保密物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密物資管理，確保公司機密信息安全，防止公司資產流失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及保密物資的部門、崗位及人員。保密物資包括但不限于：各類文件、資料、檔案、圖紙、數據、光盤、U盤、存儲設備、密碼、印章、證照、樣品、設備、儀器、工具等。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對保密物資的管理應遵循嚴格保密的原則，確保公司機密信息不被泄露。2.分級管理原則：根據保密物資的重要性和敏感性，實行分級管理，明確各級管理職責。3.預防為主原則：加強對保密物資管理過程的監(jiān)控和防范，預防泄密事件的發(fā)生。4.依法合規(guī)原則：保密物資管理應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。二、保密物資的分類與分級（一）分類1.文件資料類：包括公司各類紅頭文件、合同協(xié)議、規(guī)章制度、技術資料、財務報表、會議紀要等。2.數據信息類：存儲在計算機系統(tǒng)、服務器、數據庫等中的公司業(yè)務數據、客戶信息、技術數據等。3.載體設備類：光盤、U盤、移動硬盤、存儲服務器、加密設備等存儲介質，以及計算機、打印機、復印機、傳真機等辦公設備。4.印章證照類：公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、營業(yè)執(zhí)照、資質證書、許可證等。5.實物樣品類：公司研發(fā)的新產品樣品、技術模型、測試設備等。6.其他類：涉及公司機密的密碼、口令、工藝配方、工藝流程、商業(yè)秘密等。（二）分級根據保密物資的重要性和敏感性，將其分為絕密、機密、秘密三個等級。1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術機密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：涉及公司重要業(yè)務信息、客戶資料、財務數據等，泄露后可能對公司業(yè)務開展產生較大影響。3.秘密級：涉及公司一般性業(yè)務信息、內部管理資料等，泄露后可能對公司造成一定影響。三、保密物資管理職責（一）公司管理層職責1.審批保密物資管理制度及相關規(guī)定：確保制度符合公司實際情況和法律法規(guī)要求。2.提供保密物資管理所需的資源支持：包括人力、物力、財力等方面的保障。3.監(jiān)督保密物資管理工作的執(zhí)行情況：對違反制度的行為進行嚴肅處理。（二）保密管理部門職責1.制定和完善保密物資管理制度：根據公司實際情況和國家法律法規(guī)，不斷優(yōu)化制度內容。2.組織開展保密宣傳教育活動：提高員工的保密意識和技能。3.負責保密物資的日常管理工作：包括登記、保管、發(fā)放、回收、銷毀等環(huán)節(jié)。4.定期對保密物資管理情況進行檢查和評估：及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。5.對泄密事件進行調查和處理：采取措施降低損失，并追究相關人員責任。（三）各部門職責1.負責本部門保密物資的日常管理：指定專人負責，確保保密物資的安全。2.對本部門員工進行保密教育：提高員工對保密物資管理重要性的認識。3.配合保密管理部門開展保密檢查和評估工作：積極整改存在的問題。4.發(fā)現(xiàn)保密物資管理異常情況及時報告：協(xié)助保密管理部門進行調查處理。（四）員工職責1.遵守保密物資管理制度：嚴格按照制度要求管理和使用保密物資。2.妥善保管個人使用的保密物資：防止丟失、損壞或泄露。3.不得擅自復制、傳播、銷毀保密物資：未經授權不得將保密物資帶出公司或提供給無關人員。4.發(fā)現(xiàn)保密物資管理問題及時報告：積極配合公司進行處理。四、保密物資的采購與驗收（一）采購1.需求申請：各部門根據工作需要，填寫保密物資采購申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審核后提交至保密管理部門。2.采購審批：保密管理部門對采購申請表進行審核，對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，由采購部門負責采購。3.采購渠道選擇：優(yōu)先選擇具有良好信譽和保密措施的供應商。采購合同中應明確供應商的保密責任和義務。（二）驗收1.到貨驗收：保密物資到貨后，采購部門應及時通知保密管理部門和使用部門共同進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規(guī)格型號、質量、外觀等是否符合采購要求。2.保密性能檢查：對于涉及保密功能的物資，如加密設備、存儲介質等，需進行保密性能檢查，確保其符合公司保密要求。3.驗收記錄：驗收合格后，填寫保密物資驗收單，由驗收人員簽字確認。驗收單應包括物資名稱、規(guī)格型號、數量、供應商、驗收情況等信息，并妥善保存。五、保密物資的存儲與保管（一）存儲場所1.設立專門的保密物資存儲場所：如保密檔案室、保密柜等，確保存儲環(huán)境安全可靠，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.對存儲場所進行定期檢查和維護：確保其設施設備正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）分類存放1.按照保密物資的類別和等級進行分類存放：不同等級的保密物資應分開存放，并設置明顯的標識。2.對載體設備類保密物資進行標識管理：標明其存儲內容、保密等級、使用部門等信息。（三）保管措施1.指定專人負責保密物資的保管：保管人員應具備較強的保密意識和責任心，并經過專門培訓。2.建立保密物資保管臺賬：詳細記錄保密物資的名稱、規(guī)格型號、數量、出入庫時間、領取人等信息，做到賬物相符。3.定期對保密物資進行盤點：確保物資數量準確、狀態(tài)良好。發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并報告處理。4.加強對存儲場所的安全防范：安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，限制無關人員進入。六、保密物資的使用與發(fā)放（一）使用1.嚴格按照規(guī)定的權限和程序使用保密物資：使用人員應填寫保密物資使用申請表，經部門負責人審批后，到保密管理部門領取。2.在使用過程中，應妥善保管保密物資：不得隨意轉借、出租、出售或丟棄。如需帶出公司，需經公司管理層批準，并辦理相關手續(xù)。3.使用完畢后，應及時歸還保密管理部門：歸還時，需進行檢查，確保物資完好無損、無泄密情況。（二）發(fā)放1.根據工作需要，由使用部門填寫保密物資發(fā)放申請表：注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審核后提交至保密管理部門。2.保密管理部門對發(fā)放申請表進行審核：對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，按照規(guī)定發(fā)放保密物資。3.發(fā)放時，應做好登記工作：記錄發(fā)放時間、領取人、物資名稱、規(guī)格型號、數量等信息，并由領取人簽字確認。七、保密物資的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱保密物資的，應填寫保密物資借閱申請表：注明借閱物資名稱、規(guī)格型號、數量、借閱原因、預計歸還時間等信息，并經部門負責人審核后提交至保密管理部門。2.保密管理部門對借閱申請表進行審核：對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[具體期限]：如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還1.借閱人應在規(guī)定的歸還時間內歸還保密物資：歸還時，需進行檢查，確保物資完好無損、無泄密情況。2.保密管理部門對歸還的保密物資進行驗收：驗收合格后，在借閱申請表上注明歸還情況，并將申請表存檔。八、保密物資的維修與報廢（一）維修1.保密物資出現(xiàn)故障需要維修的，使用部門應及時報告保密管理部門：由保密管理部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。2.維修過程中，應采取必要的保密措施：如對維修現(xiàn)場進行監(jiān)督、對維修人員進行保密教育等，防止保密物資信息泄露。3.維修完成后，應對維修情況進行記錄：包括維修時間、維修內容、維修人員等信息，并由使用部門簽字確認。（二）報廢1.保密物資達到報廢條件的，使用部門應填寫保密物資報廢申請表：注明報廢物資名稱、規(guī)格型號、數量、報廢原因等信息，并經部門負責人審核后提交至保密管理部門。2.保密管理部門對報廢申請表進行審核：對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，按照規(guī)定進行報廢處理。3.報廢處理方式包括銷毀、出售等：對于涉及公司機密的物資，應采取安全可靠的銷毀方式，確保信息無法恢復。出售報廢物資時，應與購買方簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任。九、保密物資的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.保密管理部門定期對保密物資管理情況進行檢查：檢查內容包括存儲場所安全、保管臺賬記錄、使用發(fā)放情況、維修報廢處理等。2.檢查人員應填寫保密物資檢查記錄表：詳細記錄檢查時間、檢查內容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等信息，并由檢查人員和被檢查部門負責人簽字確認。（二）不定期抽查1.公司管理層或保密管理部門不定期對保密物資管理情況進行抽查：及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時進行糾正和處理：情節(jié)嚴重的，追究相關人員責任。十、保密物資管理的培訓與教育（一）培訓計劃1.保密管理部門制定年度保密物資管理培訓計劃：明確培訓內容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。2.培訓計劃應根據公司業(yè)務發(fā)展和保密工作需要進行調整和完善：確保培訓的針對性和實效性。（二）培訓內容1.保密法律法規(guī)：學習國家相關保密法律法規(guī)，增強員工的法律意識。2.保密物資管理制度：詳細講解保密物資管理的各項規(guī)定和流程，確保員工熟悉制度要求。3.保密技能培訓：包括文件資料管理、數據信息安全、載體設備使用、印章證照保管等方面的技能培訓。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織全體員工進行集中培訓，邀請專家或內部講師進行授課。2.專題培訓：針對不同崗位和業(yè)務需求，開展專題培訓，提高培訓的針對性。3.在線學習：利用公司內部網絡平臺，提供在線學習資源，方便員工自主學習。十一、保密物資管理的獎懲措施（一）獎勵1.對在保密物資管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人：給予表彰和獎勵，包括榮譽證書、獎金等。2.獎勵標準根據貢獻大小確定：