保密會議管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密會議管理，確保會議涉及的機(jī)密信息安全，防止信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類保密會議，包括但不限于涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)研發(fā)、客戶信息等機(jī)密內(nèi)容的會議。（三）基本原則1.最小化原則：嚴(yán)格限定參會人員范圍，確保僅與會議核心內(nèi)容相關(guān)的人員參與。2.全程保密原則：從會議籌備、召開到結(jié)束后的資料整理，均需采取保密措施。3.責(zé)任追究原則：對違反保密會議規(guī)定，導(dǎo)致信息泄露的人員，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、會議籌備階段（一）會議發(fā)起1.發(fā)起部門或人員應(yīng)明確會議主題、內(nèi)容及參會人員范圍，并填寫《保密會議申請表》。2.在申請表中詳細(xì)說明會議涉及的機(jī)密信息及保密要求。（二）審批流程1.《保密會議申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保會議必要性及保密需求的合理性。2.報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況決定是否批準(zhǔn)召開會議。3.對于涉及公司重大機(jī)密的會議，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）場地選擇1.優(yōu)先選擇公司內(nèi)部具備保密條件的會議室，如設(shè)有門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備且可進(jìn)行封閉管理的會議室。2.若需在外部場地召開會議，應(yīng)選擇信譽(yù)良好、具備保密措施的場所，并簽訂保密協(xié)議。（四）會議通知1.采用加密郵件、專人送達(dá)等保密方式向參會人員發(fā)送會議通知，不得通過普通郵件、即時通訊工具等易泄密方式通知。2.在通知中明確會議的保密要求，提醒參會人員妥善保管會議資料。（五）資料準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備會議所需的文件、資料等，對涉及機(jī)密的資料進(jìn)行編號、登記。2.提前將資料裝入保密袋，注明保密級別和發(fā)放范圍。三、會議召開階段（一）人員管理1.參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，簽到時進(jìn)行身份核實(shí)。2.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入會議場地，如有特殊情況需進(jìn)入，需經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（二）會議主持1.主持人應(yīng)在會議開始時強(qiáng)調(diào)保密紀(jì)律，提醒參會人員不得擅自記錄、傳播會議內(nèi)容。2.把控會議節(jié)奏，確保會議圍繞主題進(jìn)行，避免無關(guān)話題涉及機(jī)密信息。（三）會議記錄1.安排專人進(jìn)行會議記錄，記錄人員應(yīng)具備保密意識和責(zé)任心。2.記錄采用紙質(zhì)或電子文檔形式，記錄過程中注意保密，避免記錄內(nèi)容被他人窺視。3.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，記錄完成后交主持人審核簽字。（四）資料發(fā)放與回收1.按照發(fā)放范圍向參會人員發(fā)放保密資料，提醒其妥善保管，不得私自復(fù)印、外傳。2.會議結(jié)束后，及時回收資料，確保資料無遺漏。對回收的資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對，如有缺失，及時查明原因。（五）設(shè)備使用1.會議現(xiàn)場如需使用電子設(shè)備，如投影儀、電腦等，應(yīng)提前檢查設(shè)備是否存在信息泄露風(fēng)險。2.禁止使用未經(jīng)公司批準(zhǔn)的存儲設(shè)備連接會議設(shè)備，如需使用外部存儲設(shè)備，需經(jīng)主持人同意，并進(jìn)行病毒查殺等安全檢查。（六）保密監(jiān)督1.會議過程中，安排專人進(jìn)行保密監(jiān)督，提醒參會人員遵守保密規(guī)定。2.對違反保密紀(jì)律的行為及時制止，并記錄在案。四、會議結(jié)束后階段（一）資料整理1.會議記錄人員對會議記錄進(jìn)行整理，形成正式文檔，交部門負(fù)責(zé)人審核。2.對會議使用的資料進(jìn)行分類整理，標(biāo)注保密期限，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）設(shè)備清理1.關(guān)閉會議現(xiàn)場使用的電子設(shè)備，刪除設(shè)備中與會議相關(guān)的臨時文件和記錄。2.對設(shè)備進(jìn)行檢查，確保無信息殘留。（三）場地清理1.清理會議場地，檢查是否有遺漏的資料、文件等。2.關(guān)閉會議室門窗、設(shè)備電源，確保場地安全。（四）信息銷毀1.對于不再需要的會議資料，按照公司保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保信息無法恢復(fù)。（五）效果評估1.定期對保密會議管理效果進(jìn)行評估，收集參會人員的反饋意見。2.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善保密會議管理制度。五、保密責(zé)任與處罰（一）保密責(zé)任1.參會人員對會議期間接觸到的機(jī)密信息負(fù)有保密義務(wù)，不得向任何第三方泄露。2.會議籌備、組織、記錄等相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，確保會議信息安全。（二）處罰措施1.對于違反保密會議規(guī)定，導(dǎo)致信息泄露的人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。六、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門應(yīng)制定保密會議管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、會議保密流程等。（二）培訓(xùn)方式1.采用內(nèi)部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)。2.邀請外部專家進(jìn)行保密知識講座，提高員工的保密意識和技能。（三）教育宣傳1.通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，宣傳保密會議管理的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.定期發(fā)布保密提示信息，