗材的防盜、防潮、防蟲等工作，對(duì)易受潮、易變質(zhì)的信息耗材應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如密封包裝、放置干燥劑等。五、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.各部門如需領(lǐng)用信息耗材，應(yīng)填寫《信息耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用信息耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取。2.行政部門根據(jù)各部門的申請(qǐng)，按照庫存情況進(jìn)行發(fā)放。如庫存不足，應(yīng)及時(shí)安排采購，確保信息耗材的正常供應(yīng)。3.倉庫管理人員應(yīng)按照《信息耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、信息耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。（二）使用標(biāo)準(zhǔn)1.打印紙的使用應(yīng)遵循雙面打印、按需打印的原則，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于重要文件或資料，如確需單面打印的，應(yīng)盡量選擇使用已使用過的紙張背面。2.墨盒、硒鼓等打印耗材應(yīng)按照打印機(jī)的使用說明進(jìn)行更換，避免過早更換造成浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)打印質(zhì)量下降等情況，應(yīng)先檢查打印機(jī)設(shè)置和清潔情況，確屬耗材問題后再進(jìn)行更換。3.文件夾、筆記本等辦公用品應(yīng)妥善保管，合理使用，避免損壞和丟失。如因個(gè)人原因?qū)е罗k公用品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）節(jié)約意識(shí)教育1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工節(jié)約意識(shí)的教育，通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳海報(bào)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等多種方式，向員工宣傳節(jié)約信息耗材的重要性和方法，引導(dǎo)員工樹立節(jié)約意識(shí)，養(yǎng)成節(jié)約習(xí)慣。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)以身作則，教育和督促本部門員工合理使用信息耗材，對(duì)節(jié)約使用信息耗材表現(xiàn)突出的員工給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)浪費(fèi)信息耗材的行為進(jìn)行批評(píng)和糾正。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門信息耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息耗材的領(lǐng)用記錄、使用情況、庫存管理等方面。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核指標(biāo)1.信息耗材費(fèi)用占比：考核公司信息耗材費(fèi)用占辦公費(fèi)用總額的比例，目標(biāo)值為[具體比例]，該指標(biāo)反映公司信息耗材成本控制情況。2.信息耗材節(jié)約率：考核各部門信息耗材的節(jié)約情況，計(jì)算公式為：（上期信息耗材使用量本期信息耗材使用量）/上期信息耗材使用量×100%，目標(biāo)值為[具體節(jié)約率]，該指標(biāo)體現(xiàn)各部門在信息耗材節(jié)約方面的工作成效。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將信息耗材管理工作納入各部門績(jī)效考核體系，對(duì)信息耗材管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給